Các bước khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân sự doanh nghiệp

Khảo sát nhu cầu đào tạo là một công việc không thể thiếu trước khi muốn triển khai bất cứ một chương trình đào tạo nào tại doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bộ phận đào tạo các bước chi tiết để thực hiện việc khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân sự được hiệu quả nhất.

Tại sao cần khảo sát nhu cầu đào tạo với nhân sự trong doanh nghiệp?

Khảo sát nhu cầu đào tạo với nhân sự trong doanh nghiệp là một công việc cần thiết bởi nó đảm bảo rằng đào tạo được thiết kế để phản ánh thực tế công việc và cung cấp giá trị thực sự. Đầu tiên, nó giúp xác định rõ những kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cần có để thực hiện công việc của họ hiệu quả. Thay vì đầu tư vào đào tạo mù quáng, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất thông qua bước khảo sát.

Khảo sát cũng giúp cải thiện cam kết của nhân viên. Khi họ cảm thấy tổ chức quan tâm đến sự phát triển cá nhân mình, họ sẽ nhiệt tình và tận dụng tốt hơn các cơ hội đào tạo. Điều này cũng củng cố thêm tinh thần gắn bó của nhân sự với tổ chức doanh nghiệp.

Cuối cùng, khảo sát nhu cầu đào tạo giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn. Nhân viên cảm thấy họ được đánh giá và hỗ trợ một cách đúng đắn, và điều này có thể cải thiện tinh thần làm việc và tạo ra sự hài lòng trong doanh nghiệp.

Các bước thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân sự

1. Xác định mục tiêu và phạm vi khảo sát

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng của việc khảo sát, tức là những gì bạn muốn đạt được thông qua quá trình này. Mục tiêu có thể là cải thiện hiệu suất làm việc, chuẩn bị cho các thay đổi trong tổ chức, nâng cao kỹ năng, hoặc đáp ứng các yêu cầu cho riêng từng phòng ban.

Tiếp theo, bạn cần xác định phạm vi của khảo sát. Điều này bao gồm việc xác định những khía cạnh cụ thể mà bạn muốn tập trung vào, như kỹ năng kỹ thuật, kiến thức chuyên ngành, hoặc nhiệm vụ công việc đặc biệt. Thông qua việc xác định mục tiêu và phạm vi, bạn có thể đảm bảo rằng khảo sát tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để mang lại giá trị cho doanh nghiệp và nhân viên.

2. Xác định đối tượng và nhóm mục tiêu

Xác định đối tượng là đề cập đến những người sẽ tham gia trong quá trình đào tạo hoặc sẽ hưởng lợi từ nó. Có thể việc đào tạo chỉ tập trung vào một nhóm nhỏ nhân sự hoặc phổ biến cho tất cả nhân sự trong doanh nghiệp.

Việc xác định nhóm mục tiêu là quan trọng để phân loại và đánh giá nhu cầu đào tạo. Một số nhóm nhân sự có thể cần được đào tạo nhiều hơn về một chủ đề cụ thể , trong khi những nhóm khác có thể không cần hoặc chỉ cần ít hơn. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và thời gian cho đào tạo một cách hiệu quả.

3. Lựa chọn phương pháp khảo sát

Lựa chọn phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo là một phần quan trọng trong quá trình này. Phương pháp bạn chọn cần phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và đối tượng nhân sự mong muốn. Dưới đây là một số phương pháp khảo sát phổ biến:

- Khảo sát thông qua trò chuyện cá nhân: Đây là một phương pháp tương tác trực tiếp với nhân viên hoặc người tham gia, cho phép họ chia sẻ ý kiến, nhu cầu và đánh giá cá nhân. Nó thường tạo ra thông tin chi tiết và sâu sắc, nhưng sẽ cần nhiều thời gian và công sức để thu thập thông tin hơn.

- Khảo sát trực tuyến: Sử dụng nền tảng trực tuyến để thu thập ý kiến từ nhân viên thông qua câu hỏi, biểu đồ, và hệ thống thu thập dữ liệu tự động. Điều này tiết kiệm thời gian và thu thập dữ liệu một cách hiệu quả từ một lượng lớn người tham gia.

- Cuộc họp nhóm: Tổ chức cuộc họp nhóm để thảo luận về nhu cầu đào tạo. Điều này giúp tạo ra sự tương tác giữa các nhân sự trong nhóm và đi đến quyết định chung một cách dễ dàng nhất.

- Phân tích dữ liệu hiện có: Xem xét dữ liệu hiện có từ quá trình làm việc, bao gồm hiệu suất công việc và đánh giá của từng nhân viên, phòng ban cụ thể. Để từ đó đưa ra quyết định lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp.

- Kết hợp nhiều phương pháp: Kết hợp các phương pháp trên để tối ưu hóa quá trình khảo sát và thu thập thông tin một cách đa dạng và toàn diện.

Lựa chọn phương pháp nào còn phụ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp như: ngân sách, thời gian, và mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp.

4. Phát triển câu hỏi khảo sát

Các câu hỏi nên được thiết kế để liên quan trực tiếp đến mục tiêu cụ thể của cuộc khảo sát, bất kể liệu bạn sử dụng phương pháp: cuộc trò chuyện, cuộc khảo sát trực tuyến, hay bất kỳ phương pháp nào khác.

