Bí quyết giao tiếp qua điện thoại thành công

Bạn đã bao giờ gặp rắc rối khi giao tiếp qua điện thoại chưa? Đặc biệt với những ai làm những công việc liên quan đến trao đổi khách hàng qua điện thoại, chỉ cần mắc một sai lầm nhỏ sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu và muốn rời khỏi cuộc trò chuyện. Đừng quá lo lắng, trong bài viết dưới đây, ACABIZ sẽ bật mí cho bạn bí quyết giao tiếp qua điện thoại để tạo được thiện cảm ngay từ phút đầu tiên.

Chuẩn bị nội dung trước khi giao tiếp qua điện thoại

Khi gọi điện cho khách hàng, việc họ nhấc máy và dành thời gian cho cuộc trò chuyện là một điều vô cùng quý giá. Cho nên, nếu bạn không biết nói gì sẽ làm mất thời gian của cả hai. Việc này sẽ khiến khách hàng cảm thấy không muốn tiếp tục trao đổi thông tin, thậm chí là tắt ngang máy. Để không mắc phải tình trạng này, hãy chuẩn bị thật kỹ nội dung trước khi bắt đầu gọi điện thoại.

>> Bạn có nắm được kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp?

>> Điểm danh 5 ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất

Bạn cần chuẩn bị nội dung trước khi giao tiếp qua điện thoại

Luôn để sổ, bút trước mặt

Trước khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, bạn hãy chuẩn bị sẵn một cây sổ và cây bút. Việc này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Từ đó, bạn sẽ hiểu rõ về khách hàng để chủ động hỗ trợ, giải đáp những thắc mắc của họ.

Đặc biệt, khi khách hàng gọi điện đến, việc ghi chú sẽ giúp bạn rà soát thông tin, điều chỉnh cuộc nói chuyện một cách hợp lý nhất. Bạn sẽ dễ dàng khai thác được thông tin giúp cho các hoạt động chăm sóc về sau được hiệu quả hơn.

Thời điểm gọi điện thoại

Thời điểm gọi điện thoại là một yếu tố rất quan trọng mà bạn cần lưu ý. Nên tránh gọi vào khoảng thời gian ngoài giờ làm việc như: sáng sớm, giữa trưa, buổi tối. Bởi đây chính là khoảng thời gian mọi người nghỉ ngơi, họ không muốn tiếp nhận thêm bất cứ thông tin nào.

Ngoài ra, bạn cũng không nên gọi vào đầu giờ làm việc. Bởi khoảng thời gian này, mọi người sẽ tập trung giải quyết công việc, khi bạn gọi điện có thể khiến họ cảm thấy bực mình. Vì vậy, bạn hãy lựa chọn các khung giờ thích hợp nhất để gọi điện. Trong trường hợp khách hàng đề nghị liên lạc vào thời gian khác thì bạn nên khéo léo hỏi thời gian nào bạn có thể gọi lại.

Thời điểm gọi điện thoại là một yếu tố rất quan trọng mà bạn cần lưu ý

Xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi

Khi giao tiếp qua điện thoại, đầu tiên bạn cần chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng về tên, địa chỉ công ty để người nghe sẽ biết bạn là ai. Mặt khác, bạn cũng cần nhắc lại thông tin của người nhận để đảm bảo rằng mình đã gọi đúng. Sau đó, hãy nêu mục đích của cuộc gọi. Việc này sẽ giúp khách hàng nắm được vấn đề mà bạn đang đề cập đến. Đây cũng chính là khoảng thời gian để họ rà soát lại những thông tin liên quan.

Thái độ thân thiện, tích cực

Với hình thức gọi điện thoại để giao tiếp, khách hàng không thể đánh giá được bề ngoài, cử chỉ hoặc nét mặt của bạn. Điều duy nhất mà họ có thể cảm nhận được đó chính là thái độ và giọng điệu. Vì vậy, khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, hãy giữ một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm để giúp người nghe thấy thoải mái, dễ chịu nhé!

Nếu bạn cho rằng, không cần thiết phải cười với khách hàng vì họ không thể nhìn thấy được thì hãy dập tắt ngay suy nghĩ này. Bởi, nụ cười sẽ ảnh hưởng đến giọng điệu và họ hoàn toàn có thể nhận ra. Sự vui vẻ, thái độ hòa nhã thân thiện chính là tiền đề để cuộc nói chuyện được tích cực hơn.

Nói rõ ràng với tốc độ vừa phải

Khi gọi điện tư vấn, thương lượng với khách hàng, bạn nên nói dễ hiểu, không nên sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành hoặc nói xen kẽ 2 ngôn ngữ. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu, không hiểu bạn đang nói gì, thậm chí họ còn cho rằng bạn là người thích thể hiện.

Bên cạnh đó, để người nghe nắm được nội dung, tiếp nhận đủ thông tin thì bạn cần phải nói với một tốc độ vừa phải, rõ ràng. Đừng nghĩ rằng nói nhanh sẽ giúp tiết kiệm thời gian, vì nó sẽ khiến khách hàng không nghe kịp, bạn phải lặp lại nhiều lần và làm tốn thời gian của đôi bên.

Không làm việc riêng khi nói chuyện

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn không nên làm việc riêng như: ăn uống, chơi game, lướt Facebook… Việc này sẽ khiến bạn xao nhãng, bỏ lỡ mất thông tin quan trọng và làm gián đoạn cuộc hội thoại. Hơn nữa, nếu đầu dây bên kia nhận thấy bạn không tập trung, họ sẽ đánh giá bạn là người thiếu lịch sự, không có chuyên môn, thậm chí khiến họ phật ý muốn kết thúc cuộc trao đổi.

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn không nên làm việc riêng

Tóm tắt lại nội dung trước khi kết thúc

Trước khi kết thúc, bạn nên nhắc lại nội dung để đảm bảo rằng khách hàng đã nắm được thông tin đã trao đổi. Việc này còn có thể giúp bạn kiểm tra lại thông tin, tránh được những sai lệch, rắc rối sau này. Hơn nữa, đây cũng là cách thể hiện sự quan tâm đến vấn đề khách hàng, giúp họ cảm thấy được tôn trọng và đặt niềm tin vào bạn.

Chào tạm biệt

Bạn có thể “ghi điểm” tuyệt đối với khách hàng với những câu chúc tốt lành hoặc một lời cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Từ đó, họ sẽ cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Đừng quên phải để khách hàng gác máy xuống trước bạn nhé!

Giao tiếp qua điện thoại được xem là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc. Vì vậy, bạn hãy “note” lại những thông tin hữu ích mà chúng tôi chia sẻ ở trên để chuẩn bị thật tốt cho cuộc hội thoại nhé!