Đào tạo tự động thể hiện theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, về bản chất, nó cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho nhân viên mới và nhân viên hiện tại không chỉ truy cập vào chương trình đào tạo của họ mà còn tham gia với nó một cách mật thiết hơn để có trải nghiệm nâng cao.

Là người quản lý hoặc lãnh đạo nhân sự, bạn hiểu tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên của mình. Bạn biết đào tạo một nhân viên hiện tại sẽ ít tốn kém hơn là thuê một nhân viên mới. Và những nhân viên được đào tạo liên tục thấy rằng nó có lợi cho năng suất, sự gắn kết, sự hài lòng trong công việc và sự phát triển nghề nghiệp của họ và có nhiều khả năng ở lại với công ty hơn.

Bạn thậm chí có thể đã thiết kế một chương trình đào tạo của công ty cho phép công ty và nhân viên của bạn được tiếp tục tận hưởng thành quả từ những gì đã tạo được trước đó. Nhưng bây giờ công ty của bạn đang phát triển, bạn đang tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới và các lỗ hổng trong phương pháp đào tạo của bạn bắt đầu lộ ra.

Bạn sẽ gặp nhiều thách thức hơn trong việc cung cấp chương trình đào tạo nhất quán, phù hợp, hấp dẫn và hiệu quả cho những nhân viên mới và hiện có với tốc độ nhanh chóng. Bạn thậm chí không có thời gian để đánh giá sau đào tạo hoặc đưa ra và thu thập phản hồi.

Có một giải pháp đơn giản cho vấn đề này: tự động hóa đào tạo.

Tất cả những gì bạn cần là các tính năng tự động hóa phù hợp và hệ thống quản lý đào tạo tự động để phục hồi các quy trình và lực lượng lao động của bạn.

Tự động hoá đào tạo là gì?

Hãy nhớ lại đào tạo truyền thống là các công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại thì đào tạo tự động sẽ giúp tối ưu và khiến chúng trở nên thú vị hơn. Tự động hóa đào tạo thực hiện quá trình đào tạo nhân viên của bạn và làm cho nó hiệu quả hơn, hiệu quả hơn, có thể mở rộng và có thể tự vận hành.

Thông thường, nó tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt và/hoặc lặp đi lặp lại theo cách có khả năng mở rộng cao (đặc biệt là từ quan điểm quản trị!). Đổi lại, điều này tạo không gian cho nhân viên đào tạo tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như xác định mục tiêu học tập, thiết kế khóa học và phát triển nội dung chất lượng cao. Quá trình này thường được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống quản lý học tập (LMS) - phần lớn của nền tảng tự động hóa. 

Lợi ích của đào tạo tự động hoá

Có rất nhiều công việc để phát triển và duy trì một chương trình đào tạo thành công. Thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành nó có thể gây căng thẳng cho cả bộ phận nhân sự. Khi điều này xảy ra, công ty của bạn có thể chịu tổn thất tài chính lớn, hậu quả pháp lý, tinh thần làm việc của nhân viên đi xuống và khoảng cách kỹ năng ngày càng lớn. Với phần mềm tự động hóa đào tạo, bạn có thể bỏ qua những thất bại tiềm ẩn này và gặt hái những thành công thiết yếu.

1. Hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhân viên

Làm cho tất cả thông tin bạn đã tạo để giúp nhân viên mới bắt kịp tốc độ về công ty của bạn và cách họ có thể đóng góp cho các mục tiêu và tầm nhìn rộng hơn của công ty có thể truy cập ngay lập tức cho tất cả các bên liên quan.

Bằng cách này, bạn sẽ không phải thiết kế, quản lý và lặp lại quy trình giới thiệu theo cách thủ công cho mọi người mới.

Bạn chỉ phải thiết lập quy trình một lần và phần mềm quản lý đào tạo của bạn sẽ triển khai quy trình này bất cứ khi nào nhân viên mới cần giới thiệu. LMS toàn diện sẽ không chỉ hợp lý hóa quy trình này cho bạn mà còn cung cấp tài liệu đào tạo cho nhân viên ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, để hoàn thành vào thời gian và địa điểm thuận tiện. 

>> Làm thế nào để khuyến khích quyền tự chủ của nhân viên

>> 4 phương pháp đào tạo nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp thời đạo 4.0

>> Cách thiết kế chương trình khen thưởng và công nhận nhân viên

2. Loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Bất cứ thứ gì lặp đi lặp lại hoặc theo công thức đều có thể được tự động hóa. Nếu không có tự động hóa đào tạo, bạn sẽ mất hàng tuần để làm những công việc tẻ nhạt lặp đi lặp lại như: đăng ký đào tạo cho nhân viên, theo dõi tiến trình của khóa học cũng như thêm/xóa nhân viên, có thể được định cấu hình thêm bằng tự động gán các quy tắc nhóm người học theo các tiêu chí được xác định trước và cập nhật hồ sơ đào tạo cho đến khi bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc bỏ dở.

