Nhân viên sử dụng các công cụ AI nhưng không được đào tạo về chúng

Cuộc nói chuyện của thế giới kinh doanh hiện nay là các công cụ AI. ChatGPT, Jasper, DALL-E 2, v.v. là trung tâm của tất cả các cuộc thảo luận, với ngày càng nhiều doanh nghiệp và chuyên gia dùng thử (hoặc sử dụng chúng) hàng ngày.

Cách các doanh nghiệp vận hành, đặc biệt là trong tiếp thị và phát triển web, đã thay đổi nhờ Trí tuệ nhân tạo. Các công cụ AI hỗ trợ các tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn, tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu quả vì quá trình phân tích dữ liệu thời gian thực của họ nhanh đến mức ấn tượng.

Sự hòa nhập của các công cụ AI tại nơi làm việc

Những dự đoán về sự diệt vong xung quanh AI và robot đảm nhận công việc của chúng ta rất rộng khắp trên toàn thế giới. Tuy nhiên, sự thật là các công cụ AI có thể đóng góp và hỗ trợ đáng kể trong các công việc hàng ngày của chúng ta.

Hãy cùng xem xét một số lợi ích cốt lõi mà các công cụ AI mang lại.

Tự động hóa

Hệ thống AI có thể thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại sau khi được nhân viên xử lý. Kết quả là, các công ty tiết kiệm được nguồn lực, tiền bạc và thời gian. Một ví dụ điển hình là chatbot AI, có thể đồng thời trò chuyện với nhiều khách hàng và hỗ trợ từng khách hàng.

Quyết định

Với sự trợ giúp của các công cụ phân tích dữ liệu AI, các công ty có thể có được thông tin chi tiết theo thời gian thực và có quyền truy cập vào dữ liệu vi mô và vĩ mô nhanh hơn bao giờ hết. Ban quản lý và lãnh đạo có thể xem số liệu phân tích thông qua các công cụ này và sử dụng báo cáo để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu mà không cần phải phân tích thông tin theo cách thủ công.

Giải quyết vấn đề

Việc sử dụng các công cụ AI giúp việc xác định và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn trở thành một quá trình khá dễ dàng. Những công cụ như vậy có thể nhận thấy ngay cả những thay đổi nhỏ trong mô hình, tách biệt xu hướng, xác định chính xác những thay đổi trong hành vi của khách hàng, v.v. Các doanh nghiệp có thể có tất cả dữ liệu lớn này trong tầm tay mà không cần dựa vào các nhà khoa học dữ liệu để vượt qua thử thách.

Tỷ lệ nhân viên rời đi giảm

Một trong những thách thức lớn nhất của các công ty là luân chuyển nhân viên. Với sự trợ giúp của AI tại nơi làm việc, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo ra môi trường làm việc không căng thẳng, nơi nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng.

Các công cụ AI có khả năng phân tích mô hình làm việc của từng nhân viên, dự đoán thời hạn sắp tới và giúp họ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của mình. Khi nhân viên tối ưu hóa lịch trình làm việc của họ dựa trên những hiểu biết sâu sắc về mô hình năng suất với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo, tình trạng kiệt sức và mức độ căng thẳng sẽ giảm xuống.

Hoặc, bạn có thể cung cấp chương trình đào tạo nhân viên AI tốt hơn đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhóm bạn bằng cách tận dụng các công cụ AI để thu thập thông tin chi tiết có giá trị về khoảng cách kỹ năng, trình độ chuyên môn, cách học tập và hiệu suất của nhân viên. Môi trường học tập liên tục giúp nhân viên của bạn trưởng thành và phát triển, từ đó mang lại tỷ lệ giữ chân cao.

Tăng năng suất

Vì nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian có thể được tự động hóa với sự trợ giúp của các công cụ AI, nhân viên có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ phức tạp hơn trong công việc hàng ngày của họ. Thay vì làm những công việc thủ công, nhân viên có thể tập trung vào việc nâng cao khả năng sáng tạo, tư duy phê phán và chuyên môn của mình. Điều này dẫn đến năng suất tốt hơn giữa các nhóm của bạn.

