Những dạng tài liệu thường được thiết kế trong đào tạo nội bộ

Ở bài viết này, Acabiz giới thiệu đến bạn những dạng tài liệu thường được thiết kế trong đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp. Cùng một số lưu ý để tạo ra những tài liệu đào tạo hiệu quả tới doanh nghiệp.

1.Tài liệu đào tạo nội bộ là gì?

Tài liệu đào tạo nội bộ là tài liệu được tạo ra để hỗ trợ quá trình đào tạo trong tổ chức doanh nghiệp. Chúng có thể có nhiều dạng, bao gồm văn bản, hình ảnh, video và trò chơi. Tài liệu này thường được tạo ra bởi giảng viên nội bộ hoặc bộ phận L&D. Thường thì tài liệu đào tạo sẽ được thiết kế một lần và sau đó được sử dụng cho nhiều khóa học có cùng nội dung đào tạo. Tuy nhiên, chúng có thể cập nhật và điều chỉnh theo thời gian, thường là từ 6 tháng đến một năm một lần, để phản ánh sự thay đổi trong ngành nghề của doanh nghiệp.

2. Những dạng tài liệu nào thường được thiết kế trong giảng dạy nội bộ

Một số loại tài liệu đào tạo thông thường được thiết kế để hỗ trợ quá trình đào tạo trong môi trường doanh nghiệp có thể kể đến là:

- Tài liệu văn bản (Chữ viết hoặc file chữ): Đây là loại tài liệu đào tạo truyền thống, được trình bày dưới dạng văn bản hoặc tệp văn bản. Chúng bao gồm hướng dẫn, sách hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và tài liệu tham khảo. Tài liệu văn bản thường cung cấp thông tin chi tiết và được sử dụng để truyền đạt kiến thức và kỹ năng cần thiết.

Ví dụ Tài liệu cho khóa học: Chính sách An toàn lao động trong doanh nghiệp

 + Tên tài liệu: "Chính sách An toàn Lao động"

 + Mục tiêu: Cung cấp hướng dẫn và quy tắc liên quan đến an toàn lao động trong doanh nghiệp.

Tài liệu này bao gồm các mục sau:

 + Giới thiệu: Mô tả mục tiêu và quan trọng của chính sách an toàn lao động trong doanh nghiệp.

 + Các quy tắc cơ bản: Liệt kê các quy tắc cơ bản về an toàn lao động, bao gồm việc sử dụng trang thiết bị bảo vệ cá nhân, quy trình đánh báo sự cố, và trách nhiệm của nhân viên.

 + Các trường hợp thường gặp: Mô tả các trường hợp thường gặp và cách giải quyết, bao gồm cách xử lý vết thương nhỏ hoặc báo cáo sự cố lớn.

 + Quy trình sơ cứu: Hướng dẫn cách thực hiện các biện pháp sơ cứu cơ bản trong trường hợp cần thiết.

 + Liên hệ và tài liệu tham khảo: Cung cấp thông tin liên hệ cho bộ phận an toàn lao động trong công ty và liệt kê các tài liệu tham khảo khác về an toàn lao động.

 + Ghi chú: Tài liệu này sẽ được cung cấp cho tất cả các nhân viên khi họ tham gia vào khóa học “Chính sách An toàn lao động” dành cho nhân sự mới. Tài liệu này có nhiệm vụ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các quy tắc, quy định liên quan đến an toàn lao động và thực hiện chúng một cách hiệu quả trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

- Tài liệu hình ảnh với mô tả: Loại tài liệu này kết hợp hình ảnh với nội dung mô tả, giúp học viên hiểu rõ hơn thông tin. Thường đi kèm với hình ảnh minh họa, biểu đồ, sơ đồ, hoặc hình ảnh minh họa cho các quy trình và quy tắc.

- Tài liệu video: Tài liệu đào tạo dưới dạng video rất phổ biến và hiệu quả. Chúng có thể là các bài giảng, hướng dẫn, phỏng vấn, hoặc tài liệu học qua video. Video cung cấp trải nghiệm học tập trực quan và thú vị, giúp học viên hấp thụ kiến thức một cách tốt hơn.

- Tài liệu dạng trò chơi (Game): Trò chơi đào tạo là một phương pháp học tập tương tác và thú vị. Chúng thường kết hợp yếu tố giải trí với mục tiêu học hỏi, giúp học viên tham gia tích cực và rèn luyện kỹ năng trong môi trường giả lập.

Ví dụ về một loại tài liệu đào tạo dưới dạng trò chơi:

 + Tên trò chơi: "Quản lý Dự án 3D"

 + Mục tiêu: Học viên sẽ được đào tạo về các khía cạnh quản lý dự án thông qua một mô phỏng tương tác và thú vị.

 + Nội dung: Trong trò chơi này, học viên sẽ đảm nhận vai trò của một quản lý dự án và phải quản lý một dự án 3D hình thành mô phỏng. Các yếu tố chính bao gồm:

 + Lập kế hoạch dự án: Học viên phải xác định mục tiêu, nguồn lực, và lịch trình cho dự án, giống như trong thực tế.

 + Phân phối công việc: Họ phải quản lý nhóm làm việc, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ công việc.

 + Quản lý rủi ro: Học viên phải đối phó với các tình huống rủi ro xuất hiện trong quá trình dự án và đưa ra quyết định.

 + Giao tiếp và hợp tác: Họ cần tương tác với thành viên trong nhóm và đối tác để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.

 + Kiểm tra và đánh giá: Học viên phải đánh giá kết quả dự án và học hỏi từ các sai sót.

 + Ghi chú: Trò chơi này sẽ cung cấp cho học viên trải nghiệm thực tế của việc quản lý dự án trong một môi trường giả lập, giúp họ rèn luyện kỹ năng quản lý dự án một cách tương tác và thú vị.

Đọc thêm:

>> Chi tiết cách xây dựng bộ tài liệu đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp

>> Thời điểm vàng doanh nghiệp nên bắt tay thiết kế chương trình đào tạo

3. Những lưu ý khi thiết kế tài liệu đào tạo nội bộ

Khi bộ phận L&D hoặc giảng viên nội bộ thiết kế tài liệu đào tạo cho doanh nghiệp, có một số điểm quan trọng cần lưu ý sau:

- Rõ ràng và dễ hiểu: Tài liệu cần phải viết một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này đảm bảo rằng tất cả nhân viên, bất kể trình độ hoặc lĩnh vực chuyên môn, có thể hiểu nội dung. Tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành và từ ngữ khó hiểu, đặc biệt là trong các khóa đào tạo về kỹ năng mềm hoặc kiến thức chung của doanh nghiệp.

- Thẩm định chuyên môn: Trước khi công bố, tài liệu cần phải được thẩm định bởi người có kiến thức chuyên môn để loại bỏ sai sót và đảm bảo tính chính xác. Điều này giúp tránh những thông tin không chính xác trong tài liệu.

- Cập nhật định kỳ: Tài liệu đào tạo cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng nội dung luôn còn mới và phù hợp với tình hình hiện tại. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh có nhiều sự thay đổi nhanh chóng như hiện nay.

- Quản lý và lưu trữ: Tài liệu nên được sắp xếp và lưu trữ một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm. Ưu tiên việc số hóa tài liệu để nhân viên có thể truy cập và lưu giữ chúng trên máy tính cá nhân. Điều này giúp tra cứu thông tin một cách thuận tiện và hiệu quả bất kể khi nào cần.

Kết luận:

Tài liệu đào tạo là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong quá trình đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp. Trên đây Acabiz vừa chia sẻ đến bạn một vài nội dung cần lưu ý khi thiết kế tài liệu để phục vụ cho quá trình đào tạo. Hi vọng với những thông tin này, đội ngũ L&D của doanh nghiệp bạn có thể tạo ra những tài liệu đào tạo chất lượng và chỉn chu nhất.