CÁCH XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

Đánh giá năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giờ đây không còn khó khăn nếu các nhà quản lý biết cách sử dụng khung năng lực vào quản trị nhân sự. Vậy cách xây dựng khung năng lực như thế nào, hãy tìm hiểu ngay cùng Acabiz.

Xác định năng lực nào cần thiết để thành công trong tổ chức của bạn có thể giúp bạn thực hiện những điều sau:

- Đảm bảo rằng nhân viên của bạn thể hiện đủ chuyên môn.

- Tuyển dụng và lựa chọn nhân viên mới hiệu quả hơn.

- Đánh giá hiệu suất hiệu quả hơn.

- Xác định khoảng cách kỹ năng và năng lực hiệu quả hơn.

- Cung cấp thêm đào tạo tùy chỉnh và phát triển chuyên nghiệp.

- Lập kế hoạch đầy đủ cho sự kế thừa.

- Làm cho các quy trình quản lý thay đổi hoạt động hiệu quả hơn.

Làm thế nào bạn có thể xác định bộ thực hành cần thiết để thực hiện hiệu quả? Bạn có thể làm điều này bằng cách thêm khung năng lực vào chương trình quản lý tài năng của mình. Bằng cách thu thập và kết hợp thông tin năng lực, bạn có thể tạo ra một cách tiếp cận chuẩn hóa để đạt được hiệu suất rõ ràng và dễ tiếp cận đối với mọi người trong công ty. Khuôn khổ phác thảo cụ thể những gì mọi người cần làm để đạt được hiệu quả trong vai trò của họ và nó thiết lập rõ ràng vai trò của họ liên quan như thế nào đến các mục tiêu và thành công của tổ chức.

Bài viết này phác thảo cách xây dựng khung năng lực trong tổ chức của mình.

Bước một: Chuẩn bị

Xác định mục đích - Trước khi bạn bắt đầu phân tích các công việc và tìm ra những gì mỗi vai trò cần để thành công, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét mục đích tạo khuôn khổ. Cách bạn dự định sử dụng nó sẽ ảnh hưởng đến những người mà bạn tham gia chuẩn bị nó và cách bạn xác định phạm vi của nó. Ví dụ, một khuôn khổ để lấp đầy một vị trí tuyển dụng sẽ rất cụ thể, trong khi một khuôn khổ để đánh giá mức lương thưởng sẽ cần bao hàm nhiều vai trò.

Tạo một nhóm khung năng lực - Bao gồm những người từ tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn sẽ sử dụng khung. Nếu có thể, hãy cố gắng đại diện cho sự đa dạng của tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải suy nghĩ về các nhu cầu dài hạn, để bạn có thể giữ cho khuôn khổ được cập nhật và phù hợp.

>> Nguyên tắc thiết kế của khung năng lực là gì? 

>> Đào tạo nội bộ cho thế hệ gen Z và giữ chân họ

Bước hai: Thu thập thông tin

Đây là phần chính của khuôn khổ. Nói chung, dữ liệu bạn thu thập càng tốt thì khung của bạn càng chính xác. Vì lý do này, bạn nên xem xét kỹ thuật nào bạn sẽ sử dụng để thu thập thông tin về các vai trò và công việc liên quan đến từng vai trò. Bạn có thể muốn sử dụng những thứ sau:

Quan sát - Quan sát mọi người khi họ đang thực hiện vai trò của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho những công việc liên quan đến lao động chân tay mà bạn có thể quan sát được.

Phỏng vấn mọi người - Nói chuyện riêng với từng người, chọn một mẫu người để phỏng vấn hoặc thực hiện phỏng vấn nhóm. Bạn cũng có thể muốn phỏng vấn người giám sát của công việc mà bạn đang đánh giá. Điều này giúp bạn biết được điều mà nhiều người tin rằng cần thiết cho sự thành công của vai diễn.

Tạo bảng câu hỏi - Khảo sát là một cách hiệu quả để thu thập dữ liệu. Dành thời gian để đảm bảo rằng bạn đặt những câu hỏi phù hợp và xem xét các vấn đề về độ tin cậy và tính hợp lệ. Nếu bạn thích, bạn có thể mua các bảng câu hỏi phân tích công việc được chuẩn hóa, thay vì cố gắng tạo ra các bảng câu hỏi của riêng bạn.

Phân tích công việc - Những hành vi nào được sử dụng để thực hiện các công việc được đề cập trong khuôn khổ? Bạn có thể muốn xem xét những điều sau:

- Kế hoạch, chiến lược và mục tiêu kinh doanh.

