Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý đào tạo là gì và tại sao chúng lại có thể giúp bạn chuyển đổi hoạt động đào tạo của mình.

Hệ thống quản lý đào tạo là gì?

Hệ thống quản lý đào tạo (TMS) hay phần mềm quản lý đào tạo là một điều tương đối mới. Bạn thậm chí có thể không biết chúng tồn tại cho đến bây giờ. Mọi hoạt động đào tạo hiện tại sẽ có sẵn một số loại hệ thống quản lý. Hệ thống hiện tại của bạn có thể chỉ là một tập hợp các bảng tính mà bạn sử dụng để quản lý các hoạt động đào tạo của mình - nhưng nó vẫn hoạt động tốt.

Câu hỏi đặt ra là - hệ thống hiện tại của bạn chỉ đơn thuần giúp bạn khai thác hay nó đang cung cấp cho bạn lợi thế cạnh tranh mà bạn cần để vượt trội trong ngành của mình?

Định nghĩa: Nói một cách đơn giản, phần mềm quản lý đào tạo là một phiên bản được sắp xếp hợp lý của những gì bạn đã làm hàng ngày. Nó được thiết kế để tổ chức phân phối đào tạo của bạn và tối ưu hóa các khía cạnh thương mại của doanh nghiệp đào tạo của bạn.

Hệ thống quản lý đào tạo hoạt động như thế nào?

Hãy tưởng tượng bạn có thể quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh đào tạo của mình từ một trung tâm. Trên thực tế, điều này hoàn toàn có thể đạt được - thay vì kết hợp một hệ thống chương trình chắp vá để quản lý các tác vụ khác nhau, TMS cung cấp một giải pháp thống nhất.

Đã qua rồi cái thời nhập cùng một dữ liệu theo cách thủ công trên nhiều nền tảng - hết lần này đến lần khác; một phần mềm quản lý đào tạo cho phép bạn lên lịch các khóa học và người thuyết trình, theo dõi các khoản thanh toán và tăng trưởng kinh doanh, đồng thời cung cấp hoạt động tiếp thị phù hợp, tất cả đều dưới một “mái nhà”. Có một phần mềm quản lý đào tạo hàng đầu có nghĩa là dữ liệu của bạn luôn mới và đáp ứng các thay đổi được thực hiện trong thời gian thực, cộng với việc tự động hóa các quy trình thủ công như những quy trình được liệt kê ở trên sẽ diễn ra liền mạch và không gây căng thẳng vì tất cả các khía cạnh đã được kết nối và đồng bộ với nhau.

Thời gian tiết kiệm cho việc quản lý có thể được dành cho việc chuyển đổi hoạt động kinh doanh đào tạo của bạn. Với TMS là cốt lõi trong hoạt động của mình, bạn có thể có được những thông tin chi tiết có giá trị giúp bạn có lợi thế hơn các đối thủ cạnh tranh.

>> Đo lường khung đào tạo dựa trên năng lực để cải thiệ ROI

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

>> 3 loại cơ chế trong quản trị doanh nghiệp

Hệ thống quản lý đào tạo không phải là :

Chỉ là một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng thích hợp (CRM)

Một hệ thống quản lý đào tạo có thể có một CRM sẵn có, nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. CRM quản lý các mối quan hệ với khách hàng, trong khi TMS sẽ giúp bạn trong toàn bộ hành trình đào tạo của mình.

Hoàn toàn là một công cụ quản trị

Một phần mềm quản lý đào tạo sẽ giúp giảm bớt các công việc quản trị hàng ngày, nhưng chúng ta hãy nghĩ về bức tranh toàn cảnh hơn ở đây. Để điều hành một doanh nghiệp đào tạo thành công, bạn cũng cần tăng số lượng đăng ký và tạo lợi thế cạnh tranh. Một TMS tốt sẽ giúp bạn làm điều này.

Một giải pháp không cần nỗ lực

Mua một công cụ quản lý đào tạo sẽ không tự động chuyển đổi doanh nghiệp của bạn; bạn không thể mua nó, bỏ nó đi và mong đợi nó làm được tất cả công việc. Những gì bạn đưa vào là những gì bạn nhận được, vì vậy để thấy được giá trị thực sự trong khoản đầu tư của mình, bạn phải nâng cao kỹ năng của nhân viên và sử dụng nó kết hợp với một chiến lược kinh doanh tốt.

Một giải pháp phù hợp với tất cả

Các hệ thống quản lý đào tạo được xây dựng với sự chú ý của các nhà cung cấp đào tạo, nhưng mọi tổ chức đào tạo đều có những yêu cầu riêng. Do đó, không thể cho một TMS có thể phục vụ cho tất cả. Khi bạn đang chọn, hãy nhắm đến một trong những đáp ứng 80-90% yêu cầu của bạn. Không có gì là hoàn hảo và luôn có chỗ để cải thiện. 

