CÁC VẤN ĐỀ TRONG ĐÀO TẠO DOANH NGHIỆP NHỎ

Đào tạo luôn là một vấn đề được quan tâm và cân nhắc trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với các doanh nghiệp lớn, triển khai đào tạo có vẻ dễ dàng hơn, nhưng đào tạo doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải một vài khó khăn.

Các doanh nghiệp nhỏ gặp nhiều khó khăn cản trở khả năng tài trợ và thời gian cho việc đào tạo. Các vấn đề đào tạo trong doanh nghiệp nhỏ có thể nảy sinh bởi vì các doanh nghiệp nhỏ thường có một trong các đặc điểm sau:

- Số lượng nhân viên ít với quá nhiều công việc

- Không đủ doanh thu

- Không có chương trình đào tạo cho các chức năng công việc cơ bản hoặc đào tạo kỹ năng cho các chức năng giám sát

- Ban quản lý không thấy cần phải đào tạo

Điều khó khăn đối với việc đào tạo là dành một chút thời gian với người được thay thế hoặc với người đã từng làm công việc trước đó. Người huấn luyện OJT (đào tạo tại chỗ) làm việc quá sức và chán nản vì việc đào tạo làm mất đi công việc của họ, do đó, khóa đào tạo thường ngắn và không đầy đủ. Bởi vì họ được đào tạo theo cùng một cách, người huấn luyện OJT có thể không biết mọi thứ mà công việc đòi hỏi. Khi OJT dạy cho nhân viên mới, người huấn luyện có thể mắc lỗi và bỏ sót điều gì đó.

Có một số lý do cho việc thiếu đào tạo thực sự, với một điểm chính là vì nó “tốn kém quá nhiều”. Một điệp khúc phổ biến là, "Chúng tôi quá bận rộn để dành thời gian cho những khóa đào tạo tốn kém." Một số chủ doanh nghiệp nhỏ tin rằng không ai có thể làm công việc tốt như họ có thể; không ai hiểu doanh nghiệp như họ. Những người khác tự hỏi tại sao họ nên đào tạo những người sẽ nghỉ việc và làm việc cho một đối thủ cạnh tranh.

Nhu cầu cam kết

Rõ ràng những lý do không đào tạo nhân viên này là thiển cận và gây bất lợi cho doanh nghiệp. Các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người thực sự muốn phát triển công ty của họ, đưa thái độ chuyên nghiệp hơn và văn hóa nơi làm việc vào doanh nghiệp của họ phải đầu tư vào đào tạo. Để một chương trình đào tạo thành công trong một doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng nhất là phải có sự cam kết mạnh mẽ từ chủ sở hữu và tất cả các nhân viên giám sát và quản lý. Cam kết từ phía trên luôn có nghĩa là sẽ có thời gian và nguồn lực để đào tạo.

Tiến hành đánh giá nhu cầu

Khi đã có cam kết, bước tiếp theo là đánh giá nhu cầu. Xác định những kỹ năng và năng lực nào là cần thiết. Đối với nhiều công ty, điều này là khó khăn bởi vì họ quá gần gũi với các vấn đề và không nhìn thấy chúng một cách rõ ràng. Trong hầu hết các trường hợp, việc đánh giá nhu cầu được thực hiện tốt nhất bởi một nhân viên bên ngoài, người mang đến một cách tiếp cận mới mẻ, không thiên vị.

Đánh giá nhu cầu sẽ xác định xem tổ chức có tất cả các kỹ năng cần thiết để thực hiện đào tạo hay không - biết cách thực hiện công việc không nhất thiết chuyển thành biết cách đào tạo những người khác về công việc. Các công ty thường không được trang bị để thực hiện tất cả các khóa đào tạo cần thiết. Điều này đặc biệt đúng với máy móc phức tạp, kỹ năng giám sát và các lĩnh vực pháp lý.

Bắt đầu công việc đào tạo

Khi quá trình đánh giá hoàn tất, việc đào tạo doanh nghiệp nhỏ nên thực hiện theo cách tiếp cận ba hướng:

Xem xét các phương pháp tuyển dụng

- Đào tạo nhân viên mới / đào tạo lại nhân viên hiện tại

- Cung cấp đào tạo kỹ năng giám sát cho tất cả các nhà quản lý, bao gồm cả chủ sở hữu

Đầu tiên, hãy xem lại các phương pháp tuyển dụng. Bước này hầu như sẽ luôn yêu cầu một nhà tư vấn bên ngoài. Xác định các phẩm chất và đặc điểm mong muốn của nhân viên. Không phải tuyển dụng để tìm một cậu ấm mà là tìm những nhân viên lý tưởng dựa trên nhu cầu của công ty cho một vị trí cụ thể. Chủ doanh nghiệp nhỏ và người quản lý tuyển dụng phải được đào tạo về cách xác định hợp pháp các ứng viên công việc có khả năng thực hiện công việc và phù hợp với văn hóa công ty. Thông thường, việc này sẽ không đòi hỏi nhiều thời gian - đào tạo chi tiết về nhân sự và đào tạo phỏng vấn cho chủ sở hữu hoặc người quản lý.

