CÁCH PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO (TNA) CHUẨN XÁC TRONG DOANH NGHIỆP

Phân tích nhu cầu đào tạo là một công cụ quan trọng cho các chuyên gia nhân sự. Nó giúp bạn thiết lập công việc L&D nào bạn cần tập trung để cải thiện kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng của nhân viên. Với dữ liệu bạn có được từ quá trình phân tích này, bạn có thể xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển các chương trình đào tạo thành công, giúp công ty của bạn tăng trưởng và phát triển. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo là như thế nào và tại sao nó lại cần thiết trong các doanh nghiệp. Chúng tôi cũng sẽ chia nhỏ các bước khác nhau liên quan đến một quy trình TNA điển hình để giúp bạn triển khai một chương trình giải quyết các nhu cầu thực sự của doanh nghiệp bạn.

1.“TNA” (Phân tích nhu cầu đào tạo) là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA), hay còn được gọi là đánh giá nhu cầu đào tạo là một quy trình mà các tổ chức sử dụng để xác định các kiến ​​thức, kỹ năng mà các nhân sự trong doanh nghiệp mong muốn được đào tạo.

Những thông tin mà bạn thu thập được trong quá trình phân tích nhu cầu đào tạo giúp bạn có cái nhìn tổng quan về việc học tập và phát triển cho các nhân sự trong doanh nghiệp. Nói cách khác, quy trình này cho phép bạn xác định kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng mà nhân viên của bạn hiện đang thiếu, từ đó lựa chọn ra phương án nào cần tập trung đào tạo cho hiệu quả nhất. Dựa vào những số liệu phân tích này, bạn còn có cơ sở để thiết kế một bản kế hoạch phát triển đào tạo toàn diện cho nhân viên.

Một TNA ( Bảng phân tích nhu cầu đào tạo ) hiệu quả giải quyết các câu hỏi như:

- Nhân viên nào cần đào tạo?

- Họ yêu cầu loại hình đào tạo nào?

- Làm thế nào bạn có thể thiết kế một chương trình đào tạo hiệu quả cho họ?

- Điều gì sẽ là tác động của đào tạo được trên hiệu suất của nhân viên?

- Mức độ đầu tư và nguồn lực nào sẽ được yêu cầu để thực hiện một chương trình đào tạo hiệu quả?

2.Tại sao phải phân tích nhu cầu đào tạo?

Một số lợi ích của việc triển khai quy trình phân tích nhu cầu đào tạo hiện tại và tương lai của bạn:

- Xác định được lỗ hổng đào tạo: Phân tích nhu cầu đào tạo có thể giúp bạn xác định xem doanh nghiệp có vấn đề trở ngại nào về đào tạo hay không? Các trở ngại này có thể đến từ việc thiếu kỹ năng, kiến ​​thức, nhân lực hay khả năng tổ chức đào tạo của doanh nghiệp. Việc xác định lỗ hổng đào tạo này giúp doanh nghiệp ngăn chặn được những tác động tiêu cực trước khi chúng xảy ra.

- Có kế hoạch đào tạo: Tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo giúp bạn lập được kế hoạch trước cho các chương trình đào tạo của nhân viên trong năm. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh chúng sao cho phù hợp với các hoạt động kinh doanh và ngân sách của doanh nghiệp.

- Sáng tạo thêm những chương trình đào tạo mới: Quy trình TNA có thể giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về bức tranh đào tạo, từ đó làm nổi bật các lĩnh vực đào tạo mà doanh nghiệp bạn chưa từng xem xét trước đây. Bạn sẽ có thể đề xuất những ý tưởng đào tạo mới này nếu như đánh giá thấy chúng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

- Xác định đúng đối tượng đào tạo: TNA giúp bạn xác định đúng đối tượng cho từng chủ đề đào tạo. Những chương trình L&D trong doanh nghiệp được thiết kế một cách cá nhân hóa và có thể có cố vấn ngay tại nơi làm việc. Điều này khiến nhân viên trở nên gắn bó với doanh nghiệp hơn và có động lực học hỏi.

3.Làm thế nào để bạn tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo? 