Đầu tư vào đào tạo tự động cho phép bạn định cấu hình các tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày một cách dễ dàng và nhanh chóng để chạy độc lập, tự động và hiệu quả hơn.

Giờ đây, bạn có thể chuyển hướng năng lượng của mình vào các hoạt động có giá trị cao hơn như xây dựng chiến lược đào tạo và thiết kế các chương trình hiệu quả.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Cách đào tạo truyền thống là mỗi khi bạn tổ chức đào tạo, bạn sẽ cần tập trung để tìm kiếm địa điểm, tài liệu và nhiều chi phí khác như đi lại, ăn uống, in ấn tài liệu,...Không những thế, không chỉ phải trả tiền cho thời gian và tiền lương liên quan nếu thuê chuyên gia đào tạo, mà việc đưa nhân viên ra khỏi vai trò thường xuyên của họ sẽ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh - bản thân nó đã khá tốn kém. Tương tự như vậy, bạn sẽ không muốn bắt nhân viên đi làm muộn để đào tạo ngoài giờ. Ngoài sự mệt mỏi và thất vọng của nhân viên, số giờ làm thêm và các chi phí đi kèm tăng lên nhanh chóng!

Tất cả những điều này khiến công ty của bạn tốn rất nhiều tiền và thời gian. Nhưng bằng cách tự động hóa quá trình đào tạo của bạn, LMS cho phép nhân viên đào tạo cũng như học viên “làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn”, tất cả những gì nhân viên của bạn cần là máy tính, kết nối internet và một chút thời gian rảnh để hoàn thành khóa đào tạo. Bằng cách sử dụng phần mềm đào tạo tự động, tập trung, tất cả những gì nhân viên của bạn cần để truy cập vào đào tạo là kết nối Wi-Fi. Điều này đảm bảo rằng người học có thể tiếp cận đào tạo độc lập về thời gian và không gian. Việc đào tạo sẽ không can thiệp vào các hoạt động kinh doanh thông thường, do đó giải phóng thời gian quý báu cho các nhiệm vụ liên quan đến vai trò và chuyên môn. Do đó, người học sẽ có sự tự do và linh hoạt để hoàn thành khóa đào tạo vào thời gian riêng của họ, theo tốc độ của riêng họ. 

4. Dự đoán nhu cầu học tập của nhân viên

Bạn có trách nhiệm giúp nhân viên của mình đạt được những kỹ năng và kiến ​​thức mới vào đúng thời điểm để phát triển sự nghiệp của họ và theo kịp những thay đổi trong lĩnh vực của họ.

Bạn có thể kết hợp dữ liệu nhân viên (hồ sơ công việc, đánh giá hiệu suất, v.v.) từ hệ thống nhân sự với dữ liệu học tập và kết quả đánh giá từ phần mềm tự động hóa đào tạo để phân tích cấp độ kỹ năng và xác định khoảng cách kỹ năng cũng như nhu cầu học tập.

5. Nâng cao hiệu quả đào tạo

Các chương trình đào tạo thành công không được xây dựng trong một ngày. Cần thực hành và tinh chỉnh liên tục để tạo ra trải nghiệm học tập thú vị, hấp dẫn, có tác động và phù hợp.

Tự động hóa đào tạo nhân viên cũng cho phép bạn thiết lập các cuộc khảo sát tự động để theo dõi mức độ tương tác và thu thập phản hồi trong suốt hành trình đào tạo. Nó thậm chí còn giúp bạn đánh giá kết quả khảo sát của mình và dễ dàng tạo các báo cáo mà bạn có thể sử dụng để:

- Hợp lý hóa các quy trình;

- Xác định các lĩnh vực cải tiến;

- Đánh giá sức mạnh của quá trình đào tạo của bạn;

- Giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề;

- Giảm sai sót và rủi ro không tuân thủ;

- Sửa đổi các hoạt động đào tạo cho phù hợp với nhu cầu hoặc sở thích học tập của nhân viên.

