Nếu “làm việc từ xa” là xu hướng lớn nhất tại nơi làm việc vào năm 2020, thì “công việc kết hợp” dường như là lựa chọn phổ biến nhất trong thời đại hậu đại dịch. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là: Liệu môi trường làm việc kết hợp có phải là giải pháp tốt nhất cho thế giới kinh doanh thời hậu đại dịch? Hay, chúng ta chỉ đơn giản cố gắng đạt được điều tốt nhất của cả hai thế giới (tại văn phòng và làm việc từ xa) để cuối cùng phải đối mặt với những thách thức mới?

Trong bài viết này, hãy thảo luận về mọi thứ bạn cần biết trước khi chuyển sang một nơi làm việc kết hợp.

Làm thế nào chúng ta đạt được mô hình làm việc kết hợp?

Khi đại dịch xảy ra, các công ty chuyển sang mô hình làm việc từ xa để duy trì hoạt động kinh doanh của họ. Nó được cho là sẽ tồn tại trong một thời gian, nhưng những hạn chế vẫn tồn tại lâu hơn dự đoán. Khi tình hình bắt đầu thay đổi, cả nhân viên và người sử dụng lao động đều phải tìm cách quay lại văn phòng mà không gặp rủi ro về sự an toàn. Những người khác không muốn trở lại văn phòng chút nào.

Đây là lúc mô hình công việc kết hợp ra đời. Các công ty không muốn hoàn toàn từ bỏ văn phòng, nhưng đồng thời họ cũng không muốn mất đi những nhân viên thích làm việc tại nhà. Sự kết hợp của hai phương pháp này được chúng tôi gọi là mô hình lai.

Theo một cuộc khảo sát do Eden Workplace thực hiện, 15% nhân viên thông tin thích làm việc từ xa, 23% muốn hoàn toàn trở lại văn phòng và 62% thích mô hình làm việc kết hợp. Cuộc khảo sát của Accenture cho thấy 83% người lao động thích môi trường làm việc kết hợp hơn, nhưng có những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng phát triển của họ. Phần lớn nhân viên Gen Z được khảo sát dường như cũng thích sự linh hoạt mà mô hình làm việc kết hợp mang lại. Trên thực tế, 81% tin rằng địa điểm và thời gian làm việc tạo ra sự khác biệt thực sự. Do đó, việc cho phép họ chọn làm việc từ xa hay tại văn phòng (hoặc kết hợp cả hai) là một lựa chọn mà họ rất coi trọng.

Vì vậy, mô hình này có phải là phương pháp hay nhất hay chúng ta chỉ đang thỏa hiệp? Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số thách thức của nơi làm việc kết hợp.

4 thách thức của môi trường làm việc kết hợp

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những trở ngại chính mà mô hình hybrid có thể mang lại và cách hiểu chúng có thể giúp bạn chuyển đổi sang một nơi làm việc linh hoạt như thế nào.

1. Giao tiếp có thể khó

Một số nhân viên đang ở văn phòng, trong khi những người khác làm việc tại nhà, vậy làm cách nào để tổ chức các cuộc họp trực tuyến và hội nghị ảo phù hợp với tất cả mọi người? Nhân viên tại văn phòng sẽ đăng nhập từ một máy tính hay họ nên tham gia từ các thiết bị khác nhau? Và những cuộc gặp gỡ ngẫu hứng thì sao? Các nhân viên trong văn phòng có thể chỉ cần ghé vào bàn của nhau và đồng bộ hóa nhanh chóng. Nhưng các đồng nghiệp tại nhà của họ có thể không có mặt tại thời điểm đó.

2. Sự phối hợp có thể bị mất cân bằng

Tương tự như các vấn đề giao tiếp, sự phối hợp có thể gây khó khăn khi đối phó với một môi trường làm việc hỗn hợp. Khi nói đến các tác vụ cộng tác, đồng bộ hóa là chìa khóa. Giờ đây, làm việc trong các nhóm hỗn hợp gây ra nhiều thách thức trong phối hợp hơn là làm việc đối mặt. 

>> Tại sao elearning là phương pháp tốt nhất trong đào tạo doanh nghiệp?

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

>> Làm sao để xây dựng văn hoá giao tiếp tuyệt vời tại nơi làm việc

3. Sự thiên vị về khoảng cách có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng

Mặc dù nơi làm việc kết hợp có thể giải quyết vấn đề giữ chân nhân viên, nhưng có một thách thức mới cần được giải quyết: sự thiên vị gần gũi.

Thành kiến khoảng cách là khái niệm cho rằng lực lượng lao động có khoảng cách gần gũi với các thành viên khác trong nhóm và lãnh đạo công ty sẽ được coi là có năng lực hơn và sẽ trở nên thành công hơn ở nơi làm việc so với đồng nghiệp ở xa của họ.

Điều này có thể gây ra một nơi làm việc ít hòa nhập hơn vì cả nhân viên từ xa và nhân viên lai đều cảm thấy như những nỗ lực của họ không được ghi nhận đầy đủ đơn giản vì họ ít được nhìn thấy. Nhân viên phải được tiếp cận với những cơ hội như nhau để thăng tiến và phát triển. Đây là lý do tại sao khuynh hướng khoảng cách cần được xem xét và giải quyết khi lập kế hoạch môi trường làm việc kết hợp cho công ty của bạn.

