Quản lý thay đổi là một cách tiếp cận có cấu trúc để chuyển các cá nhân, đội nhóm và tổ chức từ trạng thái hiện tại (current state) sang trạng thái mong muốn trong tương lai (future state), đảm bảo rằng các kết quả kinh doanh được mong đợi từ sự thay đổi đó được thực hiện một cách hiệu quả.

Quản lý thay đổi là gì?

Quản lý thay đổi là quy trình có cấu trúc bao gồm lập kế hoạch, triển khai và củng cố các thay đổi trong tổ chức nhằm giúp mọi người và nhóm thích nghi và chuyển đổi thành công từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai. Quản lý thay đổi tập trung vào khía cạnh con người của sự thay đổi bằng cách giúp mọi người thích nghi với các quá trình chuyển đổi, giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo các thay đổi được áp dụng và duy trì để đạt được các mục tiêu chiến lược.

Việc bỏ qua nguyên tắc này là một canh bạc tốn kém, và các số liệu đã chứng minh điều đó. Nghiên cứu từ các công ty xác nhận rằng 70% các chương trình thay đổi quy mô lớn không đạt được mục tiêu dự kiến. Nghiên cứu của họ liên tục xác định sự phản kháng của nhân viên và việc thiếu hành vi hỗ trợ của ban quản lý là nguyên nhân chính dẫn đến những thất bại này.

Bản thân lĩnh vực này là một ngành học đã được xác lập từ lâu, được xây dựng dựa trên nhiều thập kỷ nghiên cứu của các chuyên gia như John Kotter của Harvard, người đã phát triển các mô hình đã được chứng minh để dẫn dắt sự thay đổi.

Lợi ích của việc thay đổi quản lý thành công là gì? 

Khi bạn tạo điều kiện thuận lợi cho các sáng kiến ​​thay đổi một cách chính xác, nó có thể mang lại những kết quả vượt xa thành công của một dự án đơn lẻ. Những cải thiện này thể hiện trực tiếp ở lợi nhuận tài chính của công ty, khả năng giữ chân những nhân viên xuất sắc và sự sẵn sàng cho những thách thức lớn tiếp theo.

Bảo vệ ROI của dự án

Lợi ích trực tiếp nhất của quy trình quản lý thay đổi tốt là nó giúp nhóm của bạn thực sự áp dụng các công cụ, quy trình kinh doanh và hướng đi mới mà bạn đầu tư vào.

Tốc độ áp dụng đó chính là yếu tố thúc đẩy lợi nhuận tài chính. Nghiên cứu từ các công ty cho thấy các dự án có quản lý thay đổi vững chắc có khả năng đạt được mục tiêu cao gấp sáu lần. Nghiên cứu của họ cũng cho thấy các dự án có quản lý thay đổi hiệu quả có khả năng giữ đúng hoặc dưới ngân sách cao gấp năm lần so với các dự án có quy trình thay đổi kém (thành công khoảng 81% so với thành công 16%).

>> Quy trình hoạch định chiến lược thành công cho doanh nghiệp

>> Tư duy lãnh đạo của bạn là gì?

>> Lợi ích của mô hình học tập 70/20/10 cho doanh nghiệp

Giữ lại tài năng hàng đầu của bạn

Quản lý thay đổi doanh nghiệp kém sẽ tạo ra sự bất ổn, gây hại cho những nhân viên giỏi nhất của bạn. Đó là cách nhanh nhất để vắt kiệt những nhân viên xuất sắc nhất và dập tắt “nỗ lực tự nguyện” của họ - tức là niềm đam mê mà họ tự nguyện dành cho công việc.

Thiệt hại là có thể đo lường được. Nghiên cứu sâu rộng của Gallup về sự gắn kết của nhân viên liên tục cho thấy những giai đoạn thay đổi hỗn loạn khiến động lực và năng suất lao động giảm mạnh. Quản lý thay đổi thành công sẽ thay thế sự hỗn loạn đó bằng sự rõ ràng, biến nó thành một công cụ mạnh mẽ để giữ chân những nhân viên giá trị nhất của bạn.