Các câu hỏi cần phản ánh mục tiêu nghiên cứu và phạm vi đã xác định trước đó. Chúng cần dựa trên mục tiêu cụ thể của việc đào tạo và hướng tới việc thu thập thông tin chính xác về nhu cầu cụ thể.

Việc phát triển câu hỏi đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về từng khía cạnh của mục tiêu đào tạo, bao gồm cả nội dung, phương pháp đào tạo, thời gian, và tài nguyên cần thiết. Câu hỏi nên đảm bảo tính toàn diện và đa chiều để thu thập thông tin một cách toàn vẹn và chính xác. Đồng thời, chúng cũng nên được biểu đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu để giúp người tham gia dễ dàng đưa ra phản hồi của mình chính xác.

5. Thực hiện khảo sát

Thực hiện khảo sát là bước quan trọng để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Có một số phương pháp để thực hiện khảo sát, tùy thuộc vào mục tiêu và nhóm mục tiêu của doanh nghiệp.

Việc thực hiện khảo sát sẽ được thông qua các hình thức sau: Gửi câu hỏi trực tuyến, cuộc trò chuyện cá nhân, cuộc họp nhóm.

Dù bạn chọn phương pháp nào, điều quan trọng là đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ và trung thực. Bạn cần đảm bảo rằng nhân viên tham gia khảo sát trả lời một cách chân thành và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác. Thông tin thu thập sẽ là cơ sở cho việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển các chương trình đào tạo phù hợp sau này.

6. Phân tích kết quả

Sau khi thu thập thông tin, dữ liệu cần được bộ phận đào tạo đánh giá và đối chiếu với mục tiêu đào tạo cụ thể. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng trong quá trình phân tích kết quả:

Ưu tiên hóa Nhu cầu: Xác định những nhu cầu đào tạo quan trọng nhất hoặc cấp bách. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào việc cung cấp đào tạo cho những mảng quan trọng nhất đối với hiệu suất công việc hoặc mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Ưu tiên hóa Nội Dung và Phương Pháp Đào Tạo: Đánh giá loại hình đào tạo cần thiết, bao gồm nội dung, phương pháp đào tạo, và nguồn lực yêu cầu. Điều này giúp xác định xem liệu bạn cần tổ chức các khóa học trực tiếp, đào tạo trực tuyến, hay sử dụng các tài liệu học tập.

Phân tích kết quả đào tạo không chỉ giúp xác định nhu cầu mà còn là cơ sở cho việc lập kế hoạch và triển khai chương trình đào tạo trở nên hiệu quả hơn

7. Lập kế hoạch đào tạo

Lập kế hoạch đào tạo là bước quan trọng sau khi bạn đã xác định nhu cầu đào tạo. Kế hoạch này cụ thể hóa việc thực hiện đào tạo theo cách có hiệu quả nhất. Đầu tiên, bạn cần xác định nội dung cụ thể mà nhân viên cần học hoặc cải thiện dựa trên kết quả khảo sát. Sau đó, bạn sẽ quyết định phương pháp đào tạo nào là phù hợp, có thể là khóa học trực tiếp, đào tạo trực tuyến, hoặc kết hợp cả hai.

Thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Bạn cần xác định lịch trình để đảm bảo rằng đào tạo không gây gián đoạn đáng kể đến công việc hàng ngày. Đồng thời, phải đảm bảo có đủ nguồn lực, bao gồm giảng viên, tài liệu, và các công cụ đào tạo cần thiết cho việc thực hiện chương trình đào tạo.

Đọc thêm:

>> TẢI MIỄN PHÍ - Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

>> Cách tạo phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên

8. Triển khai và đo lường kết quả

Sau khi bạn đã lập kế hoạch đào tạo, bước tiếp theo là triển khai chương trình đào tạo. Điều này đòi hỏi bạn thực hiện kế hoạch đúng theo từng bước và đảm bảo rằng nội dung và phương pháp đào tạo được thực hiện một cách chất lượng.

Triển khai chương trình đào tạo đôi khi có thể đối mặt với những thách thức, bao gồm việc quản lý thời gian và tài nguyên, đảm bảo tính tương tác trong quá trình học, và đảm bảo rằng nhân viên hoàn thành chương trình đào tạo một cách đầy đủ và hiệu quả.

Sau khi chương trình đào tạo đã hoàn thành, bước tiếp theo là đo lường kết quả. Bộ phận đào tạo sẽ sử dụng các phương thức đánh giá để xác định xem liệu mục tiêu đào tạo đã được đáp ứng hay chưa. Đo lường kết quả có thể bao gồm bài kiểm tra, đánh giá hiệu suất công việc, hoặc thu thập phản hồi từ nhân viên sau chương trình đào tạo.

Kết luận:

Trên đây là quy trình các bước thực hiện từ việc khảo sát nhu cầu nhân sự đến bước triển khai chương trình đào tạo tại doanh nghiệp. Để công tác đào tạo thật sự hiểu quả nhất, doanh nghiệp nên chú trọng nghiên cứu và tập trung vào những bước khảo sát đầu tiên. Hi vọng bộ phận đào tạo đã nắm được các thông tin hữu ích để triển khai chương trình đào tạo tại doanh nghiệp mình một cách khoa học và hiệu quả.