Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi cảm thấy phù hợp, năng suất và được công nhận trong vai trò của họ. Những người liên tục tạo ra các kết quả kinh doanh có giá trị có thể có các mục tiêu rõ ràng và được các nhà lãnh đạo hỗ trợ. Thực hiện một chiến lược quản lý hiệu suất ưu tiên các nguyên tắc này là điều bắt buộc.

Một chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả có thể giúp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh mà tổ chức của bạn cần. Khuôn khổ này giúp nhân viên và lãnh đạo tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu và năng suất. Với một con đường thành công được vạch ra rõ ràng, bạn có thể tôn vinh một lực lượng lao động có hiệu suất cao luôn mang lại kết quả tích cực.

Chu trình quản lý hiệu suất là gì?

Một chu trình quản lý hiệu suất cho phép các nhà quản lý liên tục giúp nhân viên của họ cải tiến và hoàn thành các mục tiêu kinh doanh. Một chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả gắn kết thành công của nhân viên và doanh nghiệp thông qua một quá trình liên tục lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng hiệu suất của nhân viên. 

Tại sao lại sử dụng chu trình quản lý hiệu suất?

Bằng cách phát triển ví dụ về kế hoạch chu trình quản lý hiệu suất, một tổ chức có thể tối đa hóa kết quả đầu ra của nhân viên, đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức đang được thúc đẩy và theo dõi cụ thể hiệu suất của từng nhân viên.

Khi tuân theo mô hình chu trình quản lý hiệu suất, một tổ chức cũng có thể liên tục xem xét lại các mục tiêu cấu trúc của chính mình, điều này cho phép phản ứng nhanh hơn với các lực lượng thị trường đang thay đổi. Tính linh hoạt này đồng nghĩa với việc tăng khả năng cạnh tranh.

Nhân viên cũng được hưởng lợi từ kế hoạch chu trình quản lý hiệu suất.

Thông qua sự cộng tác và hỗ trợ từ đội ngũ quản lý của họ, họ thấy rằng họ là một thành viên có giá trị trong một nhóm. Các kỹ năng của họ đang được phát triển và sử dụng theo những cách có ý nghĩa, và sẽ có phần thưởng cho sự chăm chỉ.

Tất cả những điều đó đều là những yếu tố tạo nên sự hài lòng trong công việc và sẽ cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

Các giai đoạn của quản lý hiệu suất. 

Có 4 bước chính trong một chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả. Mỗi bước liên kết với nhau để tạo ra một con đường thực tế dẫn đến thành công của nhân viên và doanh nghiệp.

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu là một giai đoạn không thể thiếu trong chu trình quản lý hiệu suất của bạn. Đây là nơi nhân viên, nhóm và các mục tiêu kinh doanh được căn chỉnh và thiết lập.

Để đảm bảo các mục tiêu quy mô nhỏ gắn liền với các mục tiêu của tổ chức, các nhà lãnh đạo cần vạch ra các mục tiêu của công ty trước khi các mục tiêu cá nhân được thiết lập. Khi các mục tiêu của công ty rõ ràng, các nhà quản lý và nhân viên có thể tạo ra các kế hoạch chiến lược để đạt được các mục tiêu hiệu suất cá nhân. 

Mẫu mục tiêu SMART rất có giá trị để tận dụng, vì nó đảm bảo các mục tiêu của nhân viên của bạn là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Với phác thảo có cấu trúc này, bạn có thể phân tích các mục tiêu của nhân viên để đảm bảo chúng là thực tế và phù hợp với bức tranh lớn hơn.

>> Kiến thức và kỹ năng: Sự khác biệt là gì

>> Các yếu tố xây dựng hệ thống elearning thành công

>> BSC là gì và áp dụng như thế nào trong đào tạo doanh nghiệp

2. Giám sát

Giai đoạn giám sát là nơi mà tiến trình mục tiêu được theo dõi. Bước này rất quan trọng để giúp nhân viên đạt được các mục tiêu đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch. 

Để theo dõi các mục tiêu của nhân viên, hãy lập kế hoạch đăng ký thường xuyên và 1 kèm 1 để giải quyết mọi rào cản ngăn cản năng suất của nhân viên. Những cuộc trò chuyện này sẽ diễn ra liên tục để cập nhật tiến độ mục tiêu và những điều chỉnh cần thiết.  

Cung cấp các nguồn lực, thảo luận về hiệu suất và giám sát các mục tiêu với sự giám sát hiệu quả. Khi các bước này được tận dụng, nhân viên sẽ phát triển và thích ứng để tạo ra kết quả tối ưu. 

3. Đánh giá

Đánh giá toàn diện về kết quả cuối cùng của nhân viên xảy ra trong giai đoạn xem xét. Đây là lúc thực hiện đánh giá hiệu suất để đánh giá sự thành công của nhân viên hoặc những thiếu sót có thể xảy ra. 

Nếu các nhà lãnh đạo đã sử dụng giai đoạn giám sát một cách hiệu quả, thì họ phải nắm bắt được mức độ thực hiện của một nhân viên để đạt được mục tiêu của họ. Nhưng việc xem xét lại giúp các nhà quản lý đánh giá kết quả cuối cùng và quá trình được tận dụng để đạt được chúng. 

Đây là cơ hội tuyệt vời để ban lãnh đạo hiểu được quan điểm của nhân viên, cung cấp phản hồi để cải tiến, thảo luận về các cơ hội phát triển trong tương lai và tạo ra lộ trình cho tương lai. 