4. Khả năng sáng tạo có thể bị hạn chế

Sáng tạo cũng là một thách thức chính trong công việc từ xa. Đây cũng có thể là một vấn đề ở môi rtường làm việc kêt hợp.

Đúng là mức độ sáng tạo tăng lên khi có những cuộc gặp gỡ trực tiếp. Ví dụ: các tương tác xã hội, các cuộc trò chuyện tự phát, xem tác phẩm nghệ thuật hoặc một không gian làm việc được thiết kế độc đáo, đường đi làm đến và đi làm, tất cả đều có thể là những động lực sáng tạo cần thiết. Ở nhà hàng ngày, trong cùng một không gian, không có bất kỳ tác động bên ngoài nào có thể làm giảm mức độ sáng tạo.

Mẹo để thiết kế một nơi làm việc kết hợp hiệu quả

Sau khi xem xét những thách thức chính có thể nảy sinh khi triển khai không gian làm việc kết hợp, đã đến lúc khám phá cách chống lại chúng.

Hãy xem làm thế nào bạn có thể tránh được những cạm bẫy và thành công trong việc chuyển đổi sang một môi trường làm việc kết hợp .

Ưu tiên giao tiếp rõ ràng

Như chúng tôi đã đề cập, giao tiếp có thể là một vấn đề thực sự trong lực lượng lao động phân tán. Đảm bảo rằng bạn chỉ định mỗi kênh cho một mục đích giao tiếp cụ thể. Ví dụ: xác định những gì bạn sẽ thảo luận qua email, trên Skype. Bằng cách đơn giản hóa các phương tiện giao tiếp công nghệ, bạn đảm bảo các cuộc thảo luận suôn sẻ giữa các nhân viên tại văn phòng và tại nhà của mình.

>> Tại sao đào tạo kiến thức về sản phẩm lại quan trọng

>> 11 mẹo để chọn hệ thống quản lý học tập tốt nhất

>> 4 lợi ích chưa từng có của báo cáo LMS cho doanh nghiệp

Tăng cường kết nối cá nhân

Cần phải tìm cách để giữ cho lực lượng lao động của bạn đoàn kết, bất kể vị trí thực tế của họ. Lên kế hoạch cho các cuộc họp cho nhân viên mới của bạn, tạo một phòng nghỉ ảo nơi nhân viên có thể trò chuyện và nuôi dưỡng văn hóa công ty hòa đồng.

Đồng thời, khuyến khích sự hợp tác tích cực giữa các nhân viên bằng cách thúc đẩy các hội đồng thảo luận hoặc bằng cách tạo ra một kế hoạch gamification. Khen thưởng những nhân viên sẵn sàng hợp tác và thúc đẩy sự hòa nhập có thể là động lực bổ sung cho phần còn lại của lực lượng lao động.

Đầu tư vào kỹ năng và công cụ kỹ thuật số

Không phải tất cả nhân viên đều am hiểu công nghệ. Cung cấp đào tạo trực tuyến về cách sử dụng thành công các công cụ hội nghị truyền hình, bảng thảo luận và các kênh giao tiếp khác để mọi người có thể tham gia và làm việc theo nhóm. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng lực lượng lao động của bạn có tất cả các công cụ họ cần để làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng, có thể là thiết bị phù hợp (máy tính xách tay, bàn phím, tai nghe, v.v.) hoặc băng thông.

Đừng quên văn hóa công ty

Đó là một sai lầm lớn khi thỏa hiệp văn hóa công ty vì khoảng cách. Đây là lý do tại sao bạn nên cố gắng và tái tạo càng nhiều càng tốt bầu không khí tổng thể tồn tại trong các cuộc gặp mặt trực tiếp tại văn phòng. 

Thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất

Những người khác nhau có năng suất theo những cách khác nhau. Một số nhân viên cảm thấy sáng tạo và năng suất hơn khi làm việc trong sự thoải mái của chính ngôi nhà của họ, trong khi những người khác tập trung hơn khi họ đến văn phòng. Vì vậy, mục tiêu của bạn là cung cấp cho nhân viên của bạn tất cả các công cụ họ cần để làm việc hiệu quả cho dù họ đang ở đâu.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo nhân viên vui vẻ, sáng tạo và năng suất? Đầu tư vào không gian làm việc hiệu quả, có thể là tại nhà hoặc tại văn phòng. Hợp lý hóa các quy trình với giao tiếp thường xuyên giữa các nhóm, đào tạo linh hoạt , ngày đến hạn rõ ràng và các mục tiêu dự án có thể xác định được.

Bạn không cần phải chạy theo mô hình hybrid chỉ vì nó là một xu hướng. Nếu nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn, thì bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và lên kế hoạch trước khi chuyển sang môi trường làm việc kết hợp. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là lắng nghe và làm theo những gì nhân viên của bạn thích. Sau đó, cách tốt nhất là tùy chỉnh nơi làm việc của bạn dựa trên đó.