Những yếu tố tạo nên một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp là điều mà bất cứ một nhân viên chăm sóc khách hàng nào đều hướng đến. Tuy nhiên, rất nhiều nhân viên phải trải qua thời gian làm việc rất dài mới có thể đạt được điều này.

Bộ phận chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp là cầu nối quan trọng đối với khách hàng. Phong cách làm việc chuyên nghiệp đối với khách hàng vì thế sẽ tạo ấn tượng tốt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tiêu chuẩn của một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp còn là điều gây nhiều tranh cãi. Tuy nhiên, các yếu tố dưới đây là điều mà bất kỳ chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nào cần có.

1.                  Khách hàng là thượng đế

Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, hãy luôn nhớ khách hàng là thượng đế. Nếu ghi nhớ kỹ điều này, bạn sẽ tránh được những sai lầm khi gặp phải những khách hàng khó tính. Cho dù gặp phải khách hàng đang nổi giận, chuyên viên chăm sóc khách hàng với suy nghĩ tôn trọng khách hàng sẽ tìm ra cách giải quyết thỏa đáng, vừa lòng khách hàng mà không tổn hại đến doanh nghiệp.


Những yếu tố tạo nên một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

2.  Lắng nghe cẩn thận và phản hồi nhanh nhất câu hỏi của khách hàng

Lắng nghe là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với chuyên viên chăm sóc khách hàng. Hãy đảm bảo bạn thực sự nắm được khách hàng đang gặp phải vấn đề gì, nhu cầu của họ là gì. Họ sẽ cảm thấy được tôn trọng nếu nhân viên chăm sóc khách hàng lắng nghe một cách cẩn thận và ngược lại nếu bạn bỏ sót các thông tin khách hàng cung cấp, họ sẽ cảm thấy không được quan tâm.

Chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ biết lắng nghe khách hàng cẩn thận và phản hồi nhanh nhất có thể. Có thể là chưa có hướng giải quyết vấn đề ngay lập tức, nhưng các thông tin hồi đáp khách hàng cần chắc chắn, tin cậy.

3.  Đồng cảm với khách hàng

Sự đồng cảm là điều mà một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần có. Chỉ khi có sự đồng cảm, bạn mới có thể lắng nghe và hiểu được nguyện vọng của khách hàng. Điều quan trọng nhất đối với mỗi khách hàng khi liên hệ có lẽ là cần sự lắng nghe vấn đề. Nếu chuyên viên chăm sóc khách hàng thể hiện thái độ đồng cảm với khách hàng thì có thể giải quyết các vấn đề một cách dễ dàng hơn.

4.  Nắm bắt được tâm lý khách hàng

Không ai nhân viên nào cũng có thế nắm bắt hết được tâm lý của khách hàng. Tuy nhiên, một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp có thể dựa trên vấn đề cũng như thái độ của khách hàng để hiểu được phần nào tâm lý cũng như nhu cầu của họ.


Thế nào là chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp?

Mong muốn chung của bất cứ khách hàng nào là được phục vụ một cách tốt nhất. Từ tâm lý chung, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tìm hiểu được những mong muốn riêng để đáp ứng điều này một cách tốt nhất.

5.  Thân thiện với khách hàng

Sự thân thiện không đồng nghĩa với sự sỗ sàng. Chuyên viên chăm sóc khách hàng cần tôn trọng khách hàng nhưng đồng thời cần thể hiện thái độ thân thiện, cởi mở qua lời nói, cử chỉ. Chỉ có như vậy, khách hàng mới có thể cởi mở trình bày vấn đề của mình. Hãy nhớ, khách hàng chỉ tìm đến bạn nếu bạn là người thân thiện, cởi mở và họ sẵn sàng quên bạn nếu bạn là người ích kỷ, chỉ biết lợi ích cho bản thân.

6.  Có trách nhiệm

Một chuyên viên chăm sóc khách hàng có trách nhiệm sẽ là người được khách hàng tin tưởng. Hãy phục vụ khách hàng bằng cái tâm. Còn nếu bạn chỉ đưa đến cho khách hàng mà không cần biết chúng có tốt không, có làm khách hàng hài lòng không thì chắc chắn bạn sẽ không có được sự tin tưởng của khách hàng.

7.  Thường xuyên tương tác với khách hàng

Một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ biết cách tương tác thường xuyên với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như: Email Marketing, điện thoại, tin nhắn, các cuộc gặp mặt, hội thảo,… Bằng cách này, bạn đang thể hiện rằng bạn đang luôn luôn quan tâm đến những khách hàng của mình. Từ đó, họ sẽ có niềm tin để tiếp tục sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.


Trở thành chuyên viên chăm sóc khách hàng

8.  Linh hoạt trong xử lý các vấn đề

Một chuyên viên chăm sóc khách hàng có kinh nghiệm sẽ có khả năng xử lý linh hoạt khi gặp phải các vấn đề khác nhau. Thay vì trả lời những câu hỏi chung chung, hãy linh hoạt đưa ra cho khách hàng những lựa chọn cách giải quyết thích hợp nhưng có lợi cho cả đôi bên. Và đặc biệt tránh sự vòng vo trong giao tiếp với khách hàng.

Để trở thành một chuyên viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, các nhân viên chăm sóc khách hàng trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết. Doanh nghiệp cũng chuẩn bị những khóa học về kỹ năng dành cho chuyên viên chăm sóc khách hàng trong các chương trình đào tạo. Đây không chỉ là yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả của nhân viên chăm sóc khách hàng mà còn góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, chuyên nghiệp. 

Xem thêm các bài viết khác:

Quy trình xây dựng bài giảng E-learning trong doanh nghiệp

Lợi ích của đào tạo in-house đối với doanh nghiệp

Đào tạo trực tuyến - Xu hướng của tương lai