Mọi vị trí công việc đều cần được xem xét một cách toàn diện, từ quá trình tuyển dụng đến nghỉ hưu (hoặc từ chức/sa thải). Các tổ chức phải tạo điều kiện và nguồn lực cần thiết để phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên trong từng bước. Quan điểm này giúp các tổ chức tạo điều kiện cho nhân viên thành công, đồng thời mang lại lợi ích bổ sung là cải thiện khả năng giữ chân và gắn kết nhân viên.

Vòng đời của nhân viên

Vòng đời nhân viên là một quá trình liên tục, bắt đầu và kết thúc bằng những nhân viên có năng lực trong tổ chức của bạn. Đào tạo, dưới hình thức này hay hình thức khác, là thiết yếu cho mọi khía cạnh của vòng đời này. Đáng tiếc là quá nhiều tổ chức xem đào tạo như những sự kiện riêng lẻ hoặc những bộ tài liệu giáo dục được thiết kế với mục tiêu học tập cụ thể.

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao nhất, các chương trình L&D của bạn cần được định hình lại thành một quá trình khám phá, tìm tòi và phát triển liên tục, dẫn đến việc học tập trong suốt vòng đời nhân viên. Hãy cùng xem xét từng giai đoạn của vòng đời này và cách đào tạo và phát triển có thể đóng góp vào sự thành công của từng giai đoạn.

Giai đoạn 1: Tiếp cận & Trước khi tuyển dụng

Trong giai đoạn tiếp cận và trước khi tuyển dụng, đào tạo và phát triển có thể diễn ra theo các hình thức sau:

Giúp ứng viên hiểu rõ 3 nguyên tắc của việc làm: vai trò, trách nhiệm và rủi ro. Điều này có thể được thực hiện thông qua các buổi xem trước công việc thực tế và mô phỏng trực tuyến về trải nghiệm làm việc.

Cung cấp chương trình thực tập và đào tạo trước khi tuyển dụng.

Đăng mô tả công việc, cùng với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty trên trang web bên ngoài của công ty.

Định hướng và đào tạo trước khi tuyển dụng có thể được triển khai hiệu quả thông qua eLearning, không yêu cầu ứng viên phải trực tiếp đến cơ sở vật chất của tổ chức. Một yếu tố then chốt khác để tiếp cận và đào tạo trước khi tuyển dụng hiệu quả là thu hút các chuyên gia tổ chức và các bên liên quan khác, những người có thể sử dụng kiến ​​thức và chuyên môn của mình để định hướng quá trình phát triển.

>> 11 xu hướng học tập và phát triển vào năm 2025 và những năm tiếp theo

>> Xây dựng môi trường học tập chủ động: Bí quyết thúc đẩy và phát triển nhân viên

>> Tại sao doanh nghiệp cần tuyển dụng thực tập sinh mỗi năm

Giai đoạn 2: Tuyển dụng

Khi đã tìm được những ứng viên phù hợp, phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa của tổ chức, một quy trình tuyển dụng cụ thể hơn cần được thực hiện. Đây là một phần trong nỗ lực quản lý nhân tài của bạn, bao gồm:

- Phát triển các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hành vi và năng lực.

- Chuẩn bị mô tả công việc chi tiết và cập nhật, nắm bắt được các năng lực và kỹ năng liên quan cần thiết cho các công việc cụ thể và/hoặc các hoạt động của tổ chức

- Tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp nhân viên tiềm năng nhanh chóng hòa nhập vào vai trò mới vì họ sẽ biết chính xác những gì mong đợi.

Giai đoạn 3: Nhập môn

Hội nhập không chỉ đơn thuần là một buổi định hướng nhân viên. Đó là toàn bộ quá trình giúp nhân viên mới tiếp thu các kỹ năng, kiến ​​thức và hành vi cần thiết để trở thành những người đóng góp hiệu quả cho tổ chức.

Để tuyển dụng nhân viên thành công, bạn sẽ cần:

- Một khuôn khổ chính thức

- Các thủ tục được áp dụng sẽ đảm bảo đánh giá thường xuyên về hiệu quả của việc tiếp nhận

- Giám sát quy trình để đảm bảo tính nhất quán của các chương trình đào tạo và tuyển dụng của bạn

Một nghiên cứu gần đây kết luận rằng nhân viên có khả năng gắn bó với công ty ít nhất ba năm cao hơn 69% nếu họ trải nghiệm quá trình hội nhập tốt. Quá trình này nên được bắt đầu ngay lập tức và cung cấp cho nhân viên mới nhiều nguồn thông tin, cũng như giao tiếp hai chiều với ban quản lý.