Xây dựng một nền văn hóa linh hoạt hơn

Mỗi thay đổi được dẫn dắt tốt sẽ xây dựng năng lực và sự tự tin của tổ chức cho những thay đổi tiếp theo. Nó củng cố niềm tin giữa ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên, giúp toàn bộ tổ chức có kinh nghiệm thích ứng tốt hơn. 

Một ý tưởng hay khác là chia sẻ một vài ví dụ về tư duy phát triển với nhóm, vì điều này có thể giúp họ nhìn nhận những thách thức như những cơ hội trong thực tế, cũng như cách chúng gắn liền với sự phát triển nghề nghiệp của chính họ.

Xây dựng niềm tin như vậy chính là cách các công ty như Amazon phát triển mạnh mẽ nhờ sự thay đổi không ngừng. Khả năng xoay chuyển linh hoạt của họ là kết quả của việc coi sự thay đổi văn hóa công ty là một phần bình thường của hoạt động kinh doanh và tích cực phát triển tư duy tăng trưởng trong đội ngũ nhân viên

Có nhiều loại thay đổi quản lý khác nhau không?

Không phải mọi thay đổi trong tổ chức đều được tạo ra như nhau. Chúng khác nhau về quy mô, phạm vi và tác động đến tổ chức và con người. Xác định đúng bản chất của thay đổi mà bạn đang dẫn dắt là bước đầu tiên để quản lý nó một cách hiệu quả. 

Hầu hết các điều chỉnh đều mang tính thích ứng, chẳng hạn như tinh chỉnh quy trình báo cáo hàng tuần của nhóm, bổ sung công nghệ mới hoặc cập nhật kịch bản bán hàng. Đây là những cải tiến nhỏ, gia tăng giúp cải thiện quy trình làm việc hiện tại. Thay đổi mang tính chuyển đổi là một cuộc đại tu cơ bản của chính doanh nghiệp, chẳng hạn như sáp nhập, mua lại, thay đổi cấu trúc công ty hoặc thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh. Những sáng kiến ​​chuyển đổi này thường khó được nhân viên áp dụng thành công nhất.

Những thay đổi khác ảnh hưởng đến văn hóa cốt lõi của công ty. Thay đổi con lắc là sự chuyển dịch đột ngột và mạnh mẽ từ thái cực này sang thái cực khác, chẳng hạn như chuyển từ văn hóa làm việc toàn thời gian tại văn phòng sang văn hóa làm việc từ xa 100%. Thay đổi mô hình là sự thay đổi sâu sắc hơn về tư duy, chẳng hạn như chuyển từ cấu trúc quản lý truyền thống, phân cấp sang cấu trúc linh hoạt và hợp tác hơn. Một khóa học về thay đổi văn hóa doanh nghiệp có thể giúp các nhà lãnh đạo điều hành định hướng quá trình chuyển đổi này

Cuối cùng, một số thay đổi diễn ra ở cấp độ cá nhân. Thay đổi cá nhân liên quan đến việc nhân viên học một kỹ năng mới hoặc thích nghi với cơ cấu nhóm mới trong vai trò của họ. Thay đổi đặc biệt chỉ mang tính hành chính, chẳng hạn như xử lý thông tin xác thực cần thiết và cập nhật hệ thống sau khi nhân viên đổi tên hợp pháp.

Những khía cạnh chính của quản lý thay đổi là gì? 

Các mô hình quản lý thay đổi thành công kết hợp nhiều chuyên ngành riêng biệt. Các phương pháp này phối hợp với nhau để chuyển đổi một tổ chức và nhân viên từ cách làm việc này sang cách làm việc khác.

