QUY TẮC 80/20 LÀ GÌ? TẠI SAO NÓ LẠI HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP?

Quy tắc 80/20 chỉ rõ rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, khẳng định mối quan hệ bất bình đẳng giữa đầu vào và đầu ra. Nguyên tắc này như một lời nhắc nhở chung rằng mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra không cân bằng. 

Định nghĩa quy tắc 80/20

Quy tắc 80-20, còn được gọi là Nguyên tắc Pareto , là một câu cách ngôn khẳng định rằng 80% kết quả (hoặc đầu ra) là kết quả của 20% tất cả các nguyên nhân (hoặc đầu vào) cho bất kỳ sự kiện nhất định nào. Trong kinh doanh, mục tiêu của quy tắc 80-20 là xác định các yếu tố đầu vào có khả năng tạo ra năng suất cao nhất và đặt chúng trở thành ưu tiên. Ví dụ, một khi các nhà quản lý xác định được các yếu tố quan trọng đối với sự thành công của công ty, họ nên tập trung nhất cho những yếu tố đó.

Mặc dù tiên đề 80-20 thường được sử dụng trong kinh doanh và kinh tế , bạn có thể áp dụng khái niệm này cho bất kỳ lĩnh vực nào — chẳng hạn như phân phối của cải, tài chính cá nhân, thói quen chi tiêu và thậm chí cả sự không chung thủy trong các mối quan hệ cá nhân.

Tóm lại, quy tắc 80/20 có thể hiểu là:

- Quy tắc 80-20 duy trì rằng 80% kết quả (đầu ra) đến từ 20% nguyên nhân (đầu vào).

- Trong quy tắc 80-20, bạn ưu tiên 20% yếu tố sẽ tạo ra kết quả tốt nhất.

- Một nguyên tắc của quy tắc 80-20 là xác định các tài sản tốt nhất của đơn vị và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.

- "Quy tắc" này là một giới luật, không phải là một quy luật toán học khó và nhanh.

Bạn có thể nghĩ quy tắc 80-20 là nguyên nhân và kết quả đơn giản: 80% kết quả (đầu ra) đến từ 20% nguyên nhân (đầu vào) . Quy tắc thường được sử dụng để chỉ ra rằng 80% doanh thu của một công ty được tạo ra bởi 20% khách hàng của họ. Nhìn theo cách này, một công ty có thể có lợi khi tập trung vào 20% khách hàng chịu trách nhiệm về 80% doanh thu và tiếp thị cụ thể cho họ — để giúp giữ chân những khách hàng đó và có được những khách hàng mới có đặc điểm tương tự.

Nguyên tắc cốt lõi

Về cốt lõi, quy tắc 80-20 là về việc xác định các tài sản tốt nhất của một tổ chức và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa . Ví dụ, một học sinh nên cố gắng xác định những phần nào của sách giáo khoa sẽ tạo ra nhiều lợi ích nhất cho kỳ thi sắp tới và tập trung vào những phần đó trước. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là học sinh nên bỏ qua các phần khác của sách giáo khoa.

Quy tắc 80-20 là một giới luật, không phải là một quy luật toán học khó và nhanh. Theo quy luật, thật trùng hợp khi 80% và 20% bằng 100%. Đầu vào và đầu ra chỉ đơn giản là đại diện cho các đơn vị khác nhau, vì vậy tỷ lệ đầu vào và đầu ra không cần phải bằng 100%.

Quy tắc 80-20 thường bị hiểu sai. Đôi khi sự hiểu lầm là kết quả của một sai lầm logic — cụ thể là nếu 20% yếu tố đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không phải là quan trọng. Cũng có khi, sự nhầm lẫn bắt nguồn từ tổng con số tổng là 100%.

Các nhà quản lý doanh nghiệp từ tất cả các ngành sử dụng quy tắc 80-20 để giúp thu hẹp sự tập trung của họ và xác định những vấn đề gây ra nhiều vấn đề nhất trong các bộ phận và tổ chức của họ. 

>> Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài, cái nào hiệu quả hơn và tại sao?

>> Cấu trúc cơ bản của khung năng lực trong doanh nghiệp

Nền quy tắc 80-20

Quy tắc 80-20 - còn được gọi là nguyên tắc Pareto và được áp dụng trong phân tích Pareto - lần đầu tiên được sử dụng trong kinh tế học vĩ mô để mô tả sự phân bổ của cải ở Ý vào đầu thế kỷ 20. Nó được giới thiệu vào năm 1906 bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người được biết đến nhiều nhất với các khái niệm về hiệu quả Pareto .

Pareto nhận thấy rằng 20% ​​số quả đậu trong vườn của ông là nguyên nhân của 80% số hạt đậu Hà Lan. Pareto đã mở rộng nguyên tắc này sang kinh tế học vĩ mô bằng cách chỉ ra rằng 80% của cải ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số.

