HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH LIÊN TỤC

Khi kinh doanh bị gián đoạn, nó có thể tốn kém tiền bạc. Doanh thu bị mất cộng với các khoản chi thêm đồng nghĩa với việc giảm lợi nhuận. Một kế hoạch kinh doanh liên tục để tiếp tục kinh doanh là điều cần thiết cho doanh nghiệp.

Lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là gì? 

Lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là quá trình liên quan đến việc tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi từ các mối đe dọa tiềm ẩn đối với một công ty. Kế hoạch đảm bảo rằng nhân sự và tài sản được bảo vệ và có thể hoạt động nhanh chóng trong trường hợp có rủi ro.

Có thể hiểu:

- Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP) là quá trình một công ty trải qua để tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.

- Lập kế hoạch kinh doanh liên tục được thiết kế để bảo vệ nhân sự và tài sản và đảm bảo chúng có thể hoạt động nhanh chóng khi thảm họa xảy ra.

- Lập kế hoạch kinh doanh liên tục cần được kiểm tra để đảm bảo không có điểm yếu nào có thể được xác định và sửa chữa.

Hiểu kế hoạch Kinh doanh liên tục (BCP)

BCP liên quan đến việc xác định bất kỳ và tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, khiến nó trở thành một phần quan trọng trong chiến lược quản lý rủi ro của tổ chức. Khi các rủi ro được xác định, kế hoạch cũng nên bao gồm:

- Xác định những rủi ro đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ và thủ tục để giảm thiểu rủi ro

- Các thủ tục kiểm tra để đảm bảo chúng hoạt động

- Xem xét quy trình để đảm bảo rằng quy trình được cập nhật

BCP là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các mối đe dọa và gián đoạn có nghĩa là mất doanh thu và chi phí cao hơn, dẫn đến giảm lợi nhuận. Và các doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào bảo hiểm vì nó không bao gồm tất cả các chi phí và khách hàng chuyển sang cạnh tranh. Nó thường được hình thành trước và có sự tham gia của các bên liên quan và nhân sự chính.

Các doanh nghiệp dễ gặp phải những rủi ro khác nhau ở mức độ từ nhỏ đến lớn. Việc lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh thường nhằm giúp một công ty tiếp tục hoạt động trong trường hợp có những thảm họa lớn như hỏa hoạn. BCP khác với kế hoạch khôi phục sau thảm họa, kế hoạch này tập trung vào việc khôi phục hệ thống CNTT của công ty sau khủng hoảng.

Hãy xem xét một công ty tài chính có trụ sở tại một thành phố lớn. Nó có thể đưa BCP vào vị trí bằng cách thực hiện các bước bao gồm sao lưu máy tính và tệp khách hàng của nó bên ngoài trang web. Nếu có điều gì đó xảy ra với văn phòng công ty của công ty, các văn phòng vệ tinh của nó vẫn có quyền truy cập thông tin quan trọng.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là BCP có thể không hiệu quả nếu một phần lớn dân số bị ảnh hưởng, như trong trường hợp bùng phát dịch bệnh.

>> Các vấn đề trong đào tạo doanh nghiệp nhỏ

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

Phát triển một kế hoạch liên tục kinh doanh

Có một số bước mà nhiều công ty phải tuân theo để phát triển một BCP vững chắc. Chúng bao gồm:

- Phân tích tác động kinh doanh: Tại đây, doanh nghiệp sẽ xác định các chức năng và các nguồn lực liên quan nhạy cảm với thời gian. 

- Phục hồi: Trong phần này, doanh nghiệp phải xác định và thực hiện các bước để khôi phục các chức năng kinh doanh quan trọng.

- Tổ chức: Một nhóm liên tục phải được tạo ra. Nhóm này sẽ đưa ra một kế hoạch để quản lý sự gián đoạn.

- Đào tạo: Nhóm liên tục phải được đào tạo và kiểm tra. Các thành viên của nhóm cũng nên hoàn thành các bài tập về kế hoạch và chiến lược.

Các công ty cũng có thể thấy hữu ích khi đưa ra một danh sách kiểm tra bao gồm các chi tiết chính như thông tin liên hệ khẩn cấp, danh sách các nguồn lực mà nhóm liên tục có thể cần, nơi chứa hoặc lưu trữ dữ liệu sao lưu và các thông tin cần thiết khác, và các nhân sự quan trọng khác.

Cùng với việc kiểm tra nhóm liên tục, công ty cũng nên tự kiểm tra BCP. Nó nên được thử nghiệm nhiều lần để đảm bảo nó có thể được áp dụng cho nhiều trường hợp rủi ro khác nhau. Điều này sẽ giúp xác định bất kỳ điểm yếu nào trong kế hoạch mà sau đó có thể được xác định và sửa chữa.

Phân tích tác động liên tục trong kinh doanh

Một phần quan trọng của việc phát triển BCP là phân tích tác động liên tục của hoạt động kinh doanh. Nó xác định các tác động của việc gián đoạn các chức năng và quy trình kinh doanh. Nó cũng sử dụng thông tin để đưa ra quyết định về các ưu tiên và chiến lược phục hồi.

Một bảng tính tác động tài chính sẽ hoạt động để giúp thực hiện phân tích tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bảng tính nên được hoàn thành bởi các nhà quản lý quy trình và chức năng kinh doanh, những người đã quen thuộc với công việc kinh doanh. Các bảng tính này sẽ tóm tắt những điều sau:

- Các tác động - cả tài chính và hoạt động - bắt nguồn từ việc mất các chức năng và quy trình kinh doanh riêng lẻ

- Xác định khi nào việc mất chức năng hoặc quy trình sẽ dẫn đến các tác động kinh doanh đã xác định 

Việc hoàn thành phân tích có thể giúp các công ty xác định và ưu tiên các quy trình có ảnh hưởng nhiều nhất đến các chức năng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Thời điểm mà chúng phải được phục hồi thường được gọi là “mục tiêu thời gian phục hồi”.

Các bảng tính tác động đến hoạt động và tài chính cũng như yêu cầu về nguồn lực liên tục trong kinh doanh nên được phân phối cho các nhà quản lý quy trình kinh doanh cùng với hướng dẫn về quy trình và cách thông tin sẽ được sử dụng. Sau khi tất cả người quản lý đã hoàn thành trang tính của họ, thông tin cần được xem xét lại. Khoảng trống hoặc sự mâu thuẫn cần được xác định. Các cuộc họp với các nhà quản lý cá nhân nên được tổ chức để làm rõ thông tin và thu thập thông tin còn thiếu.

Sau khi tất cả các bảng tính đã được hoàn thành và xác nhận, các ưu tiên cho việc khôi phục các quy trình nghiệp vụ cần được xác định. Các yêu cầu về tài nguyên chính và phụ thuộc cũng cần được xác định. Thông tin này sẽ được sử dụng để phát triển các chiến lược phục hồi.

>> Kỹ năng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

>> 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell

Tại sao lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP) lại quan trọng?

Các doanh nghiệp dễ gặp phải một loạt các thảm họa ở mức độ khác nhau từ nhỏ đến thảm khốc và BCP là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. BCP thường có nghĩa là để giúp một công ty tiếp tục hoạt động trong trường hợp có các mối đe dọa và gián đoạn. Điều này có thể dẫn đến mất doanh thu và tăng chi phí, dẫn đến giảm lợi nhuận. Và các doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào bảo hiểm vì nó không bao gồm tất cả các chi phí và khách hàng chuyển sang cạnh tranh.

Một kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) nên bao gồm những gì?

Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh liên quan đến việc xác định bất kỳ và tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Kế hoạch cũng cần xác định những rủi ro đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động như thế nào và thực hiện các biện pháp và thủ tục an toàn để giảm thiểu rủi ro. Cũng cần có các thủ tục kiểm tra để đảm bảo các biện pháp bảo vệ và thủ tục này hoạt động. Cuối cùng, nên có một quá trình xem xét để đảm bảo rằng kế hoạch được cập nhật.

Phân tích tác động liên tục trong kinh doanh là gì?

Một phần quan trọng của việc phát triển BCP là phân tích tác động liên tục của hoạt động kinh doanh để xác định các tác động của việc gián đoạn các chức năng và quy trình kinh doanh. Nó cũng sử dụng thông tin để đưa ra quyết định về các ưu tiên và chiến lược phục hồi.