PHƯƠNG PHÁP KAIZEN: 8 BƯỚC ĐỂ CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Phương pháp Kaizen là triết lý của sự cải tiến liên tục . Vậy làm sao để cải tiến kaizen hiệu quả, cùng tìm hiểu 8 phương pháp dưới đây nhé.

Được biết đến là một công cụ quản lý chất lượng, cộng tác và cải tiến liên tục , phương pháp Kaizen ủng hộ việc quản lý thay đổi tiến bộ trong một doanh nghiệp, đồng thời hạn chế rủi ro.

Những cải tiến kaizen thành công có thể mang lại những lợi ích như tăng năng suất, cải thiện chất lượng, an toàn hơn, chi phí thấp hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Kaizen cũng có thể dẫn đến những lợi ích trong văn hóa công ty, bao gồm cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên, cải thiện tinh thần và sự hài lòng của nhân viên, cũng như nâng cao ý thức làm chủ trong công ty giữa các nhân viên.

Mẹo để đạt được sự cải tiến liên tục với Kaizen

1. Nhấn mạnh sự hiểu biết cá nhân về triết lý kaizen ở tất cả các cấp của tổ chức

Việc thấm nhuần sự hiểu biết về kaizen như một thực tiễn lâu dài, thay vì một sáng kiến ​​quản lý, là điều quan trọng để duy trì sự cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục cũng giống như về tư duy cũng như về hành động .

Đảm bảo nhân viên của bạn hiểu được lịch sử và triết lý của kaizen sẽ giúp duy trì văn hóa cải tiến liên tục xuyên suốt công ty. Xây dựng văn hóa công ty với sự tập trung ổn định vào cải tiến là rất quan trọng để duy trì động lực trong các nỗ lực cải tiến kaizen của bạn. 

2. Trao quyền cho nhân viên của bạn

Những nhân viên thường tiếp xúc và xử lý các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp của bạn (ví dụ như nhân viên bán hàng) là những người được trang bị kiến thức tốt nhất để giải quyết chúng. Họ là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp trong nỗ lực áp dụng kaizen của bạn, vì vậy hãy cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện các cải tiến. Phát triển khả năng các nhóm của bạn thông qua đào tạo và hỗ trợ phải là một phần trong chương trình cải tiến liên tục của bạn giống như việc cải tiến quy trình sản xuất.

Ngoài ra, việc thu hút các thành viên trong nhóm xác định các vấn đề và đề xuất cải tiến trong các lĩnh vực làm việc của họ sẽ khuyến khích cảm giác làm chủ công việc của họ, điều này có thể cải thiện động lực, tinh thần và năng suất tổng thể.

>> Kaizen là gì? Áp dụng kaizen thay đổi doanh nghiệp như thế nào?

>> Các bước xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động

3. Tập trung vào những thay đổi nhỏ

Tiếp cận sự thay đổi theo từng bước nhỏ, tăng dần; nếu bạn cải thiện chỉ 1% mỗi ngày trong một năm, bạn sẽ thực hiện điều đó tốt hơn 37 lần so với khi bạn bắt đầu. Thử nghiệm và thực hiện các thay đổi nhỏ. Điều này làm tăng tốc độ cải tiến và giảm áp lực và rủi ro khi thực hiện một thay đổi lớn.

Để đạt được điều này, hãy tập trung các cải tiến của bạn vào việc giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Điều này cho phép nhân viên nắm bắt và giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở nên lớn hơn và tốn kém hơn để loại bỏ, đồng thời ngăn chặn các vấn đề tương tự tái phát.

4. Ghi lại quy trình và hiệu suất của bạn trước và sau khi thực hiện các cải tiến

Trong phương pháp kaizen, điều quan trọng là phải “nói chuyện với dữ liệu và quản lý bằng sự thật”. Để đánh giá các cải tiến một cách khách quan, các thủ tục hiện có phải được tiêu chuẩn hóa và lập thành văn bản. Lập bản đồ trạng thái ban đầu của quy trình có thể giúp bạn xác định các vấn đề cần cải thiện.

