Lưu ý khi lập kế hoạch công việc – liệu bạn đã làm đúng?

Lập kế hoạch công việc là bước đi quan trọng đầu tiên quyết định đến cả quá trình thực hiện và kết quả mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch sẽ đưa bạn đi đến thất bại nếu bạn mắc phải những sai lầm.

Hầu hết chúng ta đều nhận thức được lợi ích và ảnh hưởng tích cực của việc lập một kế hoạch làm việc cụ thể, chi tiết và bao quát cho bất kì công việc nào dù lớn dù nhỏ, nhất là trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít lần dù bạn đã bám sát vào những gì đã vẽ ra, nhưng kết quả vẫn không hề được như mong đợi. Bài viết dưới đây, Acabiz sẽ giúp bạn chỉ ra những sai lầm thường xuyên mắc phải cùng một vài gợi ý trong việc lập kế hoạch công việc.

Mục đích của việc lập kế hoạch công việc cụ thể là gì?

1. Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc 

Bạn và cả nhân viên của mình sẽ tránh đi sai hướng hoặc không chắc chắn có thực hiện được đúng yêu cầu đề ra hay không. Trước khi giải toán bạn cần hiểu đúng đề bài đúng không nào?

Lưu ý khi lập kế hoạch công việc – liệu bạn đã làm đúng?

2. Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

Việc xâu chuỗi, liên kết quá trình công việc theo trình tự thời gian và giữa các bộ phận với nhau sẽ giúp bạn nhìn ra được những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai công việc. Từ đó có phương án dự phòng cho những tình huống xảy ra.

3. Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn

Bằng cái nhìn bao quát, người quản lý có thể điều phối nhịp nhàng giữa các bộ phận để các bên phối hợp được trơn tru và ăn khớp trong từng giai đoạn công việc.

4. Làm chủ được công việc của mình

Việc hiểu và rõ ràng những nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể của bản thân đến từng con số cụ thể sẽ giúp nhân viên của bạn chủ động hơn trong việc.

Những sai lầm thường mắc phải

1. Kế hoạch của bạn quá phi thực tế

Kỹ năng lập kế hoạch cho nhân viên

Nếu mục tiêu kế hoạch của bạn quá xa vời, to lớn và “hão huyền”, điều này sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và lòng tin của nhân viên, bởi không ai muốn cố gắng cật lực cho một thứ chắc chắn chẳng thể đạt được.  Thay vào đó, hãy bắt đầu lập kế hoạch công việc bằng việc chọn một mục tiêu dù khó nhưng vẫn có khả năng đạt được, đồng thời hãy cho nhân viên của bạn thấy điều đó là khả thi nếu làm việc với hiệu suất cao.

2. Mục tiêu thiếu rõ ràng, nhất quán

Một tình trạng dễ thường thấy, đó là tôi đã làm được 10, nhưng “hóa ra” mong muốn của sếp phải là 15 20 mới đủ. Đây là vấn đề không đồng nhất thông tin và thiếu rõ ràng trong việc đặt mục tiêu. Để giải quyết vấn đề này, đừng quên sử dụng những con số. Mọi đích đến cần phải được thống nhất một cách rành mạch, công khai và cụ thể đến từng con số để tránh những tranh cãi không đáng có. 

3. Chỉ để ý kết quả, mục tiêu mà quên tập trung vào quá trình

Việc lập kế hoạch công việc nhằm đi đến một hoặc vài mục đích nhất định. Tuy nhiên, đừng chỉ đặt mục tiêu mà xem nhẹ quá trình thực hiện. Hãy xây dựng một lộ trình bao gồm các bước thực hiện, xử lí thông tin, các kịch bản có thể xảy ra để các bộ phận phối hợp với nhau được nhịp nhàng và hiệu quả. Điều này cũng giúp người ở vị trí quản lí tiện trong việc theo dõi, cập nhật tiến trình công việc thường xuyên.

Lưu ý khi lập kế hoạch trong công việc

4. Thiếu phương án dự phòng

Kế hoạch được vẽ ra và thực hiện bởi con người, bởi vậy chắc chắn không thể tránh được những tình huống phát sinh trong quá trình triển khai. Khi lập kế hoạch công việc, hãy bao quát và liệt kê ra nhiều nhất những kịch có thể xảy ra cùng hướng giải quyết để giúp tổ chức có thể chủ động phản ứng dù trong trường hợp nào. 

5. Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách

Có rất nhiều phương pháp và công cụ lập kế hoạch công việc phổ biến hiện nay  được khuyên áp dụng, như phương pháp 5W1H2C5M, Sơ đồ Gantt, Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT), …. Đây đều là những giải pháp nhằm tối ưu hiệu quả làm việc, tuy nhiên nếu áp dụng sai cách thì không những công việc trở nên kém hiệu quả, mà còn có thể gây ra rắc rối không đáng có trong quá trình thực hiện. Hãy nghiên cứu kĩ các phương pháp và áp dụng linh hoạt công cụ phù hợp.

>> Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

>> Những kỹ năng cần bổ sung cho nhân viên trong doanh nghiệp Việt

>> Bí quyết tăng gấp đôi hiệu suất công việc

 

Đăng ký dùng thử nền tảng đào tạo AcaBiz

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)