MẪU THƯ TỪ CHỐI ỨNG VIÊN KHÉO LÉO, TINH TẾ

Trong thị trường tuyển dụng nhiều biến động, việc từ chối một ứng viên có thể là một nhiệm vụ khá khó khăn và nhạy cảm. Cần nhớ rằng, việc từ chối không chỉ ảnh hưởng đến người ứng tuyển mà còn phản ánh hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để tạo email thư từ chối ứng viên một cách khéo léo, tinh tế mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp? Hãy cùng Acabiz khám phá qua bài viết này, và đừng quên tham khảo mẫu thư từ chối ứng viên mà chúng tôi gợi ý cho bạn dưới đây.

1. Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên là một cách chuyên nghiệp và lịch sự để thông báo cho ứng viên rằng họ không được chọn cho vị trí công việc mà họ đã ứng tuyển. Mặc dù việc viết thư từ chối có thể khó khăn, nhưng đây là một cách tốt để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên và giữ cửa mở cho những cơ hội trong tương lai.

2. Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên

Gửi thư từ chối ứng viên đến các ứng viên không được chọn có một số lợi ích quan trọng, bao gồm:

Chuyên nghiệp và lịch sự: Đây là cách mà công ty đối xử tôn trọng với ứng viên, thể hiện sự quan tâm đến thời gian và nỗ lực mà họ đã dành ra để ứng tuyển.

Truyền đạt thông tin: Thư từ chối giúp ứng viên hiểu rằng họ không cần phải chờ đợi hoặc lo lắng về tình trạng của ứng tuyển nữa.

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Mặc dù ứng viên không phù hợp với vị trí này, họ có thể phù hợp với một vị trí khác trong tương lai. Gửi thư từ chối giúp duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên và để cửa mở cho những cơ hội trong tương lai.

Xây dựng hình ảnh công ty: Cách công ty xử lý quá trình từ chối có thể góp phần vào hình ảnh công ty trong mắt công chúng. Việc này có thể tạo ra một ấn tượng tốt đối với các ứng viên tiềm năng và người khác trong ngành.

Phản hồi và cải tiến: Trong một số trường hợp, thư từ chối có thể bao gồm phản hồi hữu ích giúp ứng viên hiểu vì sao họ không được chọn và cách họ có thể cải thiện cho các cơ hội trong tương lai.

Đọc thêm:

>> Lý do khiến doanh nghiệp khó tuyển người làm

3. Những thông tin nên có trong thư từ chối ứng viên

Thư từ chối ứng viên nên bao gồm những thông tin sau:

Thông tin cơ bản: Ngày viết thư, tên và địa chỉ của ứng viên.

Lời cảm ơn: Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian ứng tuyển và tham gia vào quá trình tuyển dụng.

Thông báo từ chối: Thông báo rõ ràng rằng ứng viên không được chọn cho vị trí mà họ đã ứng tuyển.

Cung cấp lý do từ chối (tùy chọn): Điều này không phải luôn luôn cần thiết và nên được xem xét cẩn thận, vì việc cung cấp lý do cụ thể có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, nếu có thể, cung cấp phản hồi chung có thể giúp ứng viên hiểu hơn và cải thiện cho tương lai.

Khuyến khích ứng tuyển lại trong tương lai: Để cửa mở cho ứng viên để ứng tuyển lại trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp.

Chúc may mắn: Kết thúc thư bằng một lời chúc may mắn trong tìm kiếm công việc và sự nghiệp tiếp theo của ứng viên.

Chữ ký của bạn: Tên của bạn, chức vụ, và thông tin liên lạc của bạn.

Đảm bảo rằng thư từ chối được viết một cách chuyên nghiệp và tôn trọng, nhớ rằng ứng viên đã dành nhiều thời gian và nỗ lực vào quá trình ứng tuyển.

4. Mẫu thư từ chối ứng viên

Dưới đây là một mẫu thư từ chối ứng viên một cách tôn trọng và chuyên nghiệp:

Mẫu 1 – Văn phong gần gũi, thân thiện

Chào [Tên Ứng Viên],

Rất vui khi được liên hệ với bạn sau quá trình phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty].

Đầu tiên, chúng tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã dành thời gian và nỗ lực để gặp chúng tôi và chia sẻ những thông tin quý giá về bản thân và kỹ năng của bạn. Chúng tôi rất ấn tượng với những gì bạn đã đạt được và cách bạn trình bày mình trong suốt quá trình này.

Tuy nhiên, sau nhiều cân nhắc và đánh giá, chúng tôi đã quyết định tiếp tục với một ứng viên khác cho vị trí này. Quyết định này không phản ánh sự thiếu kỹ năng hay năng lực từ phía bạn, mà chỉ đơn giản là có một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu cụ thể của chúng tôi lúc này.

Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và hy vọng có thể gặp bạn trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp hơn.

Dù bạn đang ở đâu trên hành trình nghề nghiệp của mình, chúng tôi chúc bạn thành công rực rỡ và chắc chắn rằng bạn sẽ tìm được vị trí phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm xuất sắc của mình.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề]

[Tên Công ty]

Mẫu 2 – Văn phong trịnh trọng, lịch sự

Kính gửi Anh/Chị [Tên Ứng Viên],

Trước hết, tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị vì đã dành thời gian tham gia vào quá trình tuyển dụng tại [tên công ty] cho vị trí [tên vị trí].

Chúng tôi rất coi trọng mỗi hồ sơ ứng tuyển và đã dành thời gian cân nhắc kỹ lưỡng. Anh/Chị đã cho chúng tôi thấy một ứng viên có nhiều tài năng và đầy đủ năng lực.

Tuy nhiên, sau quá trình đánh giá, chúng tôi tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đã quyết định không tiến hành với hồ sơ của Anh/Chị lúc này. Quyết định này không phản ánh bất kỳ thiếu sót nào từ phía Anh/Chị. Thay vào đó, nó dựa trên việc tìm kiếm sự phù hợp tốt nhất cho nhu cầu hiện tại của chúng tôi.

Chúng tôi xin lỗi nếu tin này không mang lại kết quả mong đợi cho Anh/Chị. Chúng tôi rất đánh giá cao sự quan tâm của Anh/Chị đối với công ty và hi vọng sẽ có cơ hội hợp tác với Anh/Chị trong tương lai nếu có vị trí phù hợp hơn.

Chúng tôi chúc Anh/Chị thành công trong một công việc phù hợp ở tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề]

[Tên Công ty]

Lời kết:

Viết thư từ chối ứng viên một cách khéo léo và tinh tế cũng là một kỹ năng quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Nắm vững những nguyên tắc khi viết thư từ chối ứng viên như gợi ý phía trên, bạn có thể gửi thông điệp tới họ một cách tôn trọng và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên. Ngoài ra viết thư từ chối một cách chuyên nghiệp còn để tạo dựng một hình ảnh ấn tượng và đáng tin cậy của doanh nghiệp bạn trong mắt người lao động.