L&D cuối năm cần làm những công việc gì? (Phần 2)

Tiếp nối nội dung “Tổng hợp, báo cáo kết quả đào tạo trong năm” đã chia sẻ ở bài viết về: L&D cuối năm cần làm những công việc gì? (Phần 1), ở bài viết này Acabiz sẽ chia sẻ đến bạn những nội dung tiếp thuộc phần “Lên kế hoạch đào tạo cho năm mới” mà bộ phận L&D cần thực hiện vào cuối năm. Mời bạn đọc chi tiết các công việc cụ thể qua bài viết dưới đây.

B. Lên kế hoạch đào tạo cho năm mới 

6. Khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân sự trong năm mới

Để chuẩn bị cho năm mới, bộ phận L&D của công ty cần tiến hành một cuộc khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân sự các phòng ban trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính của việc này là đảm bảo rằng bộ phận đào tạo hiểu rõ những kỹ năng mà nhân viên cần và mong muốn học hỏi.

Chẳng hạn, đội ngũ kinh doanh có thể quan tâm đến việc phát triển kỹ năng giao tiếp, trong khi bộ phận kế toán có thể cần cải thiện kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng. Bằng cách xác định rõ những nhu cầu cụ thể này và đo lường sự quan tâm của nhân sự, L&D có thể lập kế hoạch đào tạo một cách hiệu quả hơn.

Ngoài việc xác định nhu cầu, bộ phận đào tạo cũng nên yêu cầu nhân sự đánh giá những chương trình đào tạo đã được triển khai trong năm qua. Họ cần đưa ra nhận xét về hiệu quả của các khóa học, điểm mạnh và yếu của chúng, và xem xét xem liệu họ có hứng thú tham gia vào các khóa đào tạo nâng cao của các chủ đề này hay không?

Việc thu thập thông tin này giúp bộ phận L&D có cái nhìn tổng quan và khách quan hơn về việc lên kế hoạch tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên trong tương lai.

Khảo sát nhu cầu đào tạo có thể được thực hiện thông qua các bài khảo sát trắc nghiệm hoặc bằng việc thu thập ý kiến tự do từ nhân viên và cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp. Công tác thực hiện khảo sát nên được thực hiện và hoàn tất sớm từ đầu quý 4 hàng năm để bộ phận L&D có đủ thời gian đánh giá, cân đối và lên phương án kế hoạch cho các chương trình đào tạo mới.

7. Phân tích nhu cầu đào tạo ở quy mô toàn tổ chức

Phân tích nhu cầu đào tạo trên quy mô toàn tổ chức đòi hỏi một góc nhìn rộng lớn hơn so với việc khảo sát nhu cầu đào tạo của từng nhân viên riêng lẻ. Công việc này không cần thực hiện hàng năm, có thể tập trung vào mỗi hai năm một lần. Quá trình này bao gồm các đầu mục công việc cụ thể sau:

- Khảo sát toàn bộ nhân viên: Đầu tiên, chúng ta cần tiến hành một cuộc khảo sát toàn diện đối với tất cả nhân viên trong tổ chức. Mục tiêu là hiểu rõ nhu cầu đào tạo tổng quan và đa dạng của tổ chức.

- Phỏng vấn các trưởng bộ phận: Để có cái nhìn chi tiết hơn về nhu cầu của từng bộ phận cụ thể, L&D cần tìm hiểu mong muốn học tập và phát triển của từng nhóm làm việc thông qua người đứng đầu các nhóm đó.

- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn: Sự hợp tác với các phòng ban chuyên môn giúp L&D thu thập thông tin quan trọng về mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp, các dự án sắp tới, và yêu cầu đặc biệt về đào tạo. Điều này đảm bảo rằng các chương trình đào tạo sẽ đi theo chính xác nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

- Tham vấn ý kiến lãnh đạo cấp cao: Cuối cùng, việc tham vấn ý kiến lãnh đạo cấp cao để hiểu rõ mục tiêu và định hướng phát triển của toàn doanh nghiệp. Dựa vào thông tin này, bộ phận đào tạo có thể xây dựng một bản kế hoạch đào tạo cho năm mới hiệu quả và tối ưu nhất.