- Các nguyên tắc tổ chức.

- Mô tả công việc.

- Các vấn đề về quy định hoặc tuân thủ khác.

- Dự đoán cho tương lai của tổ chức hoặc ngành.

- Yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.

Phân tích công việc bao gồm nhiều kỹ thuật và cân nhắc sẽ cho bạn kết quả toàn diện và chính xác nhất. Nếu bạn tạo một khuôn khổ cho toàn bộ tổ chức, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng một mẫu vai trò từ khắp công ty. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được phạm vi năng lực rộng nhất mà vẫn có liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp.

Khi bạn thu thập thông tin về từng vai trò, hãy ghi lại những gì bạn học được trong các tuyên bố hành vi riêng biệt. 

Khi chuyển sang Bước 3, bạn sẽ tổ chức thông tin thành các năng lực lớn hơn, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể phân tích và nhóm dữ liệu thô của mình một cách hiệu quả.

>> 7 bước lập kế hoạch marketing hiệu quả cho doanh nghiệp

>> Các phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả

Bước ba: Xây dựng khung

Giai đoạn này liên quan đến việc nhóm tất cả các hành vi và bộ kỹ năng thành năng lực. Làm theo các bước sau để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này:

Nhóm các báo cáo - Yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn đọc qua các tuyên bố về hành vi và nhóm chúng lại với nhau. Mục tiêu ban đầu có thể là có ba hoặc bốn điểm - ví dụ: kỹ năng thủ công, kỹ năng ra quyết định và phán đoán, và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân.

Tạo nhóm con - Chia nhỏ từng nhóm lớn hơn thành các danh mục con của các hành vi liên quan. Thông thường, sẽ có ba hoặc bốn nhóm con cho mỗi danh mục lớn hơn. Điều này cung cấp cấu trúc cơ bản của khung năng lực.

Tinh chỉnh các nhóm con - Đối với mỗi danh mục lớn hơn, hãy xác định các nhóm con hơn nữa. Tự hỏi bản thân tại sao và làm thế nào các hành vi liên quan hoặc không liên quan với nhau và sửa đổi các nhóm của bạn nếu cần.

Xác định và đặt tên cho các năng lực - Yêu cầu nhóm của bạn xác định một năng lực cụ thể để đại diện cho từng nhóm hành vi nhỏ hơn. Sau đó, họ cũng có thể đặt tên cho danh mục lớn hơn.

Dưới đây là một ví dụ về các nhóm và phân nhóm cho các năng lực quản lý chung:

Giám sát và dẫn dắt đội nhóm

- Cung cấp chỉ đạo và hỗ trợ liên tục cho nhân viên.

- Hãy chủ động đưa ra phương hướng.

- Truyền đạt chỉ đạo cho nhân viên.

- Giám sát hiệu suất của nhân viên.

- Tạo động lực cho nhân viên.

- Xây dựng kế hoạch kế thừa.

- Đảm bảo rằng các tiêu chuẩn của công ty được đáp ứng.

Tuyển dụng và bố trí nhân sự.

- Chuẩn bị bản mô tả công việc và đặc tả vai trò.

- Tham gia phỏng vấn tuyển chọn.

- Xác định nhu cầu đào tạo của cá nhân.

- Thực hiện các thủ tục kỷ luật và khiếu nại.

- Đảm bảo rằng các nghĩa vụ pháp lý được đáp ứng.

- Xây dựng hợp đồng nhân viên.

- Xây dựng thang lương và các gói lương thưởng.

- Xây dựng quy trình quản lý nhân sự.

- Đảm bảo nguồn nhân viên đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Đào tạo và phát triển.

- Cung cấp đào tạo cho nhân viên cấp dưới.

- Cung cấp đào tạo cho nhân viên cấp cao.

- Xác định nhu cầu đào tạo.

- Hỗ trợ phát triển cá nhân.

- Xây dựng tài liệu và phương pháp đào tạo.

Quản lý các dự án / chương trình

- Lập các kế hoạch hoạt động chi tiết.

- Quản lý tài chính và nguồn nhân lực.

- Giám sát hiệu suất tổng thể so với các mục tiêu.

- Viết báo cáo, đề xuất dự án và sửa đổi.

- Hiểu môi trường tài trợ bên ngoài.

- Xây dựng chiến lược dự án / chương trình.