Một kế hoạch có cấu trúc là nền tảng

Một kế hoạch có cấu trúc là xương sống hậu cần của bất kỳ chiến lược thay đổi doanh nghiệp nào. Nhiều kế hoạch thành công được xây dựng dựa trên các khuôn khổ như Mô hình ADKAR của Prosci, vạch ra các bước cần thiết cho sự thay đổi của từng cá nhân, từ nhận thức đến củng cố.

Tập trung vào con người sẽ thúc đẩy kết quả

Yếu tố con người là yếu tố then chốt quyết định thành bại của hầu hết các thay đổi. Đó là kết quả của việc giao tiếp, huấn luyện và lắng nghe liên tục các nhóm bị ảnh hưởng. Nhiều thập kỷ nghiên cứu từ các công ty như McKinsey đã chứng minh điều này, cho thấy nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại là sự phản kháng của nhân viên. Một kế hoạch tập trung vào con người sẽ giải quyết trực tiếp thực tế đó.

Giảm thiểu sự gián đoạn duy trì động lực

Giảm thiểu gián đoạn là công việc thiết thực nhằm duy trì hoạt động kinh doanh trong khi quản lý sự thay đổi. Điều này có nghĩa là dự đoán các vấn đề trước khi chúng có thể ảnh hưởng đến khách hàng hoặc công việc hàng ngày. Một nhà máy có thể lên lịch đại tu dây chuyền lắp ráp trong thời gian ngừng hoạt động theo kế hoạch, tránh hoàn toàn việc sụt giảm sản lượng.

Việc áp dụng là thước đo thành công

Mục tiêu cuối cùng là sự áp dụng, khi mọi người chủ động và khéo léo sử dụng quy trình hoặc hệ thống mới. Điều này thể hiện sự đồng thuận thực sự từ đội ngũ. Ví dụ, một quy trình bán hàng mới nên giúp rút ngắn đáng kể chu kỳ bán hàng trung bình.

Một góc nhìn toàn diện giúp ngăn chặn các "silo" (vùng biệt lập)

Một cái nhìn toàn diện nghĩa là hiểu rằng nỗ lực thay đổi ở một bộ phận sẽ tạo ra hiệu ứng lan tỏa ở mọi nơi khác. Việc cập nhật phần mềm lập hóa đơn của bộ phận tài chính sẽ luôn ảnh hưởng đến báo cáo hoa hồng bán hàng và các câu hỏi về thanh toán hỗ trợ khách hàng. Việc thừa nhận những mối liên hệ này là dấu hiệu của một quy trình thay đổi trưởng thành.

Năm nguyên tắc của quản lý thay đổi là gì?

Các nguyên tắc cốt lõi của quản lý thay đổi bắt nguồn từ nhiều thập kỷ nghiên cứu thực tế. Các nhà phân tích đã nghiên cứu hàng ngàn thay đổi trong kinh doanh để xác định những mô hình chung thường xuất hiện trong các dự án thành công, rồi chắt lọc kiến ​​thức đó thành khuôn khổ sau.

>> Cách động viên nhân viên theo thuyết nhu cầu của Maslow

>> 3 kỹ năng cần có của một nhà quản trị xuất sắc

>> Phương pháp đào tạo nhân viên kinh doanh để nhân đôi hiệu quả

Đảm bảo sự tài trợ tích cực và rõ ràng

Đảm bảo sự tài trợ tích cực và rõ ràng của ban điều hành là nguyên tắc đầu tiên của quản lý thay đổi. 

Cách tiếp cận tốt nhất là xây dựng “ chuỗi tài trợ ”, trong đó nhà tài trợ chính và những người lãnh đạo thay đổi ở cấp độ tiếp theo đều là những người ủng hộ cho sự thay đổi hoặc những người quản lý thay đổi.

Một tác nhân thay đổi cũng có ba nhiệm vụ cốt lõi. Họ phải liên tục truyền đạt lý do kinh doanh cho sự thay đổi, tự mình làm gương cho các hành vi mới và củng cố sự thay đổi bằng cách thống nhất phần thưởng và hậu quả để hỗ trợ mọi người trong cách làm việc mới.

