Có một số lý do khác nhau khiến người lao động có thể làm việc không hiệu quả, chẳng hạn như nhân viên dành thời gian cho điện thoại của họ hoặc nói chuyện phiếm xung quanh công việc. Nhưng có khả năng nhóm của bạn đang bị phân tâm khỏi công việc của họ khi nhiều công việc hơn. Đây là lý do tại sao khái niệm thời gian tập trung rất quan trọng để giúp tăng năng suất.

Một nghiên cứu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard cho thấy những người lao động tri thức dành tới 41% thời gian của họ cho những gì họ gọi là các hoạt động có giá trị thấp. Đây thường là các nhiệm vụ hoặc cuộc họp hành chính có thể được ủy quyền hoặc bãi nhiệm hoàn toàn. Một nghiên cứu gần đây hơn của RescueTime cho thấy rằng các nhân viên kiểm tra email hoặc một công cụ liên lạc khác sáu phút một lần. 

Mặc dù những hoạt động này liên quan đến công việc, nhưng chúng không phải là công việc tạo ra giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa chi phí lao động của mình, bạn cần giúp nhóm của mình tìm ra thời gian tập trung để họ có thể tập trung không bị gián đoạn vào nhiệm vụ mà bạn đã thuê họ làm.

Thời gian tập trung là gì?

Thời gian tập trung là thời gian không bị gián đoạn khi nhân viên của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Có thể nói, thời gian năng suất này được gọi đơn giản là công việc không bị gián đoạn. 

Những khoảng thời gian không bị phân tâm này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên tri thức, chẳng hạn như lập trình viên và biên tập viên, những người thường làm việc trên các dự án lớn hơn là hoàn thành nhiệm vụ đặt ra thường xuyên hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một nghiên cứu từ Đại học California, Irvine, cho thấy trung bình một công nhân phải mất hơn 23 phút để quay lại công việc sau khi bị gián đoạn. Người ta cũng phát hiện ra rằng mọi người mắc nhiều lỗi hơn sau khi bị phân tâm, điều này làm cho bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể làm hao mòn công việc kinh doanh của bạn.  

>> Phương pháp 5W1H2C5M trong kỹ năng lập kế hoạch

>> Top 5 hệ thống LMS tốt nhất cho doanh nghiệp

>> Mô hình mục tiêu học tập ABCD trong đào tạo doanh nghiệp

Điều gì ngăn cản nhân viên của bạn tập trung?

Có ba thủ phạm chính gây mất tập trung ở nơi làm việc:

Gián đoạn bên ngoài: Đây là những thứ đến từ bên ngoài buộc một người không tập trung vào công việc của họ. Chúng thường khó bị bỏ qua, chẳng hạn như tiếng chuông điện thoại hoặc đồng nghiệp đang đứng cạnh bàn làm việc của bạn. Email và ứng dụng IM (Instant Messaging) cũng có thể thuộc loại này, đặc biệt nếu có cảnh báo khi có tin nhắn mới hoặc nếu có văn hóa nơi làm việc khuyến khích phản hồi ngay lập tức. 

Công việc khác: Đây là những công việc có giá trị thấp cần được thực hiện, nhưng lại khiến người lao động rời bỏ công việc chính của họ. Nhiều người trong số những công việc này từng được thực hiện bởi các nhân viên hành chính, nhưng một số công ty đã loại bỏ những vị trí này. Điều này có thể là do các biện pháp tiết kiệm chi phí hoặc do công nghệ làm cho một số chức năng dễ dàng hơn. Việc cắt giảm quy mô này có nghĩa là nhiều người lao động hiện phải tự quản lý các công việc như nộp đơn hoặc tổ chức việc đi lại.

Các cuộc họp: Một nhân viên trung bình tham dự 62 cuộc họp mỗi tháng và một cuộc khảo sát gần đây cho thấy chỉ 11% người lao động cho rằng tất cả các cuộc họp của họ đều hiệu quả. Ngoài thời gian lãng phí ngồi họp, nhiều người được sắp xếp vào giữa ngày. Thời gian bắt đầu cuộc họp phổ biến nhất là 11 giờ sáng, có nghĩa là người lao động đang bị kéo ra khỏi công việc tập trung và phải thiết lập lại sự tập trung của họ sau cuộc họp.

Cách giúp nhóm của bạn tập trung hơn

Mặc dù sự tập trung là quan trọng, nhưng điều này hoạt động như thế nào trong một văn phòng hiện đại? Và dù không có nhiều nghiên cứu về việc thời gian dành cho công việc tập trung phù hợp với sự hài lòng trong công việc như thế nào, nhưng một nghiên cứu cho thấy chín trong số 10 nhân viên muốn có ý nghĩa lớn hơn trong công việc của họ. Vì công việc tập trung có ý nghĩa hơn so với sự phân tâm của các cuộc họp và đa nhiệm, nên họ có thể sẽ hạnh phúc hơn nếu có thể tìm thấy thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. 

Nhân viên của bạn cần thực hiện các bước để tìm ra thời gian tập trung này và các chiến lược khác nhau hoạt động tốt hơn cho những người khác nhau. Dưới đây là một vài chiến lược giúp nhân viên của bạn tập trung hơn trong công việc.

Đúng văn hóa

Nhiều nhân viên gặp khó khăn khi nói không với sự sao lãng, với 35% nói rằng họ vẫn sẽ tham gia một cuộc họp ngay cả khi họ tin rằng cuộc họp sẽ không hiệu quả. Nghiên cứu được trích dẫn trước đây của Harvard cho thấy mọi người muốn tỏ ra bận rộn và hiệu quả, vì vậy họ tham gia các cuộc họp và thực hiện công việc bận rộn. 

Nếu bạn tạo ra một nền văn hóa ủng hộ mọi người nói không với phiền nhiễu, thì nhiều khả năng họ sẽ tạo ra thời gian tập trung. Khuyến khích nhân viên sử dụng thư thoại để sàng lọc cuộc gọi và nói với những đồng nghiệp muốn trò chuyện rằng họ hiện đang trong thời gian tập trung. Bạn thậm chí có thể cung cấp cho các thành viên trong nhóm các dấu hiệu "thời gian tập trung" để cảnh báo các thành viên trong nhóm rằng họ không nên bị quấy rầy. Bạn cũng nên thảo luận về tầm quan trọng của thời gian tập trung với nhóm của mình và hỏi cách bạn có thể giúp họ đạt được sự tập trung không bị gián đoạn. 

>> Làm sao để xác định khoảng cách kỹ năng trong doanh nghiệp

>> 8 cách giúp bạn xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên 

>> Quy tắc 80/20 là gì? Tại sao nó lại hiệu quả trong doanh nghiệp

Giờ nghỉ thông thường

Bộ não con người không thể tập trung trong tám giờ liên tục. Các nghiên cứu về chủ đề tập trung đưa ra các kết luận khác nhau về khoảng thời gian bạn có thể tập trung, nhưng thời gian tối đa dường như là từ 60 đến 90 phút. Sau khoảng thời gian này, tốt nhất bạn nên rời khỏi máy tính, thư giãn, uống một chút nước và có thể trở lại một cách sảng khoái. 

Mặc dù vậy, một cuộc khảo sát cho thấy 39% người chỉ thỉnh thoảng, hiếm khi hoặc không bao giờ nghỉ giải lao trong ngày làm việc. Giúp nhân viên của bạn có thời gian nghỉ ngơi thoải mái hơn có thể giúp họ tìm thấy thời gian tập trung khi quay trở lại làm việc. Bạn có thể làm điều này bằng cách cải thiện phòng ăn trưa, thảo luận về lợi ích của việc nghỉ giải lao thường xuyên và dẫn đầu bằng cách tự nghỉ giải lao. 

Ở quy mô lớn hơn, việc thường xuyên nghỉ ngơi hoàn toàn khỏi công việc cũng có thể giúp nhân viên cảm thấy sảng khoái. Khuyến khích mọi người dành những ngày nghỉ phép và hoàn toàn không làm việc trong thời gian họ đi vắng. Cho dù thời gian nghỉ giải lao là 10 phút hay 10 ngày, nó có thể giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn khi họ ở bàn làm việc.

Không gian cho năng suất

Văn phòng không gian mở có thể cho phép nhóm của bạn giao tiếp một cách tự nhiên và giúp cộng tác, nhưng chúng có thể không tốt cho sự tập trung. Trong một văn phòng không gian mở, bạn rất dễ bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện và hoạt động khác hoặc thậm chí ai đó đi ngang qua. Nó cũng có thể hấp dẫn để bắt đầu một cuộc trò chuyện, không nhất thiết là về dự án mới nhất. 

Ngoài văn phòng mở của bạn, hãy có những không gian nhỏ, yên tĩnh, nơi nhân viên có thể đến để thực sự tập trung vào các công việc như nói chuyện điện thoại, đàm phán chuyên sâu hoặc soạn thảo các email dài.

Sự tập trung rất quan trọng đối với nhiều nhiệm vụ như phân tích hoặc phát triển nội dung. Bằng cách tạo không gian mở, không gian yên tĩnh và không gian thư giãn, nhân viên có thể chọn nơi làm việc cho mức độ tập trung mà họ cần.

Tập huấn

Nhiều người không biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Cung cấp đào tạo về các chiến lược như kỹ thuật Pomodoro, các nhiệm vụ chặn thời gian và chia nhỏ thời gian có thể giúp nhóm của bạn bắt đầu phát triển thời gian tập trung. Bạn cũng có thể cân nhắc mua sách về các kỹ thuật khác nhau cho nhân viên mượn. Điều này có thể giúp họ hiểu rõ hơn về sự cần thiết của thời gian tập trung chuyên dụng và làm thế nào để có được sự tập trung cao hơn.

Lịch trình tốt hơn

Từ lâu, mọi người đã làm việc hiệu quả hơn vào những thời điểm khác nhau trong ngày. Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể giúp nhóm của mình đạt được thành công bằng cách để họ làm việc khi họ có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất. Một số người tập trung tốt nhất vào sáng sớm, trong khi những người khác nhận thấy sau bữa trưa là thời điểm tốt nhất để tập trung. Nếu bạn cho nhân viên của mình sự linh hoạt trong việc đặt lịch làm việc của riêng họ, họ sẽ có thể đạt được sự tập trung tốt hơn. 

Bạn cũng có thể xem xét việc điều chỉnh lịch trình chung của nơi làm việc có thể giúp ích gì cho nhân viên của bạn. Điều chỉnh lịch trình đơn giản nhất để tăng sự tập trung là hạn chế các cuộc họp. Nếu có thể, hãy có những ngày không họp trong văn phòng của bạn. Điều này mang lại cho mọi người cả ngày để họ có thể tập trung vào công việc quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch các cuộc họp vào đầu hoặc cuối ngày làm việc khi chúng không làm gián đoạn thời gian tập trung của nhóm bạn. Khi bạn không thể tránh các cuộc họp, hãy đảm bảo rằng chúng có tổ chức và hiệu quả.