Đo lường hiệu suất so với các điểm chuẩn hiện có cho phép bạn chứng minh ROI từ những cải tiến của kaizen và giữ cho công ty luôn phù hợp để cải thiện. Nó cũng cho phép bạn xác định các mục tiêu mà sự cải tiến của bạn đang hoạt động – hoặc không – để bạn có thể đưa ra quyết định chiến lược về những cải tiến trong tương lai.

Để đo lường hiệu suất một cách khách quan, bạn nên xác định các chỉ số định lượng các cải tiến. Chúng có thể bao gồm các chỉ số xoay quanh chất lượng, chi phí, sử dụng nguồn lực, sự hài lòng của khách hàng, sử dụng không gian, hiệu quả của nhân viên và các KPI khác.

5. Chuẩn hóa công việc

Để các cải tiến được bền vững, chúng phải được tiêu chuẩn hóa và có thể lặp lại. Tiêu chuẩn hóa công việc là rất quan trọng đối với kaizen vì nó tạo ra cơ sở để cải tiến. Khi bạn thực hiện các cải tiến đối với một quy trình, điều cần thiết là phải ghi lại công việc tiêu chuẩn mới để duy trì các cải tiến và tạo đường cơ sở mới. Công việc tiêu chuẩn cũng làm giảm sự thay đổi trong các quy trình và thúc đẩy kỷ luật, điều cần thiết để các nỗ lực cải tiến liên tục phát huy tác dụng.

6. Tạo các nguyên tắc kaizen của riêng bạn

Mặc dù có nhiều tài nguyên có sẵn để hướng dẫn bạn thực hiện các cải tiến kaizen, nhưng điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ về hành trình kaizen của công ty bạn. Phản ánh những cải tiến về kaizen của bạn sau khi các cải tiến đã được thực hiện là một phần quan trọng của chu trình cải tiến liên tục.

Khi bạn phản ánh những cải tiến của mình, hãy phát triển các nguyên tắc kaizen của riêng bạn. Bắt đầu bằng cách tạo ra các hướng dẫn dựa trên kinh nghiệm của chính bạn để cải thiện nơi làm việc. Hãy nhớ rằng những hướng dẫn này phải dành cho đồng nghiệp, người kế nhiệm của bạn và chính bạn hiểu được những vấn đề bạn đã vượt qua. Những hướng dẫn này cuối cùng sẽ giúp bạn khi bạn tiếp cận thử thách tiếp theo.

7. Thực thi các cải tiến

Nhân viên rất dễ thoái lui với cách làm cũ của họ. Việc thực thi những thay đổi bạn đã thực hiện đối với quy trình của mình là điều quan trọng để những cải tiến bạn đã thực hiện kéo dài và đó là chìa khóa để duy trì sự cải tiến liên tục trong thời gian dài.

Ghi lại các cải tiến, đảm bảo công việc tiêu chuẩn được cập nhật và đào tạo nhân viên về các quy trình mới có thể giúp duy trì tiến độ bạn đã đạt được trong nỗ lực cải tiến liên tục của mình.

Để đào tạo nhân viên về các quy trình được linh hoạt và hiệu quả cao, các công ty có thể sử dụng phần mềm quản lý đào tạo. Công cụ này sẽ giúp bạn cho phép nhân viên học tập chủ động hơn, đồng thời bạn có thể theo dõi và quản lý kết quả học tập dễ dàng hơn. Acabiz có thể là một gợi ý cho ban trong việc đào tạo quy trình. Đừng quên tìm hiểu Acabiz tại đây.

8. Quan sát và lặp lại cải tiến của bạn

Quan sát lại nơi làm việc sau khi thực hiện kaizen. Có thể bạn vẫn sẽ thấy một số vấn đề. Khi bạn đã biết vấn đề là gì và cần phải làm gì, đây là cơ hội để bạn thử một số ý tưởng mới.

Việc triển khai phương pháp Kaizen trong tổ chức của bạn đòi hỏi một cam kết lâu dài với một loạt nỗ lực và cải tiến. Xây dựng tư duy cải tiến liên tục trong văn hóa tổ chức của bạn đòi hỏi thực hành hàng ngày và theo thời gian, bạn sẽ thấy hiệu quả, năng suất và chất lượng hoạt động của mình ngày càng tăng.