4 BƯỚC ĐỂ TẠO KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Kế hoạch phát triển nhân viên là hướng dẫn sử dụng để thống nhất mục tiêu giữa nhân viên và công ty, từ đó xác định được các bước để thực hiện mục tiêu. Đây được coi là công cụ hữu ích để giúp nhân viên phát triển được cả kỹ năng lẫn chuyên môn. Kế hoạch với các bước cụ thể giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng, năng suất hơn, học hỏi những điều mới và mở rộng kiến thức và mạng lưới của họ.

Kế hoạch phát triển nhân viên là gì?

Kế hoạch phát triển nhân viên là danh sách các bước hợp tác, có thể thực hiện được mà nhân viên hoàn thành để đạt được mục tiêu nghề nghiệp mong muốn của họ. Kế hoạch phát triển nhân viên bao gồm cả mục tiêu dài hạn và kế hoạch ngắn hạn mà nhân viên có thể hướng tới. Điều này giúp họ nâng cao kiến thức và kỹ năng cho vai trò hiện tại và ở tương lai.

Các bước cụ thể của kế hoạch phát triển nhân viên sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của nhân viên và tổ chức. Việc tạo kế hoạch phát triển nhân viên còn phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng và mong muốn phát triển kỹ năng của nhân viên. Việc chia nhỏ các mục tiêu nghề nghiệp và tiến trình của nhân viên hướng tới các mục tiêu đó cho phép quản lý hiểu được tiến trình và xác định rõ mọi rào cản cản trở sự phát triển của nhân viên.

Các loại kế hoạch phát triển nhân viên

Kế hoạch dựa trên hiệu suất: Mục tiêu của kế hoạch này là cải thiện hiệu suất của nhân viên. Kế hoạch này xác định các lĩnh vực mà người đó cần cải thiện, đặt ra các mục tiêu mới, đo lường tiến độ và tạo ra các chiến lược để đạt được các mục tiêu phát triển nhân viên đó.

Kế hoạch kế nhiệm: Nhóm nhân sự xác định các vai trò quan trọng trong công ty và phát triển các kế hoạch đào tạo để chuẩn bị cho nhân viên trẻ và mới đảm nhận các vai trò này.

Quản lý theo mục tiêu: Kế hoạch này tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn khi cá nhân đặt ra các mục tiêu và mốc quan trọng góp phần vào mục tiêu chung của công ty. Nhân viên luôn tự đánh giá để cải thiện hiệu suất của mình và sau đó họ có thể điều chỉnh các mục tiêu khi thấy phù hợp.

Ad-hoc: Kế hoạch phát triển nhân viên không chính thức này hoạt động riêng lẻ, nhấn mạnh vào nhu cầu cá nhân của từng người. Nó phù hợp với những người lao động muốn cải thiện bộ kỹ năng cụ thể của mình để phát triển sự nghiệp.

Kế hoạch phát triển lãnh đạo: Kế hoạch phát triển lãnh đạo là một kế hoạch chi tiết và mang tính chiến lược nhằm giúp nhân viên có được và phát triển các kỹ năng lãnh đạo để chuẩn bị cho các vai trò quản lý tại nơi làm việc.

>> Vì sao động lực lại quan trọng và cách tạo động lực cho nhân viên

>> Hướng dẫn nhân viên cách tạo kỹ năng lập kế hoạch theo phương pháp SWOT

>> Học hỏi cách xây dựng văn hoá doanh nghiệp Vinamilk

Lợi ích của việc phát triển nhân viên

Thay vì tuyển dụng toàn bộ ứng viên bên ngoài cho các vị trí quản lý, sau đây là một số lý do tại sao một công ty nên phát triển nhân viên của mình:

1. Giải quyết tình trạng thiếu hụt kỹ năng

Trong một nghiên cứu gần đây của Gallup , 48% người lao động Mỹ sẽ chuyển sang một công việc mới nếu được cung cấp cơ hội đào tạo kỹ năng. Điều này cho thấy rằng phát triển nhân viên nên là một phần trong gói lương thưởng và phúc lợi của bạn để thu hút ứng viên làm việc cho công ty của bạn.

