LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ?

Sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 đã mang đến xu hướng làm việc mới trong các doanh nghiệp hiện nay – đó là tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài hay cho phép nhân viên làm việc từ xa thì việc áp dụng mô hình họp trực tuyến là cực kỳ cần thiết để trao đổi công việc hiệu quả.

Nhằm đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả cuộc họp cho mỗi cá nhân khi tham gia họp trực tuyến, bài viết dưới đây Acabiz sẽ chỉ cho bạn những phương pháp, nguyên tắc cần thiết trước khi tham gia một cuộc họp trực tuyến.

1. Nắm rõ chương trình họp

Sau khi thông báo về thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn phải gửi tới các thành viên trong đội nhóm một thông báo nữa về để mọi người có thể nắm được chủ đề, nội dung và tài liệu nếu có trước cuộc họp từ 1 – 2 ngày. Bằng cách này, bạn đã cung cấp cho các thành viên những thông tin cần thiết nhất để họ có thể xác định rõ mục tiêu cuộc họp và có thêm thời gian chuẩn bị cho cuộc họp được triển khai hiệu quả.

Nếu như bạn là người được gửi nội dung, tài liệu chương trình họp, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc thấy kỹ để nắm được những thông tin quan trọng, nội dung mới sẽ được để cập tới trong cuộc họp, tránh rơi vào tình trạng bị động khiến cuộc họp không tạo ra kết quả tốt nhất.

2. Chuẩn bị thật kỹ trước khi tham gia cuộc họp

Mỗi cá nhân trước khi tham gia cuộc họp trực tuyến phải chắc chắn rằng mình đã chuẩn bị thật kỹ, nắm rõ được vai trò của mình trong cuộc họp và mục tiêu mình cần đạt được khi kết thúc cuộc họp. Chính vì thế, để làm được điều này bạn phải ghi chú tất cả những nội dung, thông tin quan trọng, các câu hỏi bạn đang vướng mắc cần đề cập trong cuộc họp trực tuyến để mọi người trong đội nhóm có thể cùng thảo luận và giải quyết vấn đề. Điều này sẽ giúp cho bạn chuẩn bị cho mình một tâm thế chủ động, bình tĩnh khi tham gia họp trực tuyến, tránh cảm thấy áp lực khi không biết phải đặt câu hỏi gì ngay trong cuộc họp.

>> Đào tạo nhập môn hiệu quả cho nhân viên mới

>> Top 6 kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thăng tiến trong công việc

3. Đảm bảo kỹ thuật không gặp phải sự cố

Tham gia họp trực tuyến là bạn sẽ làm việc với máy tính, điện thoại thông minh hoặc thêm vào đó là sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ khác nữa. Do đó trước khi tiến hành họp trực tuyến, dù là lần đầu hay nhiều lần tham gia họp dưới hình thức này thì bạn cũng nên kiểm tra tất cả các thiết bị công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch mà không vướng phải sự cố nào.

Đảm bảo rằng bạn đã nắm được thông tin, tài khoản tham gia phòng họp, kiểm tra mạng Wifi có đang học động ổn định hay không và lưu ý tham gia phòng họp trực tuyến sớm hơn thời gian quy định 5 – 10p là những cách để bạn bắt đầu tham gia vào một cuộc họp trực tuyến hiệu quả.

4. Chủ động chia sẻ thông tin, tài liệu

Các công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều cung cấp nhiều các tính năng, tác vụ chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp triển khai các cuộc họp chất lượng cao giống như họp trực tiếp tại văn phòng. Bạn có thể ngồi máy tính và chia sẻ màn hình của mình đến tất cả các thành viên trong cuộc họp để mọi người có thể tập trung vào slide nội dung, số liệu thống kê mà bạn muốn trình bày, báo cáo. Điều này không khác gì việc bạn lên thuyết trình trong những cuộc họp trực tiếp, tuy nhiên hãy đảm bảo rằng cuộc họp trực tuyến sẽ không bị xao nhãng, gây khó chịu cho mọi người bởi những chương trình, tin nhắn, thông báo email cứ hiện lên liên tục trên màn hình cá nhân của bạn.

5. Tích cực thảo luận

Trong quá trình diễn ra cuộc họp trực tuyến, sẽ có những thành viên tham gia từ đầu và cả những người dự họp giữa giờ, điều này cũng làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, dựa vào tính chất cuộc họp và đặc điểm của những thành viên tham gia thì tất cả mọi người cần tích cực thảo luận với nhau để làm rõ mọi vấn đề đã được đề cập từ đầu đến cuối, giúp cho ai cũng có thể nắm được thông tin cuộc họp.

Và tránh để cuộc họp trực tuyến bị lộn xộn khi các thành viên phát biểu, bạn hãy dành những câu hỏi không quá quan trọng và mang tính cá nhân cho những cuộc họp khác hoặc nhắn tin riêng với người bạn cần xin ý kiến.

6. Thể hiện dấu ấn cá nhân

Hạn chế của những cuộc họp trực tuyến là mọi người không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của nhau khi tham gia họp, điều này khiến cho đội ngũ quản lý khó có thể đánh giá được các thành viên có đang lắng nghe và theo dõi cuộc họp hay không. Do vậy, để xác nhận sự tập trung của mình thì bạn cần phải thể hiện dấn ấn cá nhân trong suốt cuộc họp. Cố gắng thể hiện quan điểm, nói lên những ý kiến của mình trong mọi vấn đề, thể hiện sự đồng tình hay phản đối là cách giúp bạn họp trực tuyến hiệu quả hơn. Đồng thời, việc thể hiện dấn ấn các nhân sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh chóng vấn đề công việc của mình khi bạn chủ động nói ra để mọi người cùng thảo luận và hỗ trợ