Giải pháp tĩnh

Không giống như bảng tính, hãy mong đợi phần mềm quản lý đào tạo của bạn phát triển. Một lợi ích của việc sử dụng giải pháp Acabiz như TMS là nó liên tục được phát hành lại với các tính năng mới. Điều này sẽ giúp bạn luôn cập nhật và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 10 - 20% mà bạn không có được ngày hôm nay có thể sẽ đến trong tương lai.

>> Cách viết câu hỏi trong bài thi trắc nghiệm trong đào tạo nội bộ

>> Mô hình 70:20:10 trong đào tao và phát triển là gì

>> Làm sao để đánh giá nhân viên 360 độ đúng cách

Ai sử dụng hệ thống quản lý đào tạo?

Chúng tôi đã giới thiệu ngắn gọn về các tính năng tiên tiến của một phần mềm quản lý đào tạo, tuy nhiên, trước hết, đó là một nền tảng hướng đến nhân viên. Do đó, những người tiếp cận gần gũi và cá nhân với nó hàng ngày thường là các nhà quản lý đào tạo, quản trị viên và các nhân viên tham gia đào tạo bán hàng do người hướng dẫn (ILT) hướng dẫn.

TMS có thể phục vụ cho các tổ chức đào tạo ở mọi quy mô, tuy nhiên, mỗi tổ chức đào tạo đều có những nhu cầu đặc biệt riêng. Bạn có thể thấy rằng một TMS có thể hơi ưu tiên một loại khán giả hơn một loại khán giả khác; tùy thuộc vào bạn để xác định các yêu cầu của bạn để bạn biết những ô nào cần đánh dấu.

Ở cấp độ cao, có hai đối tượng chính cho phần mềm quản lý đào tạo:

Đào tạo nội bộ - đào tạo những người không trả tiền để tham gia một khóa học, chẳng hạn như nâng cao kỹ năng cho nhân viên của bạn

Đào tạo bên ngoài, thương mại - đào tạo những người trả tiền để tham gia một khóa học

Sự khác biệt thực tế chính giữa hai đối tượng này là đào tạo thương mại, bên ngoài yêu cầu các tính năng bổ sung mà hoạt động đào tạo nội bộ có thể không cần, chẳng hạn như:

- Tài chính - nắm bắt các khoản thanh toán và tích hợp với hệ thống kế toán của bạn

- Tích hợp trang web - một trang web thương mại điện tử thường là mặt tiền cửa hàng của bạn

- Các công cụ tiếp thị - truyền thông xã hội, tiếp thị qua email, giảm giá

- Phân tích kinh doanh - hiểu chi phí, doanh thu, lợi nhuận và điểm hòa vốn của các khóa học theo lịch trình

- CRM - dành cho nhóm bán hàng của bạn

Trong cả hai đối tượng rộng rãi này, có rất nhiều hoạt động đào tạo, bao gồm:

Các nhà cung cấp đào tạo CPD - những nhà cung cấp đào tạo các chuyên gia như một phần của chương trình giáo dục thường xuyên chính thức (CPD / CLE); các ví dụ bao gồm đào tạo giáo viên, kế toán, luật sư, kỹ sư, nhà xây dựng và chuyên gia y tế

Các khoa ngắn hạn của trường đại học - những khoa này thường hoạt động khá tách biệt với các khoa/ khoa đại học chính của một tổ chức; ví dụ bao gồm việc cung cấp giáo dục điều hành quy mô nhỏ cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp

Các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo B2B khác - nếu một nghề nghiệp hoặc nhiệm vụ tại nơi làm việc tồn tại, có khả năng sẽ có các nhà cung cấp đào tạo chuyên gia để phục vụ nó; các ví dụ về chúng bao gồm sơ cứu, an toàn tại nơi làm việc, lái xe tải, bán hàng, tiếp thị và đào tạo phần mềm - để kể tên một số

Đào tạo nội bộ/ nhóm L & D - những nhóm này sẽ tập trung vào việc cung cấp các cơ hội đào tạo và học tập và phát triển tại nhà cho nhân viên và đối tác của họ

Các nhà cung cấp giáo dục cộng đồng & phi lợi nhuận - những nhà cung cấp này sẽ tập trung vào việc giúp đỡ mọi người hoặc nâng cao nhận thức. Nhu cầu của họ sẽ ít tập trung hơn vào lợi ích tài chính; ví dụ bao gồm các lớp học nấu ăn, lớp học dành cho cha mẹ và trẻ em, huấn luyện thể thao và huấn luyện mô tô.