QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ NHẤT CHO DOANH NGHIỆP

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một hệ thống các bước cần thiết cho quá trình tuyển dụng tại doanh nghiệp. Vậy chi tiết các bước thực hiện quy trình này bao gồm những gì và thực hiện như thế nào, mời bạn cùng Acabiz tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Các bước thực hiện Quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên, đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Đứng trước một yêu cầu tuyển dụng cho bất cứ một phòng ban nào, bộ phận nhân sự cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp là gì bằng việc trả lời các câu hỏi sau:

- Vị trí cần tuyển dụng này thuộc phòng ban nào, có bao nhiêu nhân sự đang ở vị trí này hiện tại?

- Ai là người đề xuất tuyển dụng?

- Khối lượng công việc tại vị trí này bao gồm những gì? Có cần thiết phải tuyển thêm hoặc tuyển mới không?

- Doanh nghiệp đạt được mục đích gì khi có thêm nhân sự này?

Việc trả lời những câu hỏi trên, phần  nào giúp bộ phận nhân sự xem được bức tranh toàn cảnh về các vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp từ đó lập được kế hoạch tuyển dụng và trình lên cấp trên xét duyệt.

Bước 2: Chuẩn bị mô tả công việc

Bước tiếp theo sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng đó là chuẩn bị bản mô tả chi tiết công việc.

Bảng mô tả công việc là danh sách chi tiết các đầu mục công việc mà nhân viên sẽ phải thực hiện khi làm việc tại vị trí này. Đây là công cụ giúp cho bộ phận nhân sự tuyển dụng một cách dễ dàng hơn bởi các ứng viên sẽ biết rõ được công việc mà doanh nghiệp đang cần có thực sự phù hợp với mình hay không.

Thông thường, trưởng bộ phận, phòng ban, nơi yêu cầu tuyển dụng sẽ là người tạo bản mô tả này và gửi đến cho bộ phận tuyển dụng để bổ sung kèm theo thông tin đăng tuyển. Sau khi thống nhất được nội dung và các tiêu chí cần có trong bảng mô tả, bộ phận tuyển dụng sẽ chốt thông tin cuối cùng và chuyển sang bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Bước 3: Tìm kiếm nguồn ứng viên tiền năng

Dựa vào thông tin của bản mô tả công việc đã có, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành tìm kiếm các ứng viên tiềm năng cho các vị trí cần tuyển dụng.

Ở bước này, hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ lựa chọn việc tìm kiếm thông qua các sàn thương mại việc làm như: TopCV, Carrebuilder, timviecnhanh… Lợi ích của việc đăng tuyển trên các nền tảng này là sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí, thời gian, nguồn lực cho quy trình tuyển dụng nhân sự của mình.

Trên những nền tảng này, các ứng viên có thể tìm thấy tên vị công việc cùng bản mô tả chi tiết mà doanh nghiệp đã đăng tải lên. Các thông tin này được hiển thị một cách rõ ràng, chi tiết giúp cho ứng viên dễ dàng tham khảo và lựa chọn được vị trí phù hợp với mình.

Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ chờ đợi các ứng viên phù hợp nộp sơ để lựa chọn. Thông thường thời hạn tuyển dụng sẽ từ 15-30 ngày hoặc tùy theo tính chất cấp thiết của vị trí mà thông tin tuyển dụng sẽ được hiển thị trên sàn việc làm lâu hay mau.

Bước 4: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Bước tiếp theo chính là tiếp nhận và sàng lọc ứng viên sau khi đã nhận được một lượng hồ sơ ứng tuyển gửi về. Phòng tuyển dụng bắt đầu kiểm tra và lựa chọn những ứng viên phù hợp với các vị trí. Công việc này cũng cần thiết có sự góp ý của cả trưởng bộ phận các phòng ban, nơi có nhu cầu tuyển dụng.

Những hồ sơ phù hợp, đáp ứng đủ yêu cầu sẽ được liên lạc để hẹn phỏng vấn và trao đổi sơ qua với ứng viên về những thông tin cho buổi phỏng vấn. Những hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được gửi email cảm ơn và hẹn ứng viên ở một dịp khác phù hợp hơn. Có khá ít doanh nghiệp làm được chi tiết nhỏ này. Đây được xem là cách thể hiện của một doanh nghiệp mang tính lịch sự, chuyên nghiệp và có trách nhiệm với quy trình tuyển dụng của mình.

Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng nhân sự chính là bước phỏng vấn. Đây là bước diễn ra buổi gặp mặt đầu tiên giữa đại diện tuyển dụng của doanh nghiệp và ứng viên.
Trước tiên phòng nhân sự/ nhân viên tuyển dụng sẽ lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo cho ứng viên cũng như trưởng bộ phận để mọi người có kế hoạch sắp xếp thời gian tham gia.

Thông tin buổi phỏng vấn sẽ được gửi cho ứng viên qua email hoặc gọi điện thoại. Với những doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, thông báo bằng cả 2 cách là điều khiến cho ứng viên ấn tượng hơn.