Vào những năm 1940, Tiến sĩ Joseph Juran, người nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý hoạt động , đã áp dụng quy tắc 80-20 để kiểm soát chất lượng sản xuất kinh doanh. Ông đã chứng minh rằng 80% lỗi của sản phẩm là do 20% vấn đề trong phương pháp sản xuất. Bằng cách tập trung vào và giảm 20% các vấn đề sản xuất, một doanh nghiệp có thể tăng chất lượng tổng thể của mình. Juran đã đặt ra hiện tượng này là "số ít quan trọng và rất nhiều tầm thường."

Lợi ích của Quy tắc 80-20

Mặc dù có rất ít phân tích khoa học chứng minh hoặc bác bỏ tính hợp lệ của quy tắc 80-20, nhưng có rất nhiều bằng chứng chứng minh quy tắc về cơ bản có giá trị, nếu không muốn nói là chính xác về mặt số học.

Kết quả hoạt động của nhân viên bán hàng trong một loạt các doanh nghiệp đã chứng minh sự thành công khi kết hợp quy tắc 80-20. Ngoài ra, các chuyên gia tư vấn bên ngoài sử dụng Six Sigma và các chiến lược quản lý khác đã kết hợp nguyên tắc 80-20 vào thực tiễn của họ với kết quả tốt.

>> 9 kỹ năng mềm cần có của nhân viên kinh doanh

>> 5 yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp

Ví dụ về Nguyên tắc Pareto

Các doanh nghiệp tư vấn tài chính thường sử dụng Nguyên tắc Pareto để giúp quản lý khách hàng của họ. Việc kinh doanh phụ thuộc vào khả năng của cố vấn trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, vì doanh thu dựa trên sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, không phải khách hàng nào cũng chi ra doanh thu như nhau cho cố vấn. Nếu một cơ sở tư vấn có 100 khách hàng, thì theo Nguyên tắc Pareto, 80% doanh thu của cố vấn tài chính sẽ đến từ 20 khách hàng hàng đầu. 20 khách hàng này có số lượng tài sản cao nhất và mức phí cao nhất được tính.

Các hoạt động tư vấn áp dụng Nguyên tắc Pareto đã giúp cải thiện khả năng quản lý thời gian, năng suất và sự hài lòng tổng thể của khách hàng.

Nguyên tắc Pareto có vẻ đơn giản nhưng rất khó thực hiện đối với một cố vấn tài chính điển hình . Nguyên tắc gợi ý rằng vì 20 khách hàng đang trả 80% tổng số phí, họ sẽ nhận được ít nhất 80% dịch vụ khách hàng. Do đó, các cố vấn nên dành phần lớn thời gian để vun đắp các mối quan hệ của 20 khách hàng hàng đầu của họ.

Tuy nhiên, như bản chất con người cho thấy, điều này không xảy ra. Hầu hết các cố vấn có xu hướng phân bổ thời gian và dịch vụ của họ mà ít quan tâm đến tình trạng của khách hàng. Nếu khách hàng gọi điện và có vấn đề, cố vấn sẽ giải quyết tương ứng, bất kể khách hàng thực sự mang lại bao nhiêu thu nhập cho cố vấn.

Nguyên tắc này cũng dẫn đến việc các cố vấn tập trung vào việc tái tạo 20% khách hàng hàng đầu của họ, biết rằng việc thêm một khách hàng có quy mô đó ngay lập tức ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Ưu điểm của Nguyên tắc Pareto

Có một lý do thực tế để áp dụng Nguyên tắc Pareto. Ví dụ, nếu 20% sai sót thiết kế trên ô tô dẫn đến 80% các vụ tai nạn, bạn có thể xác định và sửa chữa những sai sót đó. Tương tự, nếu 20% khách hàng của bạn đang thúc đẩy 80% doanh số bán hàng của bạn, bạn có thể muốn tập trung vào những khách hàng đó và thưởng cho họ vì sự trung thành của họ. Theo nghĩa này, Nguyên tắc Pareto trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Nhược điểm của Nguyên tắc Pareto

Mặc dù sự phân chia 80/20 đúng với quan sát của Pareto, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó luôn đúng. Ví dụ, 30% lực lượng lao động (hoặc 30 trong số 100 công nhân) chỉ có thể hoàn thành 60% sản lượng. Những người lao động còn lại có thể không làm việc hiệu quả hoặc có thể chỉ đang chểnh mảng trong công việc. Điều này tiếp tục nhắc lại rằng Nguyên lý Pareto chỉ đơn thuần là một quan sát và không nhất thiết là một định luật.