>> Làm sao để xây dựng hệ thống hiệu quả nội bộ cho doanh nghiệp

>> Các chức năng và lợi ích cơ bản của LMS

>> Đánh giá đào tạo: 5 cách tốt nhất để đánh giá tác động và hiệu quả đào tạo

8 bước để triển khai tự động hoá đào tạo

1. Bắt đầu với việc chọn phần mềm đào tạo tự động của bạn

Hệ thống tự động hóa đào tạo bạn chọn sẽ giới hạn chương trình đào tạo của bạn hoặc giúp nó đáp ứng và vượt quá mong đợi. Có rất nhiều lựa chọn trên thị trường và một số trong số đó sẽ cung cấp cho bạn nhiều tính năng vượt trội và rộng hơn những lựa chọn khác.

Để chọn phần mềm đào tạo phù hợp cho công ty của bạn, bạn cần xem xét những điều sau:

- Loại nội dung đào tạo mà nhân viên của bạn ưa thích, ví dụ: trang trình bày, hướng dẫn bằng video, hội thảo trên web và đồ họa.

- Các phương pháp hoặc kênh bạn dự định sử dụng để phân phối nội dung, ví dụ: slack, email và cửa sổ chat.

- Phương pháp đào tạo của bạn: bạn sẽ chọn học kết hợp, không đồng bộ, xã hội hay học trực tuyến?

- Quy mô của công ty bạn và tốc độ tăng trưởng dự kiến ​​của bạn.

- Khi bạn đã đánh giá nhu cầu tự động hóa đào tạo của mình, sẽ dễ dàng hơn để xác định một công cụ kiểm tra tất cả hoặc hầu hết các hộp của bạn.

2. Đặt mục tiêu đào tạo

Bạn muốn đạt được điều gì với chương trình đào tạo tại nơi làm việc của mình?

Nếu bạn không có mục tiêu mà bạn đang hướng tới, bạn có thể sẽ cung cấp cho nhân viên của mình những thông tin vô ích. Tệ hơn nữa, bạn cung cấp thông tin không liên quan đến vai trò của họ hoặc doanh nghiệp của bạn, điều đó sẽ thật là lãng phí thời gian và cơ hội.

Bạn có thể tránh kết quả này bằng cách xác định những lỗ hổng về kỹ năng và kiến ​​thức trong công ty của bạn, những thứ ngăn cản nhân viên duy trì tính cạnh tranh, phát huy toàn diện và thăng tiến trong vai trò của họ.

3. Tạo các mẫu khóa học có thể tái sử dụng

Bạn có thể tự động hóa quy trình tạo và quản lý khóa học của mình bằng cách tạo các mẫu mà bạn có thể sử dụng lại hoặc chỉnh sửa nhiều lần. Điều này giúp bạn không phải bắt đầu lại từ đầu bất cứ khi nào bạn muốn thêm một khóa học hoặc tài liệu đào tạo tương tự.

Vì vậy, tất cả những gì bạn cần làm là chỉnh sửa mẫu với thông tin cụ thể cho từng khóa học. Thêm người hướng dẫn, ngày tháng và thời gian.

Nếu phần mềm tự động hóa đào tạo bạn sử dụng đi kèm với các mẫu, hãy tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.

4. Thiết kế và phát triển tài liệu đào tạo

Nhân viên của bạn sẽ không cần phải tìm kiếm các tài liệu đào tạo cần thiết. Để chương trình của bạn hiệu quả và hướng đến người học, bạn phải tạo một kho lưu trữ trực tuyến cho tất cả các khóa học và tài liệu liên quan mà học viên cần. Sau đó, đảm bảo rằng họ dễ dàng truy cập chúng bất cứ khi nào cần.

Để làm điều này, bạn cần phải:

- Quyết định mục tiêu đào tạo của bạn và những gì bạn muốn dạy, sau đó sử dụng mục tiêu đó để tìm ra kết quả mong muốn của mỗi khóa học.

- Nghiên cứu kỹ lưỡng chủ đề bạn đã chọn và sử dụng thông tin chi tiết bạn thu thập được để vạch ra đề cương khóa học.

- Xây dựng đề cương bằng cách tạo nội dung cho từng phân đoạn khóa học.

5. Tự động hóa quy trình làm việc

Đã đến lúc sử dụng phần mềm tự động hóa đào tạo của bạn bằng cách tự động hóa các khía cạnh của quy trình Nhân sự và L&D lặp đi lặp lại và tốn thời gian.

Thiết lập khảo sát tự động: Tự động gửi khảo sát vào cuối mỗi khóa học để nhận phản hồi tức thì của nhân viên và tìm hiểu xem họ muốn cải thiện điều gì.

Thiết lập trình kích hoạt giao tiếp tự động: Những trình kích hoạt này rất hữu ích để thông báo cho học viên về nhiệm vụ theo dõi đào tạo mới, bị trễ nhiệm vụ hoặc sắp đến hạn chót của khóa học.