Bạn có thể cần thêm cấp độ cho từng năng lực. Điều này đặc biệt hữu ích khi sử dụng khuôn khổ để đánh giá bồi thường hoặc hiệu suất. Để làm như vậy, hãy lấy từng năng lực và chia các hành vi liên quan thành các thang đo lường theo mức độ phức tạp, trách nhiệm, phạm vi hoặc các tiêu chí liên quan khác. Các cấp độ này có thể đã tồn tại nếu bạn có phân loại công việc tại chỗ.

Xác thực và sửa đổi các năng lực nếu cần - Đối với mỗi mục, hãy hỏi những câu hỏi sau:

- Hành vi này có được chứng minh bởi những người thực hiện công việc hiệu quả nhất không? Nói cách khác, những người không thể hiện hành vi này có kém hiệu quả trong vai trò không?

- Hành vi này có phù hợp và cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả không?

Những câu hỏi này thường được hỏi dưới dạng một cuộc khảo sát. Điều quan trọng là phải tìm kiếm sự đồng thuận giữa những người thực hiện công việc, cũng như những lĩnh vực có ít sự đồng thuận. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các vấn đề có thể xảy ra với ngôn ngữ hoặc cách các năng lực được mô tả và cũng tinh chỉnh những vấn đề đó.

>> Tổng hợp các mẫu kế hoạch tài chính 2021 cho doanh nghiệp

>> Giải pháp tuyển dụng nhân sự ngoài: 5 lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp

Bước bốn: Triển khai

Khi bạn triển khai khung năng lực đã hoàn thiện, hãy nhớ nguyên tắc giao tiếp mà chúng tôi đã đề cập trước đó. Để giúp các thành viên của nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức ủng hộ, điều quan trọng là phải giải thích cho họ lý do tại sao khung được phát triển và cách bạn muốn sử dụng nó. Thảo luận về cách nó sẽ được cập nhật và những thủ tục bạn đã thực hiện để điều chỉnh các thay đổi.

Dưới đây là một số mẹo để triển khai khuôn khổ:

Liên kết với các mục tiêu kinh doanh - Tạo kết nối giữa năng lực cá nhân với các mục tiêu và giá trị của tổ chức càng nhiều càng tốt.

Khen thưởng các năng lực - Kiểm tra xem các chính sách và thực tiễn của bạn có hỗ trợ và khen thưởng các năng lực đã được xác định hay không.

Cung cấp huấn luyện và đào tạo - Đảm bảo có sẵn huấn luyện và đào tạo đầy đủ. Mọi người cần biết rằng nỗ lực của họ sẽ được hỗ trợ.

Giữ nó đơn giản - Làm cho khuôn khổ càng đơn giản càng tốt. Bạn muốn tài liệu được sử dụng, không bị lưu lại và bị lãng quên.

Giao tiếp - Quan trọng nhất, coi việc triển khai như bạn đối với bất kỳ sáng kiến ​​thay đổi nào khác. Bạn càng cởi mở và trung thực trong suốt quá trình, thì kết quả cuối cùng càng tốt - và cơ hội để dự án đạt được mục tiêu của bạn càng cao.

Tạo khung năng lực là một phương pháp hiệu quả để đánh giá, duy trì và giám sát kiến ​​thức, kỹ năng và thuộc tính của mọi người trong tổ chức của bạn. Khuôn khổ cho phép bạn đo lường các mức năng lực hiện tại để đảm bảo nhân viên của bạn có kiến ​​thức chuyên môn cần thiết để gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Nó cũng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về các chiến lược tuyển dụng, giữ chân và kế nhiệm nhân tài. Và, bằng cách xác định các hành vi và kỹ năng cụ thể cần thiết cho từng vai trò, nó cho phép bạn lập ngân sách và lập kế hoạch cho việc đào tạo và phát triển mà công ty của bạn thực sự cần.

Quá trình tạo khung năng lực là lâu dài và phức tạp. Để đảm bảo một kết quả thành công, hãy thu hút mọi người thực sự thực hiện các vai trò để đánh giá công việc thực tế và mô tả các hành vi thực tế. Mức độ hiểu biết và mối liên kết giữa các vai trò cá nhân và hiệu quả hoạt động của tổ chức được gia tăng làm cho nỗ lực đó trở nên xứng đáng. Hy vọng với cách xây dựng khung năng lực trên, bạn sẽ áp dụng thành công cho tổ chức của mình.

Đăng ký nhận tư vấn dùng thử nền tảng đào tạo nhân sự

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)