LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN LÀ GÌ? CẦN THỰC HIỆN QUA NHỮNG BƯỚC NÀO?

Lập kế hoạch nhân sự cho dự án là bước làm cần thiết và quan trọng trước khi bắt đầu thực hiện một dự án nào đó trong doanh nghiệp . Nó góp phần quyết định dự án có diễn ra trơn tru hay không. Trong bài viết này, Acabiz gửi đến bạn khái niệm về việc lập kế hoạch nhân sự cho dự án và các bước để thực hiện một kế hoạch nhân sự cho dự án đó.

Kế hoạch nhân sự cho dự án là gì?

Kế hoạch nhân sự cho dự án là tất cả các khía cạnh về yếu tổ nhân sự sẽ triển khai thực hiện của một dự án. Đây là bước quyết định các phần cần chuẩn bị về mặt nhân sự cho dự án. Kế hoạch này bao gồm các thông tin như: Vai trò và trách nhiệm của nhân sự, số lượng nhân sự tham gia, các thông tin liên quan đến công việc của nhân sự sẽ thực hiện trong dự án…

Kế hoạch nhân sự cho dự án thường được lập bởi chính người quản lý trực tiếp của dự án đó và trước khi dự án bắt đầu.

Cách lập kế hoạch nhân sự cho dự án

1. Xác định vai trò và trách nhiệm của các nhân sự có mặt trong dự án

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, bạn nên xác định vai trò và trách nhiệm của tất cả những vị trí nhân sự cần thiết để hoàn thành dự án đó.

Ví dụ: nếu bạn đang giám sát một dự án tiếp thị, bạn có thể cần một số nhân sự về tiếp thị tiến hành nghiên cứu, tạo nội dung, xuất bản nội dung đó và xem xét dữ liệu phân tích của bạn. Cố gắng nghĩ về tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần ai đó thực hiện trong dự án của mình và sắp xếp các nhiệm vụ đó thành các vai trò. Bạn có thể sử dụng những vai trò này để xác định những vị trí cần đưa vào dự án.

2. Tham khảo sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức là bảng mô tả cấu trúc bên trong của một doanh nghiệp về các bộ phận nhân sự, thể hiện mối liên hệ và trách nhiệm giữa các bộ phận đó với nhau. Ngoài ra nó còn nói lên hệ thống quyền hành của bộ phận đó trong doanh nghiệp.

Nhìn vào sơ đồ tổ chức, bạn có thể biết được ai là người phù hợp để bạn đề xuất hoặc lựa chọn tham gia vào dự án của mình. Trường hợp bạn không tìm thấy người phù hợp hiện có tại công ty, bạn có thể đề xuất doanh nghiệp để được thuê mới từ bên ngoài.

3. Tạo chiến lược nhân sự

Tạo chiến lược nhân sự là bước làm tiếp theo sau khi bạn đã xác định được nhân sự phù hợp có sẵn tại công ty và nhân sự nào là cần thuê mới từ bên ngoài. Chiến lược nhân sự giúp bạn theo dõi những phần việc của các nhân sự thuê ngoài để có những yêu cầu đối với vị trí này. Tốt hơn hết, hãy tạo ra một check list nhân sự và lịch trình công việc mà họ cần phải làm trong toàn bộ dự án trước khi dự án bắt đầu.

Đọc thêm:

>> Cách tạo một kế hoạch quản lý dự án hiệu quả

4. Xem xét đào tạo và phát triển

Khi bắt đầu một dự án, một số thành viên được chọn có thể cần phải học thêm các kỹ thuật mới, cách sử dụng các công cụ hoặc thiết bị phục vụ cho hoạt động của dự án. Bạn nên xem xét đến việc tổ chức chương trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp để phổ biến lượng kiến thức và kỹ năng này cho các nhân sự trước khi dự án bắt đầu. Đây là một việc nên làm để đảm bảo cho dự án được thực hiện một trách trôi chảy và có hiệu quả nhất.

5. Lên kế hoạch tạo các phần thưởng cho nhân sự dự án

Bạn nên có kế hoạch chuẩn bị cho các phần thưởng hoặc hình thức tuyên dương, công nhận tới nhân viên khi dự án được hoàn thành. Điều này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và khiến họ hăng hái hơn trong quá trình làm việc. Từ đó mang lại kết quả tốt hơn và rất có thể dự án sẽ được hoàn thành nhanh chóng trước thời hạn được giao.

Lên danh sách những phần thưởng mà bạn cho là có khả năng được xét duyệt và hợp lý sau đó lựa chọn ra cái hoặc hình thức phù hợp nhất để cho vào bản kế hoạch.

6. Liệt kê tài nguyên vật chất

Một phần quan trọng không thể không đưa vào bảng kế hoạch của dự án đó là danh sách các nguồn lực vật chất giúp đội nhóm của bạn hoàn thành được dự án. Các tài nguyên này có thể kể đến như: máy tính, công cụ, phần mềm máy tính, máy photocopy, vật tư văn phòng hoặc không gian làm việc yêu cầu…

Ngoài ra bạn cũng cần liệt kê cả những tài liệu cần thiết cho quá trình thực hiện dự án của mình và đưa nó vào bảng kế hoạch.

7. Đảm bảo tuân thủ và an toàn

Khi làm việc trong một dự án cụ thể, bạn cần tìm hiểu kỹ về chính sách của công ty, quy định của Pháp luật - địa phương hoặc các quy tắc an toàn. Sau đó ghi lại những thông tin cần thiết, đáng chú ý có liên quan đến dự án của bạn vào bảng kế hoạch để có thể theo dõi và đảm bảo việc tuân thủ các quy định này trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Lời kết:

Trên đây là khái niệm và các bước thực hiện của việc lập bảng kế hoạch nhân sự cho dự án trong doanh nghiệp. Hi vọng qua bài viết này, các bạn đã có thể hiểu được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho dự án. Đồng thời sẽ tự mình triển khai được kế hoạch cho dự án của doanh nghiệp mình khi cần thiết.

Đăng ký thông tin để nhận thêm nhiều bài viết hữu ích về ngành HR từ Acabiz và tham gia trải nghiệm miễn phí Nền tảng đào tạo cho Doanh nghiệp tốt nhất hiện nay tại đây.

Tác giả: Ngọc Thủy