CÁC PHƯƠNG PHÁP HAY NHẤT KHI QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TUÂN THỦ

Dù bạn làm việc cho các tổ chức ở quy mô nào thì rất có thể bạn có một số hình thức đào tạo về tuân thủ, nhưng nó thực sự hiệu quả như thế nào? Dưới đây là một số phương pháp hay nhất khi quản lý chương trình đào tạo tuân thủ tốt tại nơi làm việc.

Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu lợi ích của đào tạo tuân thủ:

Lợi ích của đào tạo tuân thủ

- Nơi làm việc an toàn hơn

- Nơi làm việc hiệu quả hơn

- Khả năng đảm bảo bảo hiểm

- Bảo vệ danh tiếng doanh nghiệp

- Giảm thiểu rủi ro cần được quan tâm hàng đầu

- Khuyến khích văn hóa công ty tốt hơn

- Hoạch định trách nhiệm pháp lý từ tổ chức trong trường hợp sơ suất

Các phương pháp quản lý chương trình đào tạo tuân thủ tốt nhất tại nơi làm việc

1. Quản lý được thông báo

Giao tiếp của công ty bắt đầu từ cấp cