Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp bạn duy trì và phát triển doanh nghiệp của mình. Việc tuyển dụng nhân tài mới cho nhóm của bạn có thể phức tạp, vì vậy, việc phát triển một kế hoạch thu hút và lựa chọn ứng viên trước khi bạn cần điền vào một vị trí sẽ hợp lý hóa quy trình. Kế hoạch tuyển dụng bao gồm thông tin hướng dẫn từng bước của quy trình tuyển dụng, từ tạo mô tả công việc cho đến tuyển dụng nhân viên.

Xem xét các thành phần này của kế hoạch tuyển dụng và cách tạo một kế hoạch có lợi cho doanh nghiệp của bạn.

Kế hoạch tuyển dụng là gì?

Kế hoạch tuyển dụng là một tài liệu phác thảo các chiến lược tuyển dụng và các bước mà một công ty sẽ thực hiện khi tuyển dụng một vị trí. Kế hoạch tuyển dụng giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý tập trung nỗ lực và nguồn lực của họ vào các chiến lược tuyển dụng hiệu quả. Sửa đổi chúng khi cần thiết cho từng vị trí mới đồng thời cung cấp các phương pháp nhất quán để thu hút và lựa chọn ứng viên. Cập nhật kế hoạch tuyển dụng của bạn theo thời gian để cải thiện các kỹ thuật của bạn khi bạn học được từ quá trình tuyển dụng.

Nội dung cơ bản của kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng nên tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất trong việc kết nối và tuyển dụng ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Sử dụng một phác thảo nhất quán để biên dịch các thông tin khác nhau về từng vị trí mở. Thêm chi tiết vào kế hoạch tuyển dụng của bạn khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thích nghi. Một kế hoạch tuyển dụng cơ bản nên bao gồm các thông tin sau:

Mô tả công việc: Tạo không gian cho phần mô tả công việc, bao gồm danh sách trình độ và trách nhiệm. Liệt kê các hạn chế về ngân sách, chẳng hạn như tiền lương và lợi ích bạn có thể cung cấp.

Thông tin chi tiết về việc tuyển dụng: Giải thích số lượng người bạn dự định thuê để đảm nhận các vị trí và liệu họ sẽ là nhân viên bán thời gian, toàn thời gian hay hợp đồng. 

Dòng thời gian: Tạo dòng thời gian để hoàn thành từng bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm thời điểm bạn sẽ tiến hành phỏng vấn và thời hạn đưa ra quyết định cuối cùng. 

Đối tượng mục tiêu: Mô tả các đặc điểm của ứng viên lý tưởng của bạn và loại nhóm ứng viên mà bạn đang tìm kiếm. Xem xét các bằng cấp quan trọng nhất cho từng vị trí và nghiên cứu xem trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm nào phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.

Các phương pháp tiếp cận: Liệt kê các chiến lược marketing của bạn để tiếp cận đối tượng mục tiêu và những tài nguyên nào bạn sẽ sử dụng để quảng cáo vị trí. Giải thích liệu bạn sẽ sử dụng bảng công việc, phương tiện truyền thông xã hội hoặc các sự kiện trực tiếp để thu hút những ứng viên tốt nhất.

Kế hoạch đánh giá: Giải thích cách bạn sẽ đánh giá ứng viên thông qua màn hình điện thoại, phỏng vấn hoặc tài liệu ứng tuyển. Nếu một số phần trong đơn đăng ký của họ quan trọng hơn những phần khác, hãy làm rõ cách bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng của mình. 

>> Kỹ năng kiểm soát cảm xúc bản thân hiệu quả

>> Xây dựng kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Ưu điểm của kế hoạch tuyển dụng

Việc có một kế hoạch tuyển dụng sẽ cung cấp cho các nhà quản lý tuyển dụng và nhân viên nhân sự của bạn một danh sách rõ ràng về các bước khi một vị trí mở ra, tạo ra sự nhất quán trong toàn công ty. Kế hoạch tuyển dụng có thể giúp cung cấp hướng dẫn khi đánh giá ứng viên và dễ dàng cập nhật khi chính sách công ty thay đổi hoặc chiến lược tuyển dụng mới được đưa ra. Sử dụng kế hoạch tuyển dụng mà bạn có thể chia sẻ với ứng viên cũng có thể giúp thu hút nhiều ứng viên chất lượng hơn bằng cách cho thấy rằng công ty của bạn được tổ chức tốt.

Làm thế nào để tạo một kế hoạch tuyển dụng thành công

Bất kể quy mô công ty của bạn là bao nhiêu, bạn cần có một kế hoạch tuyển dụng tốt để theo dõi các vị trí còn trống và quản lý lực lượng lao động của mình. Thực hiện theo các bước sau để viết một kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

1. Nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng

Tạo một kế hoạch chiến lược tuyển dụng đòi hỏi nghiên cứu sâu rộng trên nhiều lĩnh vực. Nghiên cứu các yêu cầu của từng vị trí và các phương pháp marketing hiệu quả nhất để thu hút ứng viên. Xác định mục tiêu cho kế hoạch chiến lược tuyển dụng của bạn, chẳng hạn như tăng số lượng nhân viên, đa dạng hóa lực lượng lao động, cắt giảm chi phí thuê mới, rút ​​ngắn quy trình tuyển dụng hoặc tăng cường giữ chân nhân viên của bạn. Sử dụng những mục tiêu đó để đưa ra quyết định cho kế hoạch tuyển dụng của bạn.

