NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN GIÚP BẠN CẢI THIỆN KỸ NĂNG VIẾT EMAIL

Kỹ năng viết email là một trong những kỹ năng mềm quan trọng khi đi làm mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần phải trau dồi và thuần thục. Trong bài viết dưới dây, Acabiz sẽ hướng dẫn cho bạn những nguyên tắc cơ bản để viết được những nội dung email chuyên nghiệp. Nếu như bạn muốn cải thiện kỹ năng viết email của mình, hãy tham khảo nội dung này.

1. Viết tiêu đề mail đúng trọng tâm, rõ ràng

Một trong những điều đầu tiên quyết định email của bạn có thực sự chuyên nghiệp và có thể thu hút sự quan tâm của người đọc hay không đó là tiêu đề mail. Đây là nội dung đầu tiên mà người nhận mail chú ý tới, chính vì thế khi bắt tay vào viết email, bạn cần phải nắm rõ đối tượng, mục đích của email để đưa ra được một tiêu đề đúng trọng tâm, rõ ràng những vẫn cần sự ngắn gọn, súc tích để tạo ấn tượng với người nhận.

2. Sử dụng những địa chỉ mail nghiêm túc, chuyên nghiệp

Đặc biệt các bạn sinh viên mới đi làm càng cần phải chú ý đến nguyên tắc này. Nếu như bạn làm việc cho một doanh nghiệp, tổ chức nào đó thì địa chỉ mail của bạn cần phải có tên của công ty. Hoặc trong trường hợp bạn là một người làm việc tự do thì email cá nhân có chứa đầy đủ họ tên là địa chỉ mail tốt nhất bạn nên sử dụng khi làm việc với khách hàng. Điều này sẽ giúp cho bạn gây dựng sự uy tín, thể hiện tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác của mình. Đừng sử dụng những email có địa chỉ không nghiêm túc bởi khách hàng sẽ khó biết được bạn là ai và có thể đánh giá thấp khả năng làm việc của bạn.

3. Không quên chào hỏi trong email

Kỹ năng viết email cũng giống như kỹ năng giao tiếp theo hình thức gián tiếp, do đó mà trong nội dung email bạn phải đưa ra những thông điệp chào hỏi trước khi dẫn vào vấn đề chính. Từ những lời chào hỏi, email của bạn sẽ dễ dàng được tiếp nhận hơn, người đọc cảm thấy sự thiện chí của bạn trong khi đọc nội dung. Đồng thời sẽ giúp cho email của bạn không có cảm giác bị cụt, thiếu chuyên nghiệp. Bạn cũng cần phải lưu ý trong cách chào hỏi, để chính xác và an toàn nhất thì bạn nên gửi lời chào với danh xưng cùng tên của người nhận, cân nhắc lựa chọn danh xưng cho phù hợp với đối tượng cụ thể.

4. Bày tỏ cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ trong nội dung email

Bày tỏ cảm xúc cá nhân, thể hiện sự hài hước khi viết nội dung email cũng là cách để bạn gần gũi, thân thiện hơn với đọc, tuy nhiên bạn cần bày tỏ đúng lúc, đúng chỗ nếu như không muốn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Đặc biệt là khi viết email gửi cho cấp trên, khách hàng để nói về công việc thì những yếu tố hài hước là không thực sự phù hợp. Bạn cần xác định xem người nhận có thân thiết với bạn hay không, mối quan hệ của đôi bên có phù hợp để bày tỏ sự hài hước hay không để viết ra một nội dung email tốt nhất.

>> 9 kỹ năng viết báo cáo cho nhân viên văn phòng

>> Ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa

5. Nội dung email phù hợp với người đọc

Tìm hiểu đối tượng gửi email là nguyên tắc quan trọng cần phải lưu ý trước khi viết email. Để viết được email chuẩn chỉnh theo một bố cục, hình thức nhất định có thể là đơn giản, nhưng làm sao để nội dung email đó có thể khiến cho người đọc hiểu rõ, cảm thận được đây là nội dung viết cho mình thì đó là cả một nghệ thuật.

Ví dụ khi bạn viết email cho khách hàng, đối tác của mình, cụ thể là các đối tác nước ngoài thì bạn nên bỏ ra một chút thời gian để tìm hiểu kỹ năng về văn hóa làm việc, văn hóa đặc trưng của quốc gia họ. Nắm được những điểm đặc trưng cụ thể và thể hiện nó trong nội dung email sẽ giúp bạn được đánh giá cao trong đối tác của mình.

6. Rà soát lại email trước khi gửi đi

Trong bất kỳ công việc nào cũng cần phải cẩn thận và chỉn chu, đặc biệt là khi viết nội dung email gửi khách hàng thì việc cần phải rà soát lại email trước khi gửi là quy tắc quan trọng. Bạn nên đọc lại một lượt email mà mình đã viết xem có lỗi sai chính tả, lỗi đánh máy nào không, nội dung đã đủ ý hay còn thiếu sót thông tin nào không, …trước khi gửi email. Bởi một khi mà bạn đã gửi email thì rất khó có thể hoàn tác lại. Những lỗi sai cơ bản trong viết email có thể khiến cho bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong cách thức làm việc với đối tác.

7. Nhập email người nhận cuối cùng

Nguyên tắc nhập email người nhận sau khi viết nội dung sẽ giúp cho bạn tránh được những sự cố ngoài ý muốn như gửi nhầm khi chưa soạn xong email. Bằng cách này, bạn cũng có thể kiểm tra lại địa chỉ email người nhận, rất có thể bạn gửi sai địa chỉ và gây ra những hiểu lầm không đáng có.

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản giúp bạn cải thiện kỹ năng viết email mà chúng tôi muốn gửi đến bạn tham khảo. Acabiz hy vọng rằng bạn sẽ có thể tạo ra những nội dung email chuyên nghiệp phục vụ cho công việc trở nên hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.

Đăng ký dùng thử nền tảng đào tạo AcaBiz

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)