Thu hút và trao quyền cho nhân viên ở mọi cấp độ

Nguyên tắc thứ hai là thu hút mọi người ở mọi cấp độ trong tổ chức một cách chân thành. Công việc là xây dựng cầu nối giữa các nhà quản lý dự án và thực tế hàng ngày của nhân viên tuyến đầu, khai thác các mạng lưới xã hội phi chính thức của tổ chức.

Giao tiếp chính thức của doanh nghiệp luôn được sàng lọc, nhưng thông tin đáng tin cậy nhất thường đến từ đồng nghiệp. Các nhà lãnh đạo thành công tạo ra một mạng lưới những người được kính trọng và có ảnh hưởng để giúp truyền tải thông điệp. Những người này được chọn dựa trên địa vị xã hội, chứ không phải chức danh. Chức năng quan trọng nhất của họ là tạo ra vòng phản hồi hai chiều, truyền tải thông tin thô, trung thực từ nhóm của họ đến ban lãnh đạo dự án.

Giao tiếp thường xuyên và minh bạch

Giao tiếp rõ ràng là một "chiến dịch thay đổi" tuyệt vời nếu được thực hiện đúng cách. Thông điệp phải được phân khúc cho từng đối tượng vì nhu cầu thông tin của một giám đốc điều hành cấp cao khác với một quản lý tuyến đầu. 

Người đưa tin đáng tin cậy nhất đối với nhân viên chính là người quản lý trực tiếp của họ, vì vậy, nhiệm vụ cốt lõi là trang bị cho họ trước tiên và đào tạo quản lý mới , cung cấp cho họ các công cụ và thông tin cần thiết để chuyển đổi sang nhóm của mình.

Đánh giá và giải quyết sự sẵn sàng của tổ chức

Sự sẵn sàng phải được xem như một quá trình chẩn đoán liên tục. Mặc dù các cuộc khảo sát có thể hữu ích, nhưng những hiểu biết giá trị nhất đến từ các hoạt động định tính như phỏng vấn có cấu trúc với các nhà lãnh đạo nhân sự và các nhóm thảo luận kín với các nhóm. 

Mục tiêu là tìm ra nguyên nhân đằng sau mọi sự kháng cự. Ví dụ, việc chẩn đoán khoảng cách hiệu suất sẽ trực tiếp giúp xây dựng một chương trình đào tạo có mục tiêu, được thiết kế để xây dựng cả năng lực và sự tự tin.

Kết nối cứng sự thay đổi vào hệ thống

Nguyên tắc quản lý thay đổi cuối cùng là biến sự thay đổi thành vĩnh viễn. Cách hiệu quả nhất để đạt được điều này là tích hợp phương thức làm việc mới vào hệ thống chính thức của tổ chức. Điều này bao gồm việc viết lại mô tả công việc, cập nhật bảng điểm quản lý hiệu suất và điều chỉnh cơ cấu lương thưởng để ghi nhận những hành vi mới. 

Khi hệ thống quản lý sự nghiệp và tiền lương của nhân viên phản ánh thực tế mới, sự thay đổi sẽ tự duy trì.

Đào tạo quản lý thay đổi quan trọng như thế nào?

Một chương trình đào tạo quản lý thay đổi được thiết kế tốt là một phần quan trọng của quá trình quản lý thay đổi. 

Trong khi các nhà lãnh đạo thiết lập tầm nhìn cho tổ chức, buổi đào tạo quản lý thay đổi thường là nơi đầu tiên mà nhân viên có thể tìm hiểu về "lý do" ở cấp độ cá nhân. 

Khi nhân viên hiểu được mục tiêu đào tạo và cách họ hỗ trợ cá nhân hoặc mục tiêu của dự án, họ có thể đặt câu hỏi trực tiếp và kết nối lý do kinh doanh chung cho sự thay đổi với các quy trình cụ thể trong công việc hàng ngày của họ.

