Thay đổi và cải tiến là một phần thiết yếu của bất kỳ tổ chức nào. Để đi trước đối thủ cạnh tranh và không bao giờ bỏ lỡ cơ hội, bạn phải liên tục tìm kiếm những cách khác nhau để cải thiện.

Có 2 loại Thay đổi trên mạng có thể xảy ra trong một tổ chức.

- Thay đổi đột phá - Bất cứ điều gì đó là một đại tu lớn của tổ chức. Nó đòi hỏi nhiều tháng lập kế hoạch làm việc và ngân sách cao.

- Cải tiến liên tục - Tất cả những thay đổi nhỏ bạn thực hiện khi đang di chuyển. Hãy suy nghĩ, bất kỳ chi tiết nhỏ nào, nếu cố định, có thể làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.

Một trong những cách tiếp cận phổ biến nhất để cải tiến liên tục là Kaizen, đây là cách tiếp cận quản lý của Nhật Bản.

Kaizen là gì?

Theo định nghĩa, Kaizen có nghĩa là thay đổi (kai) cho tốt hơn (zen). Ý tưởng chính của triết lý là cải tiến liên tục - có tiềm năng cải tiến về mọi thứ.

Có 2 phần riêng biệt với Kaizen

- Triết lý - Ý tưởng chính đằng sau Kaizen là cải tiến phải là trách nhiệm của mọi người, cho dù họ là nhân viên C-suite hay nhân viên của cửa hàng. Giúp cải thiện tổ chức nên được khuyến khích và khen thưởng.

- Hành động - Ngay cả khi bạn đạt được văn hóa cải tiến liên tục, điều đó không có nghĩa là các sáng kiến ​​cải tiến thực tế sẽ tự diễn ra. Bạn sẽ cần tổ chức sự kiện Kaizen , đây là phần thực hiện của phương pháp luận.

>> Cách làm tăng sự trung thành của nhân viên

>> 4 bước để gần nhân viên hơn mà sếp cần "bỏ túi"

Đối với một công ty quản lý để có được cả hai khía cạnh của Kaizen, họ sẽ gặt hái được vô số lợi ích.

- Quy trình hiệu quả - Vì nhân viên sẽ liên tục tập trung vào cải tiến, quy trình của bạn sẽ hiệu quả nhất có thể.

- Nhân viên hài lòng và gắn bó - Mọi người đều thích được coi trọng trong một công ty. Bằng cách làm cho ý kiến ​​của nhân viên của bạn được lắng nghe, xem xét và thực hiện, họ có nhiều khả năng hài lòng với công việc hơn.

- Sản phẩm hoặc Dịch vụ tốt hơn - Kết quả của hai điểm đầu tiên, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ tốt hơn về chất lượng hoặc giá cả.

Sử dụng Kaizen để cải thiện công ty của bạn

1. Thiết lập văn hóa Kaizen

- Giai đoạn một - Tất cả các đề xuất đã gửi được xem xét và đánh giá. Nếu chúng không được đưa vào thực tế, nhân viên sẽ nhận được phản hồi về Tại sao. Giai đoạn này đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết ý kiến ​​của họ có giá trị & sẽ không được khuyến khích.

- Giai đoạn hai - Bạn đào tạo nhân viên về cách cải tiến quy trình hoạt động, cho phép họ đóng góp tốt hơn.

- Giai đoạn thứ ba - Tạo một hệ thống phần thưởng cho nhân viên thực sự làm việc chăm chỉ để giúp cải tiến quy trình. Bằng cách này, toàn bộ sáng kiến ​​không chỉ là một giai đoạn mà nhân viên của bạn sẽ chán.

Khi bạn đã bắt đầu và đã có rất nhiều ý tưởng về cách cải thiện tổ chức của mình, bạn có thể bắt đầu tổ chức Sự kiện Kaizen.

2. Cải thiện quy trình với sự kiện Kaizen

Ban đầu, Kaizen khởi đầu là một trong những cải tiến quan trọng nhất trong dây chuyền sản xuất xe hơi. Khi Toyota tích hợp khái niệm kaizen trong mô hình kinh doanh của mình, mục tiêu chính của công ty là dạy quản lý cách xem nhân viên theo quan điểm cá nhân. Họ nhận ra rằng một trong những khía cạnh quan trọng nhất của Kaizen là yếu tố con người. 

Yếu tố con người của Kaizen thành các điểm nổi bật:

• Mọi nhân viên đều quan trọng
• Nhân viên giúp đỡ với những ý tưởng và cải tiến mới
• Nhân viên là chuyên gia về những gì họ làm
• Người quản lý làm việc cùng với nhân viên để tìm giải pháp

>> Các nguyên tắc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

>> Làm thế nào để tăng năng suất làm việc hiệu quả

Khi các nhà quản lý hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên trong lĩnh vực cụ thể của công việc, họ sẽ được trang bị nhiều hơn để đưa nhân viên vào vị trí mà họ có thể đóng góp tốt nhất. 

Các nhà quản lý của Toyota đã sử dụng chiến thuật này để xác định xem một nhân viên có đang vật lộn do đào tạo không phù hợp, lỗi sản xuất hay đơn giản là có một ngày tồi tệ. 

Trong khi làm việc trực tiếp sản xuất, nhân viên thường tìm ra các biện pháp mới để giảm lượng thời gian và nguyên liệu cần thiết để hoàn thành công việc. 

Cắt giảm chi phí không cần thiết giúp các công ty không chỉ tăng năng suất và tinh thần của nhân viên, mà còn lợi nhuận bằng cách hợp lý hóa việc sử dụng vật liệu.

Tất cả những lợi ích này đã được thực hiện bằng cách nhận ra của Toyota về việc tài sản của nhân viên của họ có giá trị như thế nào. Nhân viên của họ là những người có trình độ nhất để đề xuất cải tiến quy trình mới. Rốt cuộc, vì họ là chuyên gia về chính công việc của họ, họ được định vị duy nhất để tìm các thực hiện nó tốt hơn nữa.

Học hỏi không ngừng để thành công liên tục 

Cho dù bạn là một Fortune 500 hay một người hoạt động nhỏ, Kaizen có thể là một tư duy cực kỳ sinh lợi để thực hiện trong doanh nghiệp của bạn 

Định hướng trong khái niệm học tập và phát triển liên tục suốt đời là một tư duy tuyệt vời cho các cá nhân để nắm giữ những năm 80 của họ. Cho phép thái độ này để thâm nhập vào kinh doanh là vô cùng khôn ngoan. 

Kaizen giúp  xây dựng dựa trên các nguyên tắc cốt lõi tạo nên một doanh nghiệp xuất sắc để bắt đầu. Đi xa hơn, nó cho phép  liên tục phát triển và cải thiện hệ thống. 

Nắm bắt một tư duy tìm cách kiên định tiến về phía trước thay vì bị mắc kẹt vào chủ nghĩa hoàn hảo sẽ tạo ra một bầu không khí linh hoạt cho sự phát triển và sự bền vững kinh doanh cho các thế hệ tiếp theo. Không có gì ngạc nhiên khi tư duy Kaizen và lãnh đạo tinh gọn đang tăng nhanh như vậy trong sự thành công của các doanh nghiệp hiện đại.