Một quy trình phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả không thể thiếu các mẹo và phương pháp hỗ trợ sau:

- Sử dụng hồ sơ tại nơi làm việc để vạch ra những kiến ​​thức và kỹ năng mà người nhân sự cần để hoàn thiện kỹ năng ở các vị trí của họ trong doanh nghiệp.

- Tìm kiếm khoảng cách hiệu suất giữa hiệu suất hiện tại và nơi bạn muốn đạt được.

- Cho nhân viên thực hiện yêu cầu khảo sát với những câu hỏi cụ thể như: Mục tiêu học tập mong muốn cá nhân của riêng họ là gì? Những kỹ năng nào sẽ giúp họ thực hiện tốt hơn? Điều gì ngăn cản họ hoạt động tốt hơn bây giờ?

- Đảm bảo cung cấp đủ và đúng các nội dung của tài liệu phục vụ cho chương trình đào tạo đến các nhân viên tham gia chương trình đó.

- Ngoài năm hiện tại, bạn cũng cần nhắm đến cả những mục tiêu của những năm kế tiếp khi quyết định triển khai bất kỳ chương trình đào tạo nào.

TNA không chỉ nên giải quyết các lỗ hổng kiến thức, kỹ năng cho nhân sự  mà còn cần tập trung vào việc phát triển, tăng cường các kỹ năng hiện có của họ để cải thiện hiệu quả làm việc tốt nhất cho các nhân sự này.

Nên ưu tiên tập trung vào nhu cầu đào tạo đến sừ số đông. Điều này bao gồm ưu tiên các kỹ năng mới sẽ mang lại lợi ích cho cả nhóm thay vì các kỹ năng chuyên biệt chỉ tập trung vào một hoặc hai nhân viên. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có ngân sách hạn chế. Những kỹ năng này có thể sẽ có tác động lớn hơn đến toàn bộ công việc kinh doanh và thành công của doanh nghiệp bạn trong năm tới.

4.Ví dụ mô tả các bước để thực hiện Quy trình TNA ( Phân tích nhu cầu đào tạo)

Để phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp đạt hiệu quả, bạn cần chia quy trình này thành bốn giai đoạn chính.

Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ theo sát được toàn bộ quy trình để tránh những sai sót không đáng có xảy ra.

Xác định mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp

Bước đầu tiên, trước khi bạn tiến hành phân tích nhu cầu của nhân viên, là xác định các mục tiêu của doanh nghiệp. Bạn hy vọng nhận được gì từ chương trình đào tạo này? Hãy tập trung vào các yếu tố có thể mô tả bằng số liệu cụ thể: tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận và giá cổ phiếu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá đến các yếu tố tường đối như: sự hài lòng của khách hàng và văn hóa tổ chức.

Tự đặt cho mình những câu hỏi sau và sau đó trả lời cũng là một cách hay để xác định được mục tiêu của doanh nghiệp bạn:

- Tổ chức của bạn đang cố gắng đạt được điều gì về các mục tiêu tổng thể?

- Kỹ năng nào của nhân viên cần đào tạo để phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp?

- Bộ phận nào yếu kém đáng kể về kiến thức và kỹ năng hơn so với bộ phận khác? Có gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của doanh nghiệp không?

- Mục tiêu cá nhân nào mà các nhân viên quan tâm – Các mục tiêu này có tác động gì đến mục tiêu chung của doanh nghiệp?

Đọc thêm: 

>> Lợi ích của phần mềm đào tạo nhân sự cho Doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Xác định các vấn đề cụ thể

Bước tiếp theo là kết hợp các mục tiêu với các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp của bạn. Điều này liên quan đến quan sát và đánh giá. Cách tốt nhất để làm điều này là để các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp tham gia. Yêu cầu họ tổ chức các cuộc phỏng vấn và tiến hành khảo sát nhân viên của họ để giúp bạn xác định các lĩnh vực nào cần tổ chức đào tạo. Nên đưa ra cho họ một bảng đánh giá các nhu cầu đào tạo để làm cơ sở thống kê dữ liệu. Nó có thể giúp bạn tìm ra những lĩnh vực mà nhân viên cảm thấy họ cần được đào tạo, hỗ trợ và cung cấp tài nguyên nhiều hơn.

