Kế hoạch quản lý dự án của bạn là bản đồ sẽ hướng dẫn bạn thực hiện dự án từ đầu đến cuối. Đây là cách tạo một kế hoạch quản lý dự án, ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm làm như vậy.

Bạn đã trau dồi kỹ năng quản lý dự án của mình. Bạn đã đọc các  phương pháp PM khác nhau. Và bây giờ bạn đã viết thành công điều lệ dự án và xác định được các bên liên quan chính của mình, bạn đã sẵn sàng biến tất cả thành một kế hoạch quản lý dự án toàn diện sẽ đánh bật tất cả dự án của bạn.

Đây là nơi mà tất cả các nghiên cứu và chuẩn bị của bạn được đền đáp dưới dạng một tài liệu kế hoạch dự án hoàn chỉnh mà bạn sẽ sử dụng để hướng dẫn dự án của mình từ đầu đến cuối.

Nhưng một kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để làm gì? Tại sao nó quan trọng như vậy? Và các thành phần kế hoạch quản lý dự án cốt lõi bạn cần bao gồm để thành công là gì?

Đây là cách lập một kế hoạch dự án thực sự hiệu quả.

>> Chiến lược phát triển sản phẩm là gì

>> Chiến lược đa dạng hoá trong tăng trưởng kinh doanh

Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để làm gì?

Tài liệu kế hoạch dự án của bạn là nơi bạn tìm hiểu sâu về nội dung, chi tiết, nội dung của dự án của mình.

Trong khi điều lệ dự án là tầm nhìn cấp cao cho dự án của bạn, thì kế hoạch quản lý dự án là nơi bạn chia nhỏ tầm nhìn này thành việc thực hiện dự án hàng ngày thực tế, bao gồm mọi thứ bạn cần làm để đạt được mục tiêu dự án của mình.

Một kế hoạch dự án chi tiết sẽ vạch ra mọi thứ từ tiến độ thời gian đến ngân sách, nguồn lực đến sản phẩm phân phối, v.v., cung cấp cho bạn bản thiết kế chi tiết về những việc cần phải thực hiện (và khi nào) mà bạn có thể sử dụng để hướng dẫn - và đánh giá - dự án của mình.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch quản lý dự án

Đằng sau mỗi dự án tuyệt vời, có rất nhiều sự chuẩn bị.

Là một người quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều thứ cần theo dõi ở bất kỳ giai đoạn nào. Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn loại bỏ phỏng đoán bằng cách cho bạn thấy chính xác những gì bạn cần tập trung vào từng bước của con đường; nguồn lực và sự chú ý của bạn sẽ đến đâu; và những gì bạn cần để ý để đảm bảo mọi thứ không bị quá hạn hoặc vượt quá ngân sách.

Công việc bạn thực hiện trước khi lập kế hoạch dự án sẽ sát cánh với bạn trong suốt vòng đời của dự án, cho phép bạn hướng nỗ lực của mình 100% vào việc mang lại kết quả, không phải tranh giành để tìm ra những gì bạn nên làm tiếp theo.

Dưới đây là 5 lợi ích làm nổi bật tầm quan trọng của việc lập kế hoạch quản lý dự án:

Nó cung cấp cho dự án của bạn một đường cơ sở để làm việc

Làm việc theo điều lệ dự án đã được phê duyệt, kế hoạch dự án của bạn sẽ vạch ra phạm vi, thời gian và ngân sách đã thỏa thuận chi tiết hơn cho dự án của bạn.

Khi bạn đã được nhà tài trợ dự án quyết định, xác định và chấp thuận các đường cơ sở này, bạn sẽ có thể đo lường việc thực hiện dự án thực tế của mình so với tiến độ dự kiến.

Điều này cực kỳ hữu ích vì nó có nghĩa là bất kể bạn đang ở giai đoạn nào của dự án, bạn có thể nhanh chóng đánh giá xem bạn có đang thực hiện theo cách bạn đã lên kế hoạch hay không - và bạn cần làm gì để sửa nếu không.

Nó tạo ra sự liên kết của dự án (và loại bỏ sự nhầm lẫn)

Khi dự án của bạn được đưa ra trong một kế hoạch dự án chi tiết, mọi người đều biết những gì sẽ xảy ra và khi nào. Trong khi điều lệ dự án của bạn đưa bạn, các bên liên quan và nhóm dự án vào sự thống nhất chung, kế hoạch dự án chi tiết của bạn sẽ đảm bảo không có chỗ cho sai sót hoặc không chắc chắn bằng cách vạch ra ngày đến hạn chính xác và thời gian giao hàng để mọi người có thể chuẩn bị cho phù hợp.

Nó phác thảo đầy đủ phạm vi của dự án

Khi kỳ vọng của các bên liên quan và tất cả các sản phẩm đã thỏa thuận được trình bày rõ ràng trong tài liệu kế hoạch dự án, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra khi mọi thứ nằm ngoài phạm vi.

Và quan trọng hơn, nó cũng giúp bạn giải quyết chúng dễ dàng hơn. Đó là bởi vì bạn có một tài liệu bằng văn bản hoặc tờ kế hoạch dự án mà bạn có thể tham khảo lại trong các cuộc thảo luận, vì vậy mọi người có thể được nhắc nhở về những gì họ đã đồng ý ban đầu và không có sự mơ hồ về những gì trong (hoặc ngoài) mục đích của dự án.