Đánh giá này nên bao gồm các câu hỏi như:

- Mục tiêu ban đầu có thực tế không?

- Mục tiêu có phù hợp với mục tiêu của tổ chức không?

- Nhân viên có đạt được kinh nghiệm hoặc kỹ năng hữu ích không?

- Nhân viên đó đã hoàn thành nhiệm vụ của họ tốt như thế nào?

- Tổ chức có cung cấp sự hỗ trợ thích hợp để đạt được mục tiêu không?

- Các mục tiêu trong tương lai có thể được thiết lập khác đi theo những cách nào để đảm bảo thành công?

- Những khía cạnh nào của quá trình này có thể được sắp xếp hợp lý hoặc cải thiện?

4. Phần thưởng

Bước cuối cùng trong chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả là phần thưởng. Đây là nơi các nhà lãnh đạo cung cấp phần thưởng và sự công nhận cho những nỗ lực và thành công của nhân viên . 

Mặc dù bước này đôi khi bị bỏ qua, nhưng nó rất quan trọng trong việc bảo vệ sự tham gia và động lực của nhân viên. Bằng cách ghi nhận thành công của nhân viên, bạn chứng tỏ giá trị của họ đối với tổ chức, từ trên xuống dưới. Nếu không có phần thưởng, nhân viên của bạn có nguy cơ mất động lực và hiệu suất trong tương lai của họ có thể giảm xuống.

Các cách phổ biến để khen thưởng nhân viên là thông qua tiền thưởng, thăng chức, hoặc thông qua sự công nhận của công chúng và tư nhân. Với phần thưởng đầy đủ, dựa trên thành tích, sự gắn bó và hiệu suất của nhân viên sẽ tăng lên.

>> L&D là gì? L&D đóng vai trò như thế nào trong tổ chức

>> Thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên

>> "Bí quyết" để nhà quản lý giúp nhân viên thoát khỏi áp lực công việc

Mẹo để phát triển một chu trình quản lý hiệu suất

Mặc dù chu trình quản lý hiệu suất cung cấp một phác thảo tuyệt vời để đạt được mục tiêu, nhưng có một số phương pháp hay nhất để giữ cho quy trình của bạn hiệu quả. Hãy ghi nhớ những mẹo này để hỗ trợ nhân viên của bạn trong các sáng kiến ​​của họ. 

Làm cho việc lập kế hoạch mục tiêu trở thành một quá trình hợp tác.

Khi lập kế hoạch chiến lược mục tiêu, hãy đưa ra những nội dung sát với nhân viên của bạn. Việc hỗ trợ nhân viên là cần thiết để đạt được hiệu suất cao nhất, vì vậy tốt nhất là bạn nên hợp tác tạo ra các mục tiêu. Giúp nhân viên hiểu tầm quan trọng của các sáng kiến ​​của họ để thúc đẩy động lực và thành công tốt hơn.

Tận dụng giao tiếp liên tục và đưa ra phản hồi thường xuyên.

Ưu tiên giao tiếp nhất quán trong suốt chu trình quản lý hiệu suất của bạn. Kiểm tra với nhân viên để đảm bảo tiến độ đang được thực hiện, đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi. Điều này giúp đảm bảo đạt được các mục tiêu của nhân viên.

Cung cấp tài nguyên và hỗ trợ

Nhân viên thường cần hỗ trợ để hoàn thành mục tiêu của họ. Đảm bảo chiến lược giám sát của bạn có hiệu quả để luôn nhận thức được nhu cầu của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được trang bị để hoàn thành các mục tiêu và được hỗ trợ trong suốt các rào cản, mức năng suất sẽ tăng lên.

Đừng ngần ngại đánh giá và điều chỉnh mục tiêu.

Trong suốt chu trình quản lý hiệu suất của bạn, nên theo dõi liên tục để thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Các chỉ số kinh doanh thường không thể đoán trước, điều chỉnh để làm cho các mục tiêu có thể đạt được và phù hợp khi các mục tiêu thay đổi. 

Tập trung vào việc liệu mục tiêu có đạt được hay không, chứ không phải làm thế nào để đạt được mục tiêu đó. 

Để tránh quản lý vi mô, hãy tập trung vào kết quả hơn là đầu ra. Cho nhân viên không gian để hoàn thành mục tiêu theo cách riêng của họ. Hướng sự tập trung của bạn vào kết quả - việc sửa chữa quy trình chỉ nên được tận dụng khi nhân viên gặp khó khăn hoặc thiếu sót.

Nếu có thể, hãy điều chỉnh các quy trình của bạn với môi trường từ xa.

Khi công việc từ xa phát triển, điều quan trọng là phải điều chỉnh tất cả các quy trình của bạn sang môi trường trực tuyến, bao gồm cả chu trình quản lý hiệu suất của bạn. Tạo các kênh hỗ trợ liên lạc liên tục, phản hồi và liên kết để bù đắp sự thiếu cộng tác trực tiếp. 

Trao phần thưởng dựa trên thành tích.

Phần thưởng có hiệu quả nhất khi chúng dựa trên kết quả mà nhân viên tạo ra. Nhân viên có thể xác định những người khác thiếu nỗ lực. Khi những người có thành tích trung bình được thưởng giống như những người có thành tích cao nhất, động lực có thể bị ảnh hưởng. Đảm bảo phần thưởng của bạn dựa trên thành tích để đảm bảo năng suất và mức độ tương tác.