Trong buổi phỏng vấn, ứng viên sẽ được gặp cả bộ phận nhân sự và trưởng bộ phận của vị trí đang ứng tuyển. Ngoài những câu hỏi từ doanh nghiệp, ứng viên còn có thể phải làm bài test chuyên môn để kiểm tra năng lực và các kỹ năng thực sự của ứng viên. Doanh nghiệp có thể tổ chức 1, 2 hoặc nhiều vòng phỏng vấn tùy theo tính chất và mong muốn của doanh nghiệp.

Hình thức phỏng vấn có thể thực hiện qua buổi gặp mặt trực tiếp tại công ty hoặc trực tuyến trên mạng thông qua các ứng dụng như google metting, zoom…

Những câu hỏi cho buổi phỏng vấn cần được đặt ra một cách chi tiết và chính xác nhất để bộ phận tuyển dụng đánh giá được khả năng và mong muốn của ứng viên. Từ đó làm cơ sở để đưa ra kết luận liệu ứng viên này có thực sự phù hợp với doanh nghiệp mình hay không.

Kết thúc buổi phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng hẹn ứng viên sẽ thông báo kết quả phỏng vấn sau khi cân nhắc và đánh giá.

Đọc thêm:

>> 12 Bước lập kế hoạch tuyển dụng cho năm mới

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng nhân sự / thông báo ứng viên trúng tuyển

Sau khi tập hợp các thông tin từ buổi phỏng vấn và bài kiểm tra năng lực của ứng viên, bộ phận nhân sự và các trưởng bộ phận liên quan sẽ tiến hành trao đổi và đánh giá xem ứng viên có đạt yêu cầu và phù hợp với vị trí này tại doanh nghiệp hay không.

Với trường hợp nhiều ứng viên có cùng khả năng ngang nhau tại một vị trí ứng tuyển, đại diện doanh nghiệp sẽ xem xét, so sánh và cân nhắc giữa các ứng viên này để đưa ra quyết định lựa chọn bạn phù hợp nhất hoặc có thể đồng thời tuyển cả hai nếu vị trí này vẫn có khả năng tuyển thêm.

Kết quả được thông báo kết quả tới ứng viên sau khi bộ phận tuyển dụng đã thống nhất lựa chọn. Tương tự như thư mời phỏng vấn, kết quả trúng tuyển sẽ được đồng thời gửi và gọi qua email và điện thoại. Bộ phận nhân sự sẽ thỏa thuận nốt những điều kiện làm việc với ứng viên như: mức lương, chế độ, thời gian thử việc…các chính sách đi kèm.

Nội dung mail thông báo trúng tuyển bao gồm các thông tin sau:

- Xác nhận lại vị trí trúng tuyển

- Thời gian đến nhận việc

- Các hồ sơ, giấy tờ cần mang theo nộp

- Mức lương

- Các chế độ đi kèm,

- Thời gian thử việc….

Bước 7: Hỗ trợ ứng viên tham gia quá trình thử việc

Trong ngày đầu nhận việc của nhân viên, bộ phận nhân sự có trách nhiệm giới thiệu nhân viên đến toàn bộ công ty và phòng ban chính thức, nơi mà nhân viên sẽ làm việc trực tiếp. Sau đó cấp phát một số công cụ làm việc như: đồng phục, máy tính, thẻ tên, các tài khoản và tài nguyên sử dụng trong công ty nếu có.

Nhân viên cũng có nghĩa vụ chuẩn bị và nộp đầy đủ những giấy tờ như công ty đã thông báo trong thư mời nhận việc để công ty hoàn tất thông tin nhân viên lên hệ thống.

Bước 8: Kết thúc quá trình thử việc và tiến hành hoàn tất quy trình nhận việc chính thức

Nếu như mọi người nghĩ nhân viên đến làm việc đã kết thúc quá trình tuyển dụng thì sai rồi. Phải khi nhân viên kết thúc quá trình thử việc thì quy trình tuyển dụng nhân sự mới kết thúc. Bởi sau thời gian thử việc rất có thể ứng viên sẽ không vượt qua thử thách thử việc của công ty hoặc cảm thấy không phù hợp với môi trường tại đây. Vậy nên quy trình tuyển dụng nhân sự kết thúc sẽ được tính từ lúc nhân viên thử việc hoàn thành hết thời gian thử việc và ký hợp đồng chính thức với doanh nghiệp. Mốc thời gian này nhân viên sẽ được hưởng tất cả các chế độ như một nhân viên chính thức bình thường của công ty.

Trên đây là 8 bước của toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng phổ biến nhất ở các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng với những thông tin Acabiz chia sẻ trên đây đã giúp các bạn trong bộ phận tuyển dụng có thêm gợi ý và thông tin hữu ích cho quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp mình. Ngoài ra cũng giúp cho các bạn sinh viên mới ra trường và người lao động trong quá trình tìm việc có thêm thông tin tham khảo cho việc làm của mình.

Mời bạn để lại thông tin để nhận những bản tin về đào tạo, tuyển dụng mới nhất từ Acabiz – Nền tảng đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam.

Tác giả: Ngọc Thủy