Việc cung cấp cho nhân viên cơ hội học tập có thể thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, dẫn đến năng suất và lợi nhuận cao hơn đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

2. Thu hẹp khoảng cách kỹ năng

Công nghệ đang thay đổi nhanh chóng nơi làm việc. Các kỹ năng đang trở nên lỗi thời nhanh hơn và mọi người cần nâng cao năng lực của mình để theo kịp công việc và ngành nghề của họ.

Các công ty nên tận dụng cơ hội này để nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại trong toàn doanh nghiệp nhằm hỗ trợ thu hẹp khoảng cách kỹ năng. Sau đó, nhân viên có thể làm việc trong tổ chức của bạn lâu hơn và hiểu sâu hơn về khách hàng và văn hóa của bạn – một tài sản độc đáo sẽ đóng góp rất lớn vào thành công của công ty bạn.

3. Cải thiện sự gắn kết và tinh thần của nhân viên

Các nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng nhân viên gắn kết sẽ dẫn đến tăng trưởng kinh doanh. Một lực lượng lao động gắn kết thường tương đương với tỷ lệ năng suất cao hơn, lợi nhuận tăng và giữ chân nhân viên. Tinh thần làm việc thấp của nhân viên cũng gây tổn hại cho doanh nghiệp. Người ta thấy rằng các nhóm có nhân viên không gắn kết sẽ vắng mặt nhiều hơn 37% và mắc nhiều lỗi hơn 60% trong công việc so với nhân viên gắn kết.

Giá trị của các chương trình phát triển nhân viên đối với các tổ chức là rõ ràng. Nhân viên tham gia đào tạo và phát triển có thể tăng gấp đôi lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng doanh số và mang lại khách hàng hài lòng hơn.

4. Duy trì tính cạnh tranh

Các công ty có thể gặp phải những thách thức khi tìm cách tuyển dụng và giữ chân những nhân tài phù hợp, đặc biệt là trong thị trường lao động eo hẹp. Trong khi những nhân tài hàng đầu tìm cách làm việc cho một công ty sẽ hỗ trợ họ tiếp tục xây dựng kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp của họ trong tổ chức.

Là một tổ chức, bạn có thể hỗ trợ nhân viên của mình có được bộ kỹ năng và kiến thức kỹ thuật phù hợp để tung ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới và duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đào tạo nên tập trung vào việc thúc đẩy các điểm mạnh cốt lõi của lực lượng lao động và giải quyết các điểm yếu của họ để cải thiện thành công chung của công ty.

5. Cải thiện sự đa dạng và hòa nhập

Các tổ chức cũng nên hướng đến mục tiêu nâng cao và đào tạo lại kỹ năng cho tất cả nhân viên. Đầu tư vào phát triển chuyên môn cho toàn bộ nhân viên của bạn bằng các nguồn lực nội bộ và bên ngoài để đảm bảo mỗi người đều tiến bộ trong hành trình sự nghiệp của mình.

Các chuyên gia L&D và DEI trong tổ chức nên làm việc cùng nhau để phát triển các kế hoạch kế nhiệm và chương trình đào tạo lãnh đạo. Giải quyết các chủ đề như lãnh đạo toàn diện và định kiến vô thức tại nơi làm việc.

6. Tạo ra văn hóa học tập

Với những thay đổi công nghệ và xu hướng lao động đang diễn ra nhanh chóng, các công ty cần một môi trường làm việc nhanh nhẹn và văn hóa học tập. Một nền văn hóa học tập nhanh nhẹn giúp công ty của bạn chiếm ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh thông qua tốc độ và tính linh hoạt.

Các tổ chức phải giải quyết những thay đổi này bằng một kế hoạch phát triển nhân viên chặt chẽ để giúp nhân viên nhanh chóng học hỏi và thích nghi với các tình huống công việc mới nổi và nhu cầu của thị trường.

>> Quy trình xây dựng bài giảng elearning cho doanh nghiệp

>> 6 kỹ năng doanh nghiệp nhất định phải đào tạo cho nhân viên gen Z

>> Từ điển năng lực là gì? Ý nghĩa của từ điển năng lực

7. Điều chỉnh sự phát triển của nhân viên với mục tiêu của tổ chức

Nhân viên trong tổ chức hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh và chiến lược tổng thể như thế nào? HR có thể khó tìm được ví dụ cụ thể về điều này trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong một công ty lớn hoặc công ty biệt lập.

Tuy nhiên, có giá trị lớn trong việc đảm bảo rằng nhân viên có 'tầm nhìn' giữa công việc họ đang làm và các mục tiêu và chiến lược rộng hơn. Điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn cho doanh nghiệp, cũng như các mục tiêu phát triển của riêng cá nhân. Những nhân viên hiểu được các mục tiêu của tổ chức sẽ được trang bị tốt hơn để liên kết sự phát triển của họ với các kết quả cần thiết.

8. Giảm tỷ lệ luân chuyển

Trong nghiên cứu của Gallup, 48% người lao động cho biết họ sẽ chuyển sang một công việc mới nếu được cung cấp cơ hội đào tạo kỹ năng. Học các kỹ năng mới dẫn đến sự phát triển nghề nghiệp, đây là một phần không thể thiếu để có được sự hài lòng trong công việc.

Ngoài ra, các chương trình học có thể giúp các công ty tiết kiệm tiền bằng cách loại bỏ nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, vốn tốn kém cả thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

Những thách thức lớn nhất trong kế hoạch phát triển nhân viên

Bất kể ý định có tốt đến đâu, các chương trình phát triển nhân viên cũng khó có thể lập kế hoạch và thực hiện vì những lý do sau:

Quản lý quá bận rộn: Trong một cuộc khảo sát của Wrike, 98% quản lý dành 40%-87% tuần làm việc của họ chỉ cho giao tiếp (6-15 giờ một tuần cho các cuộc họp và 62% dành 2-4 giờ mỗi ngày cho email). Không có gì ngạc nhiên khi việc tìm thời gian để thúc đẩy nhóm của họ nắm bắt các cơ hội nâng cao kỹ năng là một thách thức, đặc biệt là nếu trọng tâm cốt lõi của họ là đạt được các mục tiêu liên quan đến ROI như năng suất hoặc doanh số.

Nhân viên quá bận rộn: Trong cùng một cuộc khảo sát của Wrike, 94% nhân viên báo cáo rằng họ cảm thấy căng thẳng khi làm việc, trong khi gần 33% cho biết họ đang trải qua mức độ căng thẳng cao. Quá nhiều căng thẳng ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và cuộc sống cá nhân. Nhân viên có thể ngần ngại tham gia các chương trình đào tạo ngay cả khi điều đó có nghĩa là thăng tiến trong sự nghiệp vì khối lượng công việc bổ sung ngoài các trách nhiệm hàng ngày.

Thiếu tần suất phát triển nhân viên: Khi đào tạo được tiến hành không thường xuyên, nhân viên sẽ không thể nắm bắt và áp dụng đầy đủ kiến thức do khả năng ghi nhớ thông tin kém. Việc học nên được tiến hành thường xuyên và kịp thời thông qua việc lặp lại và xem lại thông tin đã biết trước đó để giữ cho trí nhớ luôn mới mẻ, đầu óc minh mẫn và nhân viên gắn kết.

Làm thế nào để tạo ra một kế hoạch phát triển nhân viên

Các thành phần của một kế hoạch phát triển hiệu quả là:

Thách thức: Một kế hoạch tốt sẽ thúc đẩy nhân viên cải thiện kỹ năng, trau dồi kiến thức và tự tin hơn vào vai trò của mình.

Hỗ trợ: Kế hoạch nên bao gồm các nguồn hỗ trợ giúp nhân viên đạt được mục tiêu. Có thể bao gồm hỗ trợ tài chính cho các lớp học, thỏa thuận cố vấn, kế hoạch đào tạo và các nguồn lực khác.

Đánh giá: Thiết lập các chỉ số rõ ràng, có thể đo lường về tiến độ và thành công. Đặt ra thời hạn, điểm kiểm tra và mục tiêu. Bạn có thể soạn thảo kế hoạch phát triển nhân viên của riêng mình bằng các bước sau:

1. Xem xét mục tiêu kinh doanh của bạn

Trước tiên, hãy cân nhắc xem mỗi nhân viên cần có những kỹ năng cá nhân nào để giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh, đồng thời cũng tính đến mốc thời gian thực tế để phát triển các mục tiêu này. Có thể hữu ích khi liệt kê các điểm mạnh hiện tại của từng cá nhân để bạn có ý tưởng về những kỹ năng nào bạn có thể phát triển. Hãy cân nhắc cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn khi lập kế hoạch phát triển nhân viên.