Chúng ta có thực sự cần đào tạo nhân viên AI không?

Các công cụ như ChatGPT khá trực quan. Và xét cho cùng, chúng được thiết kế để hiểu ngôn ngữ tự nhiên và đưa ra phản hồi giống con người. Vậy (tại sao) chúng ta cần được đào tạo về cách sử dụng chúng?

Trong một cuộc khảo sát của TalentLMS , 49% số người được hỏi cho biết họ cần đào tạo nhân viên AI về cách sử dụng các công cụ AI trước khi sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Ngoài ra, 51% số người được hỏi đã sử dụng ChatGPT tại nơi làm việc thừa nhận cần được đào tạo về các công cụ AI, trong khi chỉ có 18% được đào tạo như vậy.

Những số liệu thống kê như vậy chứng minh rằng có một khoảng cách đáng kể trong việc các doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho cuộc cách mạng AI. Nhu cầu cấp thiết là đào tạo nhân viên cách sử dụng các công cụ AI cho mục đích công việc.

Điều cần thiết là các công ty phải hỗ trợ nhân viên của mình cách sử dụng các công cụ AI vì việc đào tạo sẽ hỗ trợ nhân viên:

Rèn luyện tư duy phê phán và xác định thông tin không chính xác

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty

Khai thác tối đa tiềm năng của các công cụ AI

Hiểu được sức mạnh của những công cụ này (thay vì sợ hãi họ sẽ mất việc vì “robot”)

Nâng cao tính sáng tạo (ví dụ: bằng cách tạo ra các lời nhắc tốt hơn) và không dựa vào các giải pháp có sẵn

Loại bỏ công nghệ giống nhau (không phải tất cả mọi người trong công ty đều am hiểu công nghệ hoặc biết cách sử dụng những công cụ đó bằng trực giác)

Đào tạo nhân viên cách sử dụng các công cụ AI

Trí tuệ nhân tạo đang phát triển nhanh chóng và các doanh nghiệp có thể tận dụng mọi lợi ích mà nó mang lại.

Nhưng các công cụ AI không thể giải quyết vấn đề của công ty bạn trong tích tắc. Chúng chỉ có thể hiệu quả khi nhân viên có những kỹ năng phù hợp để sử dụng chúng.

Bằng cách đầu tư vào một chương trình đào tạo nhân viên được lên kế hoạch tốt về cách sử dụng các công cụ AI, doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên của mình sử dụng chúng một cách hiệu quả. Thông qua các chương trình đào tạo như vậy, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về AI, lợi ích của nó, cách chúng có thể được tích hợp và triển khai liền mạch cũng như những cạm bẫy cần tránh.

Xác định nhu cầu đào tạo

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để thiết kế và phát triển chương trình đào tạo về cách sử dụng các công cụ AI là khám phá và xác định nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên của bạn. Mỗi doanh nghiệp hoạt động khác nhau và có những nhu cầu riêng khi nói đến việc tự động hóa các quy trình.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải kiểm tra những gì mọi người đã biết và khám phá những gì họ muốn học từ chương trình đào tạo của mình.

Tiến hành khảo sát, kiểm tra nhỏ hoặc đánh giá để hiểu rõ nhu cầu đào tạo nào cần được đáp ứng. Sau đó, phân tích cẩn thận dữ liệu đã thu thập của bạn để làm cơ sở cho chương trình đào tạo của bạn về cách sử dụng các công cụ AI.

Cung cấp các chương trình đào tạo nhân viên

Các tổ chức phải  tạo và cung cấp các chương trình đào tạo để hỗ trợ nhân viên sử dụng các công cụ AI tại nơi làm việc.

Hãy cùng khám phá một số cách tốt nhất để đào tạo nhân viên hiệu quả về cách sử dụng các công cụ AI:

- Đào tạo trực tuyến: Tạo các mô-đun đào tạo trực tuyến thông qua LMS của bạn bao gồm các yếu tố cần thiết trong việc sử dụng các công cụ AI tại nơi làm việc. Nhân viên có thể có trải nghiệm đào tạo toàn diện bất kể mô hình làm việc của họ (từ xa, kết hợp hay tại văn phòng). Bằng cách tạo các mô-đun đào tạo chi tiết trên LMS, bạn giúp người học hiểu lý thuyết và áp dụng những gì họ học được vào thực tế thông qua các bài đánh giá và câu hỏi.