Chứng chỉ đào tạo tự động: LMS của bạn để tự động cấp chứng chỉ dựa trên mẫu hoặc tùy chỉnh bất cứ khi nào học viên hoàn thành tất cả các hoạt động học tập bắt buộc.

Tự động hóa quản lý hồ sơ đào tạo - Tự động chỉ định các khóa học cho nhân viên, phân tích kết quả đào tạo và tạo hồ sơ và báo cáo có thể tìm kiếm dễ dàng.

Thu thập phản hồi tự động - Theo dõi kết quả bài kiểm tra, thời gian và kết quả hoàn thành mô-đun. Sau đó, sử dụng những hiểu biết này để điều chỉnh tài liệu đào tạo theo nhu cầu của người học.

6. Tải nội dung lên

Thêm tất cả nội dung đào tạo của bạn từ các khóa học trực tuyến vào các tài liệu học tập khác như tệp PDF, video, tệp âm thanh, tài liệu từ và flipbooks vào LMS của bạn.

Sau khi tạo một khóa học hoặc một lộ trình học tập, bạn có thể xác định trình tự khóa học, thiết lập lịch trình và thứ tự mà học viên có thể xem các khóa học hoặc tiến trình thông qua đường đua.

7. Theo dõi tiến độ và hiệu quả

Công việc của bạn không kết thúc sau khi khởi chạy chương trình đào tạo tự động. Bạn vẫn cần theo dõi hiệu suất, điểm kiểm tra, tỷ lệ hoàn thành khóa học và kết quả đào tạo của học viên.

Tận dụng các tính năng theo dõi, phân tích và báo cáo của hệ thống quản lý học tập của bạn, những tính năng này sẽ thực hiện mọi công việc cơ bản cho bạn.

Thông tin chi tiết tốt hơn có nghĩa là hiểu rõ hơn về những gì hiệu quả hoặc không hiệu quả trong chiến lược đào tạo của bạn. Kiến thức này sẽ cho phép bạn thực hiện các thay đổi để tăng hiệu quả của chương trình.

8. Ghi nhận thành tích của học viên

Cung cấp cho nhân viên của bạn thông tin phản hồi, sự công nhận và phần thưởng là mẹo để thúc đẩy họ tiếp tục học hỏi và cải thiện kỹ năng của mình. Hãy suy nghĩ sáng tạo và nghĩ ra những cách thú vị để thực hiện điều này. 

Ví dụ: bạn có thể gamification quá trình đào tạo để tăng cường sự tham gia và châm ngòi cho sự cạnh tranh thân thiện.

Trao huy hiệu và chứng chỉ cho các học viên để nâng cao ý thức hoàn thành của họ và thúc đẩy họ hoàn thành các khóa học.

7 mẹo để triển khai đào tạo hiệu quả

Mẹo số 1: Bắt đầu với quy mô nhỏ, sau đó mở rộng quy mô. 

Chạy một dự án thử nghiệm với một nhóm cụ thể hoặc một khóa học cụ thể. Sau đó, sử dụng các bài học từ thí điểm để hỗ trợ lập kế hoạch đào tạo của bạn.

Mẹo #2: Tạo thử nghiệm để kiểm tra hiệu quả của các chiến lược khác nhau. 

Ví dụ: bạn có thể sử dụng hai loại nội dung trong giai đoạn thử nghiệm. Bạn sẽ hiểu cái nào hỗ trợ khả năng ghi nhớ kiến ​​thức tốt hơn sau một khoảng thời gian nhất định.

Mẹo #3: Phục vụ cho các phong cách học tập khác nhau bằng cách kết hợp nhiều loại tài liệu học tập. 

Ví dụ: cung cấp cả video đào tạo và video script như một phương pháp học thay thế. 

Mẹo số 4: Lắng nghe nhân viên của bạn và thiết kế trải nghiệm đào tạo của bạn sao cho phù hợp với mong muốn và sở thích của họ, chứ không phải những gì bạn nghĩ họ sẽ muốn hoặc ưa thích. 

Mẹo số 5: Khuyến khích nhân viên chia sẻ thường xuyên với đồng nghiệp những gì họ đang học.

Mẹo số 6: Có những hệ thống LMS lỗi thời, cực kỳ lỗi thời. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn nhận được một cái gì đó hiện đại và hiệu quả.

Mẹo số 7: Truyền đạt rõ ràng cách đào tạo thuộc khuôn khổ phát triển nghề nghiệp lớn hơn. Kết hợp nó vào kế hoạch phát triển nhân viên của bạn.