BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ MỚI CHO DOANH NGHIỆP THAM KHẢO

Tiếp nhận và quản lý nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác và đồng thời có thể giữ chân nhân sự mới ở lại cống hiến lâu dài cho công ty. Và để đảm bảo quy trình quản lý được triển khai đầy đủ và xuyên suốt, bộ phận hành chính trong doanh nghiệp cần phải chú trọng vào việc xây dựng một biểu mẫu quản lý nhân sự mới đạt chuẩn và chuyên nghiệp.

Trong bài viết này, cùng Acabiz tìm hiểu về các nội dung cần có trong các biểu mẫu quản lý nhân sự mới để tham khảo và áp dụng hiệu quả vào các hoạt động quản trị nhân sự cho từng doanh nghiệp hiện nay.

Nội dung cần có trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới

Quản lý và theo dõi nhân sự mới là một trong những nhiệm vụ chính mà phòng hành chính nhân sự phải đảm nhiệm và lên kế hoạch triển khai chi tiết. Một trong số những phần công việc phải làm để quản lý hiệu quả đó là thiết lập một biểu mẫu quản lý nhân sự đầy đủ, chi tiết để có thể cập nhật thông tin nhân sự nhanh chóng, thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi nhân sự trong quá trình làm việc tại công ty.

Bộ phận nhân sự có thể tham khảo việc xây dựng biểu mẫu quản lý nhân sự bằng file excel với đầy đủ các trường nội dung như sau:

1. Mã nhân viên hoặc mã chấm công: mỗi nhân viên trong công ty đều sở hữu một mã số riêng không trùng lặp với nhau. Khi nhân viên đó nghỉ việc thì mã số này vẫn được giữ nguyên để lưu trữ thông tin và không gắn lại cho nhân viên khác.

2. Họ và tên

3. Email cá nhân

4. Email công việc: địa chỉ mail để sử dụng làm việc và trao đổi với khách hàng. Những email này thường là do doanh nghiệp cung cấp cho nhân sự mới khi vào làm việc và có một công thức thiết lập địa chỉ email chung.

5. Số điện thoại liên hệ

6. Ngày sinh

7. Giới tính

8. Chức danh

9. Bộ phận

10. Cấp bậc: quản lý, nhân viên, giám đốc, …

11. Vị trí công việc

12. Lương offer

13. Lương cơ bản

14. Ngày bắt đầu làm việc/ Ngày ký hợp đồng thử việc

15. Hình thức làm việc: fulltime, part-time, thời vụ,…

16. Cơ sở làm việc

17. Địa chỉ sinh sống

18. Địa chỉ thường trú

19. Số Chứng minh thư nhân dân (ngày cấp, nơi cấp)

20. Trình độ học vấn, thông tin liên quan đến bằng cấp, chuyên ngành học,…

21. Giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe,…

22. Hợp đồng thử việc

23. Chế độ lương thưởng và phụ cấp: hình thức thanh toán lương, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, số sổ bảo hiểm, …

>> Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng thế nào là hiệu quả?

>> Nhân viên kế toán tổng hợp và 6 kỹ năng quan trọng

Hệ thống các biểu mẫu quản lý nhân sự cần có trong doanh nghiệp

Bên cạnh biểu mẫu quản lý dành cho nhân sự mới, bộ phận nhân sự cũng có thể áp dụng những nội dung trên cho những biểu mẫu quản lý nhân viên trong công ty nhưng các trường thông tin cần bổ sung đầy đủ và tổng quát hơn. Dưới đây là 5 biểu mẫu quản lý nhân sự bằng file excel mà doanh nghiệp nào cũng cần phải sở hữu:

1. Biểu mẫu quản lý danh sách nhân sự tổng quan: cung cấp tổng quan thông tin nhân sự đang ký hợp đồng làm việc với công ty.

2. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cá nhân: tổng hợp và theo dõi chi tiết các thông tin về học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ hồ sơ theo quy định.

3. Biểu mẫu quản lý hợp đồng: đây là file excel để bộ phận nhân sự có thể quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc, thực tập của nhân viên. Biểu mẫu lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản, tuy nhiên lại chứa khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu sự chính xác cao.

4. Biểu mẫu theo dõi biến động tiền lương của nhân sự: đây là file tổng hợp các thông tin liên quan đến chế độ tiền lương của nhân viên: tăng lương, giảm lương, thay đổi vị trí công việc, chuyển công tác,…

5. Biểu mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc: biểu mẫu này được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Trong biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.

Trên đây là một số những biểu mẫu quản lý nhân sự mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng hiệu quả vào hoạt động quản lý nhân viên của mình. Với bản hướng dẫn chi tiết cơ bản này chắc chắn dù là những người học Excel cũng sẽ dễ dàng nắm bắt được. Acabiz hy vọng rằng những biểu mẫu này sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết việc quản lý hỗ trợ nhân sự chính xác – bảo mật và chuyên nghiệp nhất.