8. Lập kế hoạch nội dung đào tạo

Sau khi đã hoàn tất công tác khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân viên và toàn bộ doanh nghiệp, bộ phận L&D tiến hành tổng hợp, phân tích và lên kế hoạch nội dung đào tạo cho năm sau. Dựa vào những thông tin đã thu thập được, bộ phận đào tạo sẽ biết được nội dung nào cần thiết ưu tiên đào tạo, nội dung nào có thể đào tạo với quy mô nhỏ hơn. Từ đó chọn ra các nội dung đào tạo sẽ triển khai, đơn vị đào tạo bên ngoài, ngân sách dự trù cho mỗi chương trình đào và lên lịch đào tạo cả năm cho doanh nghiệp.

Ngoài kế hoạch về nội dung, bộ phận L&D còn cân đối để chọn ra giảng viên, tài liệu và hình thức đào tạo phù hợp nhất để thực hiện thành công những nội dung đào tạo đã được lên kế hoạch này.

Có thể nói rằng bước lên kế hoạch nội dung này là công tác quan trọng nhất trong tất cả những công việc mà bộ phận L&D cần thực hiện vào cuối năm. Đây là bước vừa cần sự đánh giá, phân tích số liệu cũ vừa là bước lên những phương án, kế hoạch nội dung mới cho năm sau. Hơn nữa ở bước này, L&D cần cân đối làm sao cho kế hoạch đưa lên phải phù hợp với ngân sách xin phê duyệt mà vẫn đảm bảo được hiệu quả mang lại từ đào tạo cho doanh nghiệp.

9. Lập kế hoạch ngân sách

L&D xem lại mức ngân sách đã sử dụng cho công tác đào tạo tới thời điểm hiện tại, số liệu này thường được thể hiện trong báo cáo tổng kết cuối năm như đã đề cập trong bài: L&D cuối năm cần làm những công việc gì? (Phần 1)

Sau đó L&D dự báo ngân sách đào tạo cho năm tới, có thể dựa trên kế hoạch đào tạo đã lên phía trên kết hợp cùng các số liệu năm cũ. Sau đó trình mức ngân sách này lên để cấp trên phê duyệt. Sẽ có nhiều sửa đổi và điều chỉnh trong quá trình xin phê duyệt và nhiệm vụ của bộ phận L&D lúc này là cân đối và điều chỉnh làm sao cho mức ngân sách này được hợp lý nhất, đồng thời bộ phận L&D cũng cần phải trình bày rõ ràng và thuyết phục tới lãnh đạo những hạng mục chi phí có trong khoản ngân sách này.

Dựa vào ngân sách đã được duyệt, bộ phận L&D lên kế hoạch cho các chương trình đào tạo năm mới, các chương trình này phải căn cứ theo mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp trong năm đó.

Khi thực hiện xong bước này, bộ phận L&D đã gần như hoàn thành được các đầu mục công việc cần thực hiện vào cuối năm. Công việc tiếp theo là giữ cho các kế hoạch đào tạo đã thông qua được triển khai một cách thuận lợi nhất.

Kết luận:

Trên đây là các công việc còn lại mà bộ phận đào tạo phải thực hiện vào quý 4 mỗi năm. Đây đều là những công việc quan trọng để phục vụ cho hoạt động đào tạo tại doanh nghiệp diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả. Kết hợp cùng với nội dung đã chia sẻ ở bài: L&D cuối năm cần làm những công việc gì? (Phần1), hi vọng bộ phận L&D trong doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích để thực hiện công tác báo cáo và lập kế hoạch đào tạo cho tổ chức của mình vào năm 2024 sắp tới.