CÁCH TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO

Cốt lõi của bất kỳ chương trình đào tạo hiệu quả nào là xác định chính xác những gì hoặc ai cần được đào tạo. Các phân tích nhu cầu được tiến hành kém có thể dẫn đến các giải pháp đào tạo giúp đào tạo hiệu quả và tránh được những sai lầm không đáng có.

Kết quả phân tích nhu cầu đào tạo cung cấp cho nhà tuyển dụng câu trả lời cho những câu hỏi sau:

- Điều gì là cần thiết và tại sao?

- Nó là cần thiết ở đâu?

- Ai cần nó?

- Nó sẽ được cung cấp như thế nào?

- Nó có giá bao nhiêu? và

- Hiệu quả kinh doanh sẽ như thế nào?

Nhà tuyển dụng có thể tiến hành phân tích nhu cầu bằng cách làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Xác định kết quả kinh doanh mong muốn

Trước khi bắt đầu phân tích nhu cầu đào tạo, người sử dụng lao động cần trình bày rõ mục tiêu của khóa đào tạo. Đó là, kết quả kinh doanh mong đợi của khóa đào tạo là gì?

Mục tiêu đào tạo phải tương ứng với mục tiêu kinh doanh. Điều này có thể là cụ thể cho một nhân viên, đơn vị làm việc, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức.

Mục tiêu cuối cùng của khóa đào tạo cần được trình bày rõ ràng và luôn đi đầu để đảm bảo rằng toàn bộ quá trình phân tích nhu cầu luôn giữ được kết quả mong muốn. Tốt nhất là nhà tuyển dụng nên trả lời câu hỏi: "Làm thế nào chúng tôi biết rằng khóa đào tạo đã hiệu quả?"

Ví dụ về các mục tiêu cuối cùng là:

- Cải thiện xếp hạng mức độ hài lòng của đại diện dịch vụ khách hàng;

- Tăng tỷ lệ chốt các đề xuất kinh doanh hoặc hồ sơ dự thầu của nhân viên kinh doanh;

- Cải thiện tinh thần của nhân viên thông qua sự giám sát tốt hơn của quản lý 

Bước 2: Liên kết kết quả kinh doanh mong muốn với hành vi của nhân viên

Nhìn chung, có nhiều hành vi liên quan đến bất kỳ kết quả kinh doanh mong muốn nào. Những hành vi này là kết quả của nhân viên:

- Biết phải làm gì;

- Có năng lực làm việc đó; và

- Có động lực để làm việc đó.

Tại bước này của quy trình, người sử dụng lao động nên xác định các năng lực quan trọng mong muốn, nghĩa là, hành vi và kiến ​​thức, kỹ năng, khả năng và đặc điểm cá nhân liên quan có liên quan đến kết quả kinh doanh mong muốn. Điều này thường được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin từ các chuyên gia về chủ đề.

Việc thu thập dữ liệu có thể dưới hình thức phỏng vấn, nhóm tập trung hoặc khảo sát. Bất kể phương pháp được sử dụng là gì, dữ liệu phải giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của từng năng lực để đạt được mục tiêu kinh doanh mong muốn.

>> Phân tích nhu cầu đào tạo là gì và 6 lợi ích của nó với tổ chức

>> Mẫu mô tả công việc của quản lý đào tạo

>> So sánh OKRs và KPIs: đâu là phương pháp quản lý hiệu quả hơn

Bước 3: Xác định năng lực có thể đào tạo

Không phải mọi năng lực đều có thể được cải thiện thông qua đào tạo. Ví dụ: một công việc bán hàng có thể yêu cầu nhân viên bán hàng phải hướng ngoại và bắt đầu cuộc trò chuyện với những người hoàn toàn xa lạ. Do đó, việc nhà tuyển dụng thuê những người đã là người hướng ngoại sẽ hiệu quả hơn là cố gắng huấn luyện những người hướng nội trở nên hướng ngoại hơn. Tương tự, có thể hiệu quả hơn nếu thuê những người có kiến ​​thức chuyên môn hơn là giáo dục và đào tạo họ.