Giai đoạn 4: Quản lý hiệu suất

Nhân viên sẽ tiếp tục học hỏi, phát triển và trưởng thành trong suốt thời gian làm việc tại tổ chức của bạn. Vì vậy, việc cung cấp cho họ các công cụ và nguồn lực để hỗ trợ là điều vô cùng quan trọng. Những công cụ và nguồn lực này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

- Mục tiêu, đánh giá và thẩm định hiệu suất

- Các chương trình có tiềm năng cao và hiệu suất cao

- Nhiệm vụ luân phiên

- Các dự án đặc biệt

- Chương trình phát triển eLearning về lãnh đạo

- Chương trình cố vấn

- Lộ trình sự nghiệp

- Kế hoạch kế nhiệm

- Sự công nhận và giải thưởng

Tất cả các hoạt động này đều hỗ trợ chương trình phát triển học tập của bạn và sẽ tăng cường khả năng ghi nhớ. Thông qua những hoạt động này, các công ty có thể bắt đầu xác định những nơi họ có nguy cơ mất thông tin và kinh nghiệm bằng cách xác định những nhân viên sở hữu kiến ​​thức quan trọng nhất. 

>> Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng ngân sách đào tạo cho doanh nghiệp

>> Cách viết mục tiêu đào tạo cho đào tạo nhân viên

>> "Nguyên lý tảng băng trôi" trong quản trị nhân sự

Giai đoạn 5: Đào tạo & Phát triển

Các chương trình đào tạo và phát triển truyền thống sẽ luôn là một phần thiết yếu trong vòng đời nhân viên. Việc phát triển các kỹ năng và năng lực mới, cũng như cập nhật kiến ​​thức hiện có sẽ liên tục được yêu cầu để theo kịp những phát triển mới về công nghệ cũng như các quy trình và thủ tục mới.

Một bước tiến mới đầy thú vị trong lĩnh vực đào tạo và phát triển là sự ra đời của eLearning. Phương pháp giảng dạy này đã giải phóng các tổ chức khỏi quan niệm sai lầm rằng việc học chỉ có thể diễn ra trong môi trường lớp học khi được bộ phận Nhân sự chính thức quản lý.

Một số lợi ích của eLearning bao gồm:

- Phân phối nội dung chất lượng cao một cách nhất quán

 Học mọi lúc, mọi nơi

- Bài học do người học chủ động và đúng lúc

- Mô phỏng, nơi hoàn thành nhiệm vụ trông giống như thật

- Nhận thông tin chi tiết, đánh giá và phản hồi ngay lập tức

- Tài liệu nguồn có sẵn tại thời điểm thử nghiệm và sai sót

Giai đoạn 6: Rời khỏi công ty

Quá trình thôi việc thường bao gồm các buổi phỏng vấn và đánh giá khi nghỉ việc. Tuy nhiên, trước khi những nhân viên giàu kinh nghiệm và dày dạn kinh nghiệm rời đi, điều quan trọng là phải thiết lập các cơ chế để họ có thể chia sẻ hoặc phân bổ kiến ​​thức, kỹ năng và hành vi của mình cho những nhân viên thay thế. Quá trình này cuối cùng sẽ giảm thiểu tổn thất kiến ​​thức của tổ chức và hoàn thiện vòng đời nhân viên, với việc nhân viên nghỉ việc đóng góp vào sự phát triển của nhân viên mới.

Với việc ngày càng nhiều người thuộc thế hệ bùng nổ dân số (baby boomer) nghỉ hưu và mang theo kiến ​​thức chuyên môn của họ, việc nắm bắt kiến ​​thức của họ một cách có hệ thống và chia sẻ với nhân viên mới là rất quan trọng. Quy trình này nên trở nên thường xuyên và dễ dàng, bởi vì nếu không có một quy trình hệ thống để ghi chép những thay đổi và cập nhật về nhiệm vụ, quy trình và quy trình công việc, sẽ không có kiến ​​thức nào để chuyển giao.

Kiến thức tổ chức liên tục

Việc thu thập và duy trì kiến ​​thức tổ chức không phải là một quá trình có điểm khởi đầu và kết thúc. Đó là một quá trình liên tục. Đó là lý do tại sao các chuyên gia Học tập và Phát triển phải xây dựng các chiến lược và chiến thuật quản lý kiến ​​thức cho từng khía cạnh trong vòng đời nhân viên.