Các nhà lãnh đạo hiệu quả có thể quản lý hành trình này tốt hơn bằng cách sử dụng nó cùng với năm giai đoạn riêng biệt của mô hình ADKAR.

Ví dụ: 

- Nhận thức có thể bắt đầu bằng một buổi khởi động lãnh đạo, nhưng nó sẽ được củng cố thông qua một khóa học quản lý thay đổi . 

- Mong muốn được nuôi dưỡng bằng cách các nhà quản lý thay đổi giải thích những lợi ích cá nhân. 

- Bản thân khóa đào tạo sẽ xây dựng Kiến thức cốt lõi và việc hướng dẫn tiếp theo sẽ phát triển Khả năng áp dụng kiến ​​thức đó của một người. 

- Hành vi mới sau đó được củng cố thông qua sự củng cố , giống như việc ăn mừng những thành công ban đầu.

Đào tạo quản lý thay đổi mà không có bối cảnh này chỉ tạo ra sự tuân thủ chứ không phải cam kết. Mọi người có thể học các bước mới, nhưng họ sẽ không hiểu mục đích, dẫn đến việc bỏ ra ít công sức và nhanh chóng quay lại thói quen cũ. Điều này cũng lãng phí khoản đầu tư, cho thấy các kỹ năng mới không thực sự là ưu tiên và làm xói mòn niềm tin cho những thay đổi tiếp theo.

>> Các bước xây dựng tổ chức học tập giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc

>> Quản lý hiệu suất của nhân viên là gì?

>> 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell

Làm thế nào để ngăn chặn sự thay đổi quản lý thất bại

Bạn có thể cải thiện cơ hội thay đổi doanh nghiệp không thất bại bằng các sáng kiến ​​chiến lược phù hợp với các nguyên tắc được nêu trong blog này. 

Đầu tiên, hãy định nghĩa thành công theo góc nhìn con người bằng cách thiết lập các chỉ số áp dụng rõ ràng ngay từ đầu. Một chỉ số tốt phải cụ thể và có thể đo lường được, chẳng hạn như "90% đội ngũ bán hàng sẽ sử dụng CRM mới cho tất cả các tương tác với khách hàng trong vòng 60 ngày kể từ khi triển khai". Thực tiễn này buộc đội ngũ phải lên kế hoạch và chủ động ứng phó với yếu tố con người của sự thay đổi ngay từ ngày đầu tiên.

Thứ hai, cùng nhau sáng tạo giải pháp. Hãy đưa một nhóm người thực sự sẽ sử dụng hệ thống hoặc quy trình nội bộ mới vào giai đoạn thiết kế để xác minh tính khả thi của giải pháp và xây dựng quyền sở hữu ngay từ đầu. Đồng sáng tạo cũng giúp loại bỏ những trở ngại trước khi nó có thể bắt đầu.

Việc xác định các chỉ số rõ ràng và cùng nhau sáng tạo giải pháp sẽ tạo nền tảng cho thành công, sau đó được củng cố bằng một chương trình đào tạo quản lý thay đổi được thiết kế bài bản. Thực tế, các chương trình thường được dẫn dắt bởi triết lý học tập kết hợp, một khái niệm được minh họa rõ nét nhất qua mô hình 70-20-10. 

Mô hình này thừa nhận rằng học tập thực sự là sự kết hợp của 70% kinh nghiệm thực tế, 20% học tập xã hội thông qua huấn luyện và hỗ trợ của đồng nghiệp, và chỉ 10% hướng dẫn chính thức, như hội thảo.

Nhiều công ty mắc sai lầm khi tập trung toàn bộ nỗ lực vào 10% hội thảo chính thức. Một chương trình được xây dựng thực sự tốt sẽ hỗ trợ 90% còn lại của hành trình học tập bằng cách tạo ra một thư viện tài nguyên kịp thời (JIT) như video hướng dẫn ngắn, cơ sở kiến ​​thức có thể tìm kiếm và hướng dẫn tham khảo một trang mà nhân viên có thể truy cập ngay khi cần hỗ trợ.