Bạn cũng nên đánh giá càng nhiều dữ liệu càng tốt để xác định xem có bất kỳ vấn đề phổ biến nào mà quá trình đào tạo có thể giải quyết hay không. Hồ sơ nhân sự của bạn có thể chứa nhiều thông tin có giá trị.

Cuối cùng, hãy xem văn hóa công ty của bạn. Có vấn đề gì thường xuyên xảy ra giữa các nhân sự với nhau hay không? Hay giữa các trưởng bộ phận với nhân sự của họ. Điều gì là trở ngại trong quá trình làm việc giữa các nhân sự với nhau trong doanh nghiệp. Nó đến từ yếu tố nào, năng lực hay kiến thức? Khi xác định được những vấn đề cụ thể này bạn sẽ tìm ra hướng đi cho cho việc tổ chức đào tạo trong doanh nghiệp của mình.

Xác định kiến ​​thức & kỹ năng cần thiết

Bước thứ ba trong quy trình là xác định các kỹ năng cụ thể mà mỗi nhân sự cần để đạt được vị trí mong muốn. Bước này càng cụ thể, chương trình đào tạo của bạn sẽ càng hiệu quả. Và với sự đào tạo phù hợp, nhân sự càng có tinh thần thăng hoa và phát triển sự nghiệp của họ hơn tại doanh nghiệp bạn.

Hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần được đào tạo như nhau. Bộ phận tài chính của bạn sẽ cần một bộ kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng khác so với đội ngũ bán hàng của bạn. Xác định đúng nhu cầu của từng bộ phận chính là một bước thành công trong toàn bộ quy trình phân tích nhu cầu đào tạo của bạn.

Lên lịch và triển khai đào tạo

Giai đoạn cuối cùng là lên lịch trình và phát triển chương trình đào tạo của bạn. Ngoài việc chuẩn bị nội dung đào tạo, bạn cũng cần thiết lập các mốc thời gian đào tạo và thiết lập mức độ ưu tiên để phù hợp với ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp.

Có hai câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời ở bước này, đó là:
- Mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp bạn là gì và bạn cần đạt được điều đó trong khoảng thời gian bao lâu ? Bằng việc trả lời câu hỏi này từ dữ liệu ở các bước trên. Bạn sẽ biết cách sắp xếp lịch trình đào tạo của của doanh nghiệp một cách phù hợp theo trình tự ưu tiên, lĩnh vực, phòng ban, thời gian…một cách hợp lý nhất.

- Mô hình nào bạn sẽ sử dụng để thực hiện chương trình đào tạo?
Trong thời đại 4.0 này, khi các doanh nghiệp đều đang hoặc đã tiến hành quy trình chuyển đổi số, thì hình thức đào tạo trực tuyến E-learning là một lựa chọn thông minh và tối ưu mà các doanh nghiệp đều nên áp dụng ngoài việc tổ chức chương trình đào tạo nội bộ truyền thống. Acabiz là một nền tảng đi đầu của mô hình đào tạo trực tuyến này. Bạn có thể tìm hiểu để tham khảo và áp dụng hình thức tối ưu này cho doanh nghiệp của mình tại đây.

>> Các bước triển khai đào tạo E - learning cho doanh nghiệp hiệu quả, chi tiết

Kết luận:

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là một công việc không thể thiếu để đáp ứng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc phân tích TNA sẽ giúp bạn định hình được nhu cầu đào tạo của nhân viên một cách chính xác và tạo ra các chương trình đào tạo tối ưu nhất đáp ứng được nhu cầu đó. Bắt tay ngay vào công việc TNA và đào tạo cho nhân viên của bạn để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai!

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về phần mềm đào tạo nhân sự hiệu quả cho Doanh nghiệp và nhận cơ hội trải nghiệm miễn phí các tính năng đào tạo ưu việt của Acabiz, xin mời liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn bằng cách đăng ký thông tin dưới đây.