2. Dự báo nhu cầu tuyển dụng

Dự báo nhu cầu tuyển dụng của bạn cho năm tới. Xem xét cơ cấu tổ chức của bạn có thể thay đổi như thế nào và dự đoán những thăng tiến mà những thay đổi đó có thể gây ra. Xem xét tiềm năng phát triển của công ty và doanh thu dự kiến ​​để giúp bạn dự báo cho kế hoạch tuyển dụng của mình.

3. Cập nhật mô tả công việc

Xem lại các mô tả công việc hiện tại của bạn để đảm bảo chúng vẫn chính xác và phản ánh những gì bạn mong đợi từ vị trí này. Nếu bạn đang thêm một vị trí mới hoặc dự đoán các vị trí bổ sung, hãy tạo mô tả công việc mới cho họ.

4. Đặt ngân sách tuyển dụng

Nếu bạn chưa có ngân sách tuyển dụng, hãy đặt một ngân sách cho những lần tuyển dụng trong tương lai. Điều này giúp bạn lựa chọn phương pháp tìm nguồn cung ứng một cách khôn ngoan và lập kế hoạch cho các bước tuyển dụng hiệu quả về chi phí khác.

5. Thực hiện phân tích lỗ hổng kỹ năng

Kiểm tra các lỗ hổng về kỹ năng của từng nhân viên và toàn bộ lực lượng lao động của bạn bằng phân tích lỗ hổng kỹ năng. Đó là một cách nghiên cứu sự khác biệt giữa các kỹ năng mà công ty của bạn cần để đáp ứng các mục tiêu và các kỹ năng bạn đã có trong lực lượng lao động của mình.

>> 5 cách đơn giản để chia sẻ kiến thức trong tổ chức của bạn 

>> Tầm quan trọng của việc đào tạo kỹ năng mềm trong các doanh nghiệp SMEs

6. Chọn đúng công cụ

Xác định công cụ phần mềm tuyển dụng nào bạn cần để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng của mình. Hệ thống theo dõi ứng viên là công cụ phổ biến để giúp đăng việc làm, sàng lọc ứng viên, duy trì hồ sơ ứng viên và liên lạc với ứng viên.

7. Cộng tác với người khác

Các kế hoạch tuyển dụng tốt nhất bao gồm đầu vào từ nhiều người, bao gồm các cộng tác viên marketing, trưởng nhóm, nhà tuyển dụng và các chuyên gia nhân sự khác. Bằng cách cộng tác với những người làm việc gần nhất với từng vị trí tuyển dụng, bạn sẽ có được thông tin chi tiết có giá trị về những gì ứng viên cần để thành công và cách tìm người phù hợp với mô tả đó.

8. Lập lịch tuyển dụng

Xem xét nhu cầu tuyển dụng cho các bộ phận khác nhau để tạo lịch tuyển dụng. Dự đoán khi nào bạn sẽ cần điền vào một số vị trí nhất định. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng bạn cần một nhân viên bán hàng mới trong quý IV. Việc xác định thời điểm bạn cần tuyển dụng cho các vị trí khác nhau và tạo lịch trình tuyển dụng cho từng vị trí sẽ giúp bạn phát triển lịch tuyển dụng, giúp bạn dễ dàng chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng và tuyển dụng hơn.

9. Xác định chiến lược tìm nguồn ứng viên của bạn

Chọn các phương pháp tuyển dụng mà công ty của bạn sẽ sử dụng. Các tùy chọn phổ biến bao gồm:

- Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội tuyển dụng

- Thuê một cơ quan tuyển dụng

- Khuyến khích nhân viên giới thiệu

- Tham dự hội chợ việc làm

- Kết nối với các liên hệ trong ngành

- Tham gia và tham gia vào các tổ chức công nghiệp

- Tham dự các hội nghị trong lĩnh vực của bạn

10. Tạo hoặc tinh chỉnh quy trình lựa chọn của bạn

Có một quy trình lựa chọn có cấu trúc đảm bảo tuyển dụng và tuyển dụng của bạn là công bằng. Nó cũng giúp bạn chọn ứng viên có nhiều khả năng ở lại với công ty của bạn hơn và phù hợp với các yêu cầu bạn đã thiết lập cho vị trí đó. Xác định có bao nhiêu vòng và loại phỏng vấn bạn sẽ sử dụng. Xem xét các đánh giá, chẳng hạn như kiểm tra kỹ năng và kiểm tra lý lịch. Mỗi ứng cử viên nên trải qua quá trình tương tự.

11. Thiết lập quy trình giới thiệu của bạn

Tuyển dụng không dừng lại khi bạn chọn ứng viên yêu thích của mình. Tạo quy trình giới thiệu kỹ lưỡng để giúp chuyển lựa chọn của bạn từ ứng viên sang nhân viên. Điều này có thể bao gồm một gói chào mừng khi tuyển dụng, lời chào ảo, một chương trình đã lên kế hoạch cho ngày đầu tiên, chỉ định một người cố vấn và đăng ký theo lịch trình trong tuần đầu tiên. Một quy trình giới thiệu mạnh mẽ có thể giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy thoải mái và có được các công cụ cũng như kiến ​​thức cần thiết để thành công. Viết một kế hoạch từng bước cho quá trình giới thiệu của bạn.

12. Cập nhật, chỉnh sửa kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng của bạn phải là một tài liệu sống phản ánh những tiến bộ và sự phát triển mà công ty của bạn đạt được. Khi công ty của bạn phát triển, hãy thay đổi chiến lược tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng. Thường xuyên đánh giá hiệu quả và mức độ phù hợp của kế hoạch chiến lược tuyển dụng của công ty bạn và ghi lại bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện.