LÀM SAO ĐỂ CẢI THIỆN KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CHO DÂN VĂN PHÒNG

Khả năng suy nghĩ và quản lý thành công các hoạt động, với sự trợ giúp của bất kỳ nguồn lực sẵn có nào, để đạt được các mục tiêu cụ thể được gọi là kỹ năng lập kế hoạch của một người. Lập kế hoạch về cơ bản là một lộ trình hướng dẫn chúng ta về cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi cố gắng bắt đầu nó.

Nói một cách đơn giản, các kỹ năng cho phép bạn quản lý bản thân, đồng đội, các nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian và các điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn được gọi là kỹ năng lập kế hoạch. Cho dù bạn đang làm một dự án trường học hay điều hành một doanh nghiệp, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn về phía trước, tập trung vào mục tiêu của bạn và quyết định những bước cần thiết để hoàn thành công việc.

Khái niệm lập kế hoạch là gì?

- Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

- Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

>> Top 6 kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thăng tiến trong công việc

>> Bù đắp lỗ hổng kỹ năng mềm cho doanh nghiệp năm 2020

Tại sao kỹ năng lập kế hoạch quan trọng

Kỹ năng lập kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của một tổ chức cũng như nhân sự của nó. Trong số những người khác, sau đây là một số lợi ích chính của kỹ năng lập kế hoạch làm cho nó rất quan trọng:

- Nó giúp tăng cường các động thái cạnh tranh của chúng ta. Vì bước đầu tiên của quy trình lập kế hoạch là phân tích tình hình hiện tại, các tổ chức có thể có được cái nhìn thực tế về những điểm mạnh và điểm yếu của họ so với các đối thủ cạnh tranh chính. Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn chỉ ra các lỗ hổng của đối thủ cạnh tranh và cho phép bạn sử dụng sức mạnh của mình theo cách mà bạn đánh vào đối thủ ở điểm yếu nhất của họ.

- Nó giúp sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên. Vì tất cả các tổ chức có nguồn lực hạn chế, kỹ năng lập kế hoạch là rất cần thiết để phân bổ hợp lý các tài nguyên này. Nó giúp tối đa hóa hiệu quả và giảm lãng phí tài nguyên cho các dự án có ít hoặc không có cơ hội thành công. 

- Nó cải thiện sự hợp tác . Kỹ năng lập kế hoạch giúp thúc đẩy tinh thần hợp tác và hợp tác vì tất cả các thành viên trong nhóm được phân công vai trò và trách nhiệm của họ. Họ được khuyến khích làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung, kết quả là giảm thiểu xung đột.

Làm thế nào các định công việc?

- Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

- Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch?

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch là một quá trình đang diễn ra. Một số ý tưởng để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch như sau:

- Ưu tiên các nhiệm vụ trong tầm tay. Suy nghĩ về hậu quả tiềm tàng của bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ giúp bạn xác định tầm quan trọng của nó, trên cơ sở đó bạn có thể dễ dàng quyết định ưu tiên tiếp theo của mình là gì. Đưa ra kết quả mong muốn, bạn có thể phải thực hiện một số điều chỉnh cần thiết cho danh sách ưu tiên của mình nhưng đảm bảo rằng những kết quả khẩn cấp nhất đã kết thúc ngay lập tức.

- Giữ tất cả mọi người 'aboad' . Truyền thông là chìa khóa để làm như vậy. Kỹ năng lập kế hoạch có thể có lợi ích của việc hợp tác và hợp tác xúc tiến nhưng không thể thực hiện được nếu không có giao tiếp hiệu quả. Chẳng hạn, gửi tin nhắn e-mail hoặc gọi điện trực tiếp hàng tuần, có thể phục vụ mục đích giao nhiệm vụ và nhiệm vụ cho các cá nhân, cũng như kiểm tra tiến trình của họ.

- Tạo một lịch trình . Sử dụng lịch hoặc bất kỳ công cụ trực tuyến nào để tạo lịch trình cho chính bạn và những người khác theo dõi. Một khi tất cả các nhiệm vụ được ưu tiên, điều này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phân bổ thời gian cho từng hoạt động, cho phép một chút thời gian ở giữa cho bất kỳ loại gián đoạn nào. Điều này giúp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn bằng cách điều chỉnh dễ dàng hơn và không gặp rắc rối.