Lĩnh vực thứ hai của quy trình là đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên hiện tại và nhân viên mới. Tạo một kế hoạch đào tạo bằng văn bản cho công việc / nhiệm vụ cụ thể. Bước này sẽ yêu cầu một cam kết lớn vì nó sẽ đòi hỏi đầu tư thời gian đáng kể. Thời gian dành cho bước này là xứng đáng vì cổ tức sẽ xuất hiện trong một số lĩnh vực - chất lượng, hiệu quả chung tăng, sản lượng cao hơn, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

>> 6 khoá học bắt buộc phải có cho đào tạo doanh nghiệp nhỏ

>> Cách tạo phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên

>> Cách viết email chào mừng nhân viên mới chuẩn nhất

Thực hiện đánh giá tiến độ định kỳ về hiệu suất công việc hiện tại ít nhất hàng quý. Một phần của cuộc đánh giá nên bao gồm khả năng được thăng chức hoặc chuyển sang một công việc có trách nhiệm tăng lên, cũng như khả năng cho một vị trí giám sát. Có đánh giá hàng năm về các tiêu chuẩn và chính sách của công ty cũng như bất kỳ khóa đào tạo tuân thủ bắt buộc nào. Điều này cũng không tốn thời gian như nó có vẻ. Thường xuyên ghi lại một vài ghi chú về mỗi nhân viên với cuộc họp 15-20 phút ba tháng một lần. Hầu hết nhân viên sẽ mong đợi được đánh giá và hiệu suất tốt hơn hầu như luôn là kết quả.

Đào tạo nhân viên mới là điều cần thiết. Một kế hoạch được tổ chức tốt cho những người mới tuyển dụng sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc tạo ấn tượng tốt ban đầu và thiết lập ý tưởng công ty là một nơi tốt để làm việc. Chỉ định cho mỗi nhân viên mới thuê một người đồng nghiệp trong cùng bộ phận. Giải thích cẩn thận và nhận được dấu hiệu về các tiêu chuẩn và chính sách của công ty với trọng tâm là an toàn. Đảm bảo nhân viên mới được đào tạo thích hợp. Nó có thể là chính thức hoặc OJT, nhưng nó phải là đào tạo chất lượng. Người giám sát phải thường xuyên đánh giá về tiến độ của nhân viên mới. Cần thường xuyên, những nhân viên mới sẽ nhận ra rằng ban quản lý quan tâm đến việc họ đang làm tốt như thế nào. Đánh giá có thể không chính thức và không được đe dọa. Người giám sát nên làm mới việc tuyển dụng mới về các tiêu chuẩn và chính sách của công ty trong quá trình xem xét. Đào tạo tuyển dụng mới nên bao gồm kiểm tra tiêu chuẩn về thành tích vào cuối ba tháng đầu tiên. Luôn thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào đối với hiệu suất khi cần thiết. Đánh giá không chính thức mất rất ít thời gian và có thể dễ dàng phù hợp với thói quen hàng ngày của người giám sát.

Bước thứ ba là đào tạo kỹ năng giám sát cho tất cả các nhà quản lý và giám sát, bao gồm cả chủ sở hữu. Đây là điều hoàn toàn cần thiết để thực sự tạo ra sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Thành công trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên phụ thuộc vào những người giám sát được đào tạo tốt hơn và có đầy đủ thông tin. Hầu hết các giám sát viên không có ý tưởng về cách chính xác để lãnh đạo nhân viên. Khi đối mặt với áp lực về tiến độ sản xuất, họ thường dùng mọi thủ đoạn để có thể lấp đầy đơn hàng đúng hạn. Họ nhận được kết quả, nhưng nhiều khi chất lượng bị ảnh hưởng. Những chiến thuật như vậy thường khiến nhân viên giỏi bỏ đi. Thông thường doanh nghiệp không có nguồn lực nội bộ để xử lý việc đào tạo giám sát. Tại thời điểm này, chủ doanh nghiệp nhỏ có một quyết định sẽ quyết định tương lai của tổ chức: đầu tư vào đào tạo giám sát hoặc gắn bó với các phương pháp cũ không hiệu quả.

Kết quả

Thực hiện theo cách tiếp cận ba điểm này sẽ dẫn đến:

- Tuyển dụng tốt hơn

- Giảm tình trạng nghỉ việc

- Một lực lượng lao động hiệu quả hơn

Nhân viên sẽ có tư duy thúc đẩy các tiêu chuẩn cao hơn với chất lượng công việc tốt hơn. Người lao động sẽ có thể tự mình đưa ra quyết định tốt hơn mà không phải liên tục ngừng sản xuất và làm gián đoạn công việc quản lý bằng những câu hỏi thường lệ. Khả năng sinh lời sẽ được cải thiện bởi vì người lao động sẽ hiểu rõ công việc của họ hơn.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu biết sẽ tiến lên và đầu tư. Những lợi ích chắc chắn sẽ có tác động tích cực đến tinh thần của nhân viên, khả năng giữ chân và điểm mấu chốt của nhân viên. Kết quả là chủ sở hữu và ban lãnh đạo sẽ dành ít thời gian hơn để giải quyết cuộc khủng hoảng trong ngày và dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề chiến lược, phát triển công ty và cải thiện vị trí trên thị trường.

Việc đào tạo không phải là một chi phí mà là một khoản đầu tư. Việc này mất thời gian và kinh phí, nhưng khi một chương trình đào tạo tốt được áp dụng thì luôn có lợi nhuận về tài chính lớn hơn doanh số bán hàng tăng lên. Các chủ doanh nghiệp nhỏ khôn ngoan cam kết tham gia một chương trình đào tạo hợp lý sẽ nhận ra rằng việc tìm kiếm thời gian để đào tạo rất dễ dàng. Khi họ nhìn thấy thành công là kết quả của những nhân viên được đào tạo chính quy, việc đào tạo phù hợp với lịch trình tại nơi làm việc trở thành ưu tiên. Thời gian đào tạo có giá trị lâu dài vì nó cung cấp nền tảng vững chắc để duy trì một tổ chức thành công.