Người sử dụng lao động nên đánh giá từng năng lực quan trọng từ Bước 2 và xác định xem mỗi năng lực đó có phải là thứ mà họ mong đợi nhân viên có trước khi vào làm hay không. Tổng hợp lại, điều này sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng một danh sách các năng lực quan trọng có thể đào tạo được.

Bước 4: Đánh giá năng lực

Với một danh sách có mục tiêu các năng lực trong tay, người sử dụng lao động nên xác định mức độ mà nhân viên của họ sở hữu những năng lực này. Các phương pháp thường được sử dụng nhất là: Đánh giá năng lực; và Kiểm tra hoặc đánh giá.

Các cuộc khảo sát đánh giá hiệu suất được sử dụng tốt nhất để đánh giá các hành vi có thể quan sát được. Điều này có thể dễ dàng đạt được bằng cách thực hiện các năng lực quan trọng từ Bước 2 và 3 và nhờ những người hiểu biết đánh giá hành vi của nhân viên được nhắm mục tiêu. Thông thường, người giám sát thực hiện chức năng này.

Tuy nhiên, nhiều người đánh giá, bao gồm đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng, thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất của người giám sát và điều hành. Cách tiếp cận này thường được gọi là khảo sát 360 độ.

Các cuộc khảo sát đánh giá hiệu suất trở nên kém hiệu quả hơn khi nhiều người đánh giá phải suy ra các năng lực không thể quan sát được như khả năng, kỹ năng và tính cách. Việc đánh giá các năng lực này được thực hiện tốt hơn thông qua việc sử dụng các bài kiểm tra và đánh giá chuyên môn. Có rất nhiều bài kiểm tra có sẵn trên thị trường để đo lường các kỹ năng, khả năng và đặc điểm tính cách cụ thể. Tuy nhiên, việc lựa chọn bài kiểm tra phù hợp nên được thực hiện với sự phối hợp của một chuyên gia kiểm tra, ví dụ, một nhà tâm lý học tổ chức. Cần thận trọng trong việc lựa chọn các bài kiểm tra là thước đo hợp lệ của năng lực mục tiêu.

Các bài đánh giá được thiết kế riêng cũng phù hợp, đặc biệt nếu nhà tuyển dụng muốn đo lường kiến ​​thức chuyên môn hoặc hiệu quả trong một phân đoạn chính của công việc. Chúng có thể bao gồm từ các bài kiểm tra kiến ​​thức công việc trắc nghiệm đến các mô phỏng công việc phức tạp. Ví dụ, một cách tiếp cận rất hiệu quả để đo lường nhu cầu đào tạo của người giám sát và lãnh đạo là sử dụng một trung tâm đánh giá, bao gồm các bài tập đóng vai khác nhau, song song với các tình huống quản lý.

Bước 5: Xác định khoảng cách hiệu suất

Bất kể các phương pháp được sử dụng để đánh giá năng lực, kết quả cá nhân của nhân viên sau đó được kết hợp để đánh giá có bao nhiêu nhân viên cần cải thiện trong các năng lực cụ thể.

Để làm được điều này, trước tiên nhà tuyển dụng cần xác định yếu tố nào tạo nên khoảng cách hiệu suất. Tiêu chuẩn đó sẽ khác nhau giữa các nhà tuyển dụng. Một số nhà tuyển dụng sẽ đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn những người khác.

Việc đặt ra tiêu chuẩn đó sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng sự hiểu biết về số lượng nhân viên đạt trên hoặc dưới tiêu chuẩn đó. Những người dưới mức tiêu chuẩn sẽ được coi là cần được đào tạo.

Bước 6: Ưu tiên nhu cầu đào tạo

Nhà tuyển dụng nên tổng hợp dữ liệu ở Bước 6 với thông tin về mức độ lan tỏa của khoảng cách hiệu suất. Có nghĩa là, người sử dụng lao động phải tổng số lượng, hoặc bao nhiêu phần trăm, lực lượng lao động mục tiêu cần được đào tạo.

Nhà tuyển dụng cũng nên xem xét tầm quan trọng của năng lực (xem Bước 2). Tổng hợp lại, sức lan tỏa và tầm quan trọng sẽ dẫn đến một danh sách các ưu tiên đào tạo.