2. Xem xét các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của nhân viên

Các kế hoạch phát triển nhân viên tốt nhất là kế hoạch hợp tác. Hãy cân nhắc đến mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của từng nhân viên khi lập kế hoạch phát triển nhân viên. Điều này cho phép nhân viên rèn luyện các kỹ năng và mục tiêu cũng sẽ hỗ trợ họ đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.

Gặp gỡ từng nhân viên để thảo luận về sự phát triển nghề nghiệp của họ. Yêu cầu xem xét kế hoạch của họ trước để bạn có thể tạo danh sách các câu hỏi và lời khuyên hữu ích. Một cuộc họp theo lịch trình cũng cho phép nhân viên của bạn chuẩn bị. Trong cuộc họp, hãy hỏi nhân viên các câu hỏi về mục tiêu nghề nghiệp của họ, tương lai dự kiến của họ với công ty hoặc các kỹ năng mà họ cảm thấy sẽ hữu ích trong vai trò hiện tại và tương lai của họ. Hãy chắc chắn lắng nghe câu trả lời của nhân viên và tìm cách để điều chỉnh mục tiêu của nhân viên với nhu cầu hoặc sự phát triển hiện tại của công ty bạn.

>> Xây dựng khung năng lực như thế nào và cách sử dụng hiệu quả

>> Phương pháp thiết lập mục tiêu cho công việc cho nhân viên

>> 7 mục tiêu marketing quan trọng với doanh nghiệp

3. Tạo danh sách các nguồn tài nguyên quan trọng

Sau khi xác định được mục tiêu của cả công ty và nhân viên, bạn có thể lập danh sách các nguồn lực giúp nhân viên tiến tới mục tiêu nghề nghiệp và cá nhân.

Ví dụ, bạn có thể triển khai một chương trình đào tạo mới nếu bạn có nhiều nhân viên muốn học một kỹ năng mới. Các chương trình huấn luyện và cố vấn cũng có thể hữu ích trong việc đào tạo chéo và giới thiệu nhân viên đến các phòng ban mới trong doanh nghiệp, cho phép họ phát triển các kỹ năng mới hoặc tìm thấy sở thích nghề nghiệp mới. Ngay cả việc biên soạn cơ sở dữ liệu video giáo dục, podcast, hội thảo trên web và lớp học cũng có thể cung cấp cho nhân viên các nguồn lực họ cần để đạt được mục tiêu của mình.

Một số tổ chức cũng sẽ chi trả chi phí cho các khóa học đại học thông qua các chương trình hoàn trả học phí hoặc chi trả chi phí đi lại đến các hội nghị chuyên môn (hoặc trả tiền vé đến chính hội nghị đó) nơi nhân viên có thể tiếp tục phát triển các kỹ năng kinh doanh và kết nối quan trọng.

Những cách khác để khuyến khích phát triển chuyên môn có thể bao gồm việc giao cho nhân viên các dự án đặc biệt liên quan đến các kỹ năng và trách nhiệm mong muốn của họ hoặc khuyến khích họ tham gia tình nguyện trong cộng đồng của họ. Bạn thậm chí có thể cung cấp những ngày nghỉ có lương cho nhân viên để tham gia vào các dự án dịch vụ cộng đồng.

4. Phát triển một kế hoạch hành động rõ ràng và mô tả

Bây giờ bạn đã xác định được mục tiêu của tổ chức và nhân viên, cũng như các nguồn lực mà bạn sẽ sử dụng để phát triển nhân viên, đã đến lúc sắp xếp chúng thành một kế hoạch hành động rõ ràng và mô tả. Bao gồm một mốc thời gian cho mỗi kỳ vọng và thảo luận với từng nhân viên để mọi người đều rõ ràng về các mục hành động và thời hạn.

Nộp kế hoạch cho phòng nhân sự, người quản lý của nhân viên và các bên liên quan khác để xem xét và phê duyệt.