>> 10 tư duy của một nhà lãnh đạo xuất sắc

>> Mô hình đánh giá đào tạo 4 cấp độ của Kickpatrick

>> Mô hình ASK trong đánh giá năng lực nhân viên

Nó cho phép quản lý dự án có nguồn lực tốt hơn

Khi bạn bắt đầu chia nhỏ công việc của dự án thành các phần có thể quản lý được như công việc phân phối, các mốc quan trọng và nhiệm vụ, việc xem loại tài nguyên nào bạn thực sự cần để hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Một lần nữa, mặc dù bạn có thể đã bắt đầu phác thảo điều này trong điều lệ dự án của mình ở cấp độ rất cao, nhưng kế hoạch dự án của bạn là nơi bạn thực sự chi tiết về cách bạn dự định sử dụng các nguồn lực theo ý của mình.

(Mẹo chuyên nghiệp: đối với một kế hoạch dự án thực sự tuyệt vời, bạn cũng sẽ muốn tham gia vào một số khoảng trống khi mọi thứ chắc chắn thay đổi và bạn phải  tối ưu hóa lại nguồn lực của mình ngay lập tức.)

Nó xây dựng niềm tin vào dự án của bạn

Có một kế hoạch dự án chi tiết giúp trấn an nhà tài trợ dự án, các bên liên quan và nhóm dự án của bạn (và thành thật mà nói, có thể là chính bạn nếu bạn đang có một ngày đặc biệt tồi tệ) về việc bạn sẽ đi đâu và tại sao.

Tài liệu kế hoạch dự án của bạn xây dựng niềm tin vào khả năng lãnh đạo của bạn với tư cách là người quản lý dự án, bởi vì nó cho phép mọi người xem cách tất cả công việc kết hợp với nhau để thúc đẩy dự án - và mở rộng, mục tiêu của tổ chức.

5 điều bạn cần biết trước khi viết kế hoạch dự án

Trước khi bắt đầu viết một kế hoạch dự án, đây là 5 điều bạn cần đảm bảo rằng mình đã xác định được.

1. Xác định các đường cơ sở cho dự án của bạn

Trước khi bắt đầu viết một kế hoạch dự án, bạn cần chắc chắn rằng bạn đã nắm được những kiến ​​thức cơ bản. Bắt đầu bằng cách xác định các đường cơ sở cho phạm vi, lịch trình và chi phí của dự án, vì phần còn lại của kế hoạch dự án của bạn sẽ cần phải phù hợp với những ràng buộc đó.

Như đã đề cập ở trên, những đường cơ sở này nên đã được phác thảo sơ bộ trong điều lệ dự án của bạn - nhưng đây là nơi bạn thực sự bắt đầu vạch ra chúng và tạo ra các ước tính chính xác. Và càng chi tiết càng tốt, vì đây là những thứ bạn sẽ sử dụng để so sánh nhằm đo lường hiệu quả hoạt động của dự án.

2. Xác định các phụ thuộc dự án của bạn

Hay nói cách khác, hãy tự hỏi bản thân: điều gì cần phải xảy ra trước khi điều này xảy ra? Xác định các yếu tố phụ thuộc vào dự án của bạn khi bắt đầu dự án có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch thời gian hiệu quả hơn, phát hiện các yếu tố cản trở tiềm năng và đảm bảo rằng bạn tránh được những sự chậm trễ không cần thiết.

3. Xác định các bên liên quan của dự án

Bạn đã hoàn thành cơ sở cho việc này trong phân tích các bên liên quan của mình, nhưng khi bạn xác định rõ kế hoạch quản lý dự án của mình và suy nghĩ chi tiết hơn về các giai đoạn của dự án, bạn có thể sẽ bắt đầu tìm thấy nhiều bên liên quan hơn của dự án ở mỗi giai đoạn.

Bây giờ cũng là thời điểm tốt để đi sâu hơn về những bên liên quan nào cần được cung cấp thông tin và tham gia vào giai đoạn nào, để có một kế hoạch quản lý các bên liên quan toàn diện hơn mà bạn có thể sử dụng ở mỗi giai đoạn của dự án.

4. Xác định các mốc quan trọng của dự án

Các dấu hiệu quan trọng trong tiến độ dự án của bạn là gì? Nó có thể là một công việc cụ thể có thể phân phối, kết thúc một giai đoạn trong quy trình cổng giai đoạn - bất kỳ mốc quan trọng nào có ý nghĩa đối với bạn, chia nhỏ dự án của bạn thành các phần có thể quản lý, mỗi phần có một mục tiêu xác định, giúp duy trì động lực cho nhóm, cho phép bạn kỷ niệm từng thành tích và chỉ dẫn về tiến trình tổng thể đang diễn ra.

5. Xác định ai chịu trách nhiệm về những gì

Khi bạn bắt đầu hiểu được bức tranh toàn cảnh về công việc cần thiết và các nguồn lực bạn có để hoàn thành nó, bạn có thể bắt đầu quyết định xem ai nên làm gì. Khi bạn xác định được ai là người chịu trách nhiệm về việc gì, bạn có thể đảm bảo trách nhiệm giải trình và tính minh bạch.