>> Những bài học về kỹ năng quản lý cảm xúc

>> 5 cách dễ dàng để đo lường ROI của quá trình đào tạo

>> Mô hình ASK trong đánh giá năng lực nhân viên

Bước 7: Xác định cách đào tạo

Sử dụng danh sách ưu tiên đào tạo từ Bước 6, người sử dụng lao động nên xem xét cách tốt nhất để đào tạo lực lượng lao động của họ. Các phương pháp đào tạo điển hình bao gồm:

- Đào tạo về công việc (OJT);

- Cố vấn và huấn luyện;

- Lớp học;

- Dựa trên web;

- Sách;

- Hội nghị, hội thảo; và

- Các chương trình đại học.

Người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến ​​của một chuyên gia đã thành thạo trong quá trình học tập của người lớn để giúp xác định những cách tốt nhất mà nhân viên có thể đạt được một năng lực cụ thể.

Một số phương pháp học tập sẽ hiệu quả hơn những phương pháp khác. Mặc dù không có hai người nào học hoặc lưu giữ thông tin theo cùng một cách, nhưng các nghiên cứu cho thấy rằng các cá nhân lưu giữ thông tin tốt hơn nhiều nếu họ thực sự thực hiện kỹ năng hoặc nhiệm vụ. Loại duy trì này là khoảng 75 phần trăm.

So sánh điều đó với việc nghe một bài giảng, nơi tỷ lệ giữ chân chỉ là năm phần trăm. Các hình thức lưu giữ học tập khác như sau:

- Đọc, 10 phần trăm;

- Nghe nhìn, 20 phần trăm;

- Biểu tình, 30 phần trăm; và

- Nhóm thảo luận, 50 phần trăm.

Người sử dụng lao động nên ghi nhớ điều này và cố gắng tìm ra phương pháp đào tạo không chỉ phù hợp với tài liệu mà còn có cơ hội tốt nhất để giữ chân nhân viên.

Bước 8: Tiến hành phân tích lợi ích chi phí

Tại thời điểm này, người sử dụng lao động cần xem xét các chi phí liên quan đến một phương pháp đào tạo cụ thể và mức độ mà các khoảng cách hiệu suất có thể được kết hợp vào cùng một kinh nghiệm đào tạo.

Các yếu tố chi phí bao gồm:

- Thời gian đào tạo bắt buộc;

- Đào tạo phát triển nội dung nếu được đào tạo inhouse;

- Đánh giá đào tạo và mua lại nếu mua từ nhà cung cấp;

- Cung cấp nội dung đào tạo;

- Mất năng suất do thời gian đào tạo; và

- Chi phí đi lại và hậu cần.

Về mặt lợi ích, các phương pháp đào tạo khác nhau sẽ có mức độ hiệu quả khác nhau (xem Bước 7). Ví dụ: trong khi đào tạo dựa trên web có thể ít tốn kém nhất, đây có thể không phải là cách tốt nhất để nhân viên phát triển một kỹ năng cụ thể. Người sử dụng lao động cần phải cân bằng giữa chi phí của một phương pháp đào tạo cụ thể và khả năng đạt được kết quả mong muốn.

Bước 9: Lập kế hoạch đánh giá đào tạo

Bước cuối cùng trong quá trình này là người sử dụng lao động quyết định cách họ biết liệu khóa đào tạo có hiệu quả hay không. Việc đào tạo chỉ có hiệu quả nếu tài liệu được giữ lại và sử dụng vào công việc. Bước này nên bao gồm một thành phần đánh giá tương tự như cách đánh giá nhu cầu trong Bước 4.

Các câu hỏi mà quá trình đánh giá nên trả lời là:

- Việc đào tạo đã cải thiện được bao nhiêu năng lực được nhắm mục tiêu trong khóa đào tạo?

- Việc đào tạo đã cải thiện bao nhiêu phần trăm hiệu quả công việc thực tế của nhân viên?

- Việc đào tạo đã cải thiện được mức độ nào trong việc đáp ứng các mục tiêu kinh doanh?

- Việc đào tạo đã dẫn đến lợi tức đầu tư tích cực là bao nhiêu?

- Các câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn có câu trả lời sẽ xác định phương pháp và các thành phần của quá trình đánh giá.