- Hội thảo: Tổ chức một loạt hội thảo (trực tuyến hoặc tại chỗ), nơi nhân viên có thể tương tác với các chuyên gia AI và tìm hiểu chi tiết về thế giới AI. Các giảng viên (nội bộ hoặc bên ngoài) sẽ dạy các nguyên tắc cơ bản về cách sử dụng các công cụ AI, thực hành thực hành với các công cụ AI, đồng thời tiến hành và giám sát các cuộc thảo luận vào cuối buổi hội thảo.

- Tài nguyên trực tuyến: Cho phép nhân viên truy cập vào tài nguyên về cách sử dụng các công cụ AI. Những tài nguyên này bao gồm các khóa học, hướng dẫn hoặc hội thảo trên web và rất hữu ích khi nhân viên cần một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về tài liệu được đề cập hoặc ôn lại.

- Học tập tại chỗ: Khi nhân viên của bạn có cơ hội thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến AI, họ có thể hiểu rõ hơn cách áp dụng các công cụ AI vào công việc hàng ngày của mình. Thông qua đào tạo nhân viên AI tại chỗ, mọi người có thể đặt câu hỏi ngay khi bắt tay vào dự án. Ngoài ra, họ có thể cung cấp phản hồi và suy nghĩ tức thì để giúp tối ưu hóa quá trình đào tạo về cách sử dụng các công cụ AI.

- Học tập liên tục: Đào tạo công nghệ không bao giờ có thể là việc làm một lần. Với các cơ hội học hỏi liên tục, bạn cho phép nhân viên bắt kịp sự phát triển của công nghệ và đón đầu các xu hướng.

Đánh giá chương trình đào tạo nhân viên AI của bạn

Sau khi đào tạo nhân viên AI, bạn muốn nhân viên sử dụng các công cụ AI để tăng năng suất đồng thời tránh những cạm bẫy phổ biến như dựa vào dữ liệu không chính xác. Bạn đã dành thời gian, nguồn lực và công sức để xây dựng một chương trình đào tạo hỗ trợ họ nâng cao kiến ​​thức về sử dụng AI.

Để chắc chắn về tính hiệu quả của chương trình đào tạo về cách sử dụng các công cụ AI, bạn phải đánh giá nó sau khi hoàn thành.

Thu thập dữ liệu người học thông qua LMS của bạn bằng cách khám phá các báo cáo đào tạo và đánh giá, tiến hành khảo sát hoặc phiên phản hồi cũng như kiểm tra cẩn thận dữ liệu của bạn. Có bao nhiêu nhân viên đã tham dự các khóa học hoặc hội thảo? Họ đã làm tốt các bài kiểm tra của mình như thế nào? Có điểm cụ thể nào cần được giải thích thêm không?

Những hiểu biết sâu sắc này có thể giúp bạn hiểu liệu việc đào tạo về cách sử dụng các công cụ AI có thành công hay không và liệu có bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện mà bạn nên xem xét hay không.

Đọc thêm:

>> Lợi ích của việc đổi mới hình thức đào tạo Elearning trong doanh nghiệp

Lời kết: Làm chủ thế giới AI

AI không còn là một từ thông dụng nữa. Trên thực tế, các công cụ AI là một bước đột phá trong kinh doanh và hơn thế nữa.

Và đây là lý do tại sao chúng không đáng sợ. Chúng là những công cụ có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới nếu được sử dụng đúng cách.

Nhưng chìa khóa để hiểu sâu và sử dụng AI là thông qua việc học hỏi liên tục. Vì vậy, đào tạo nhân viên AI về cách sử dụng các công cụ như vậy tại nơi làm việc là điều cần thiết để đạt được thành công trong kinh doanh cũng như phát triển nhân viên.

Tổng hợp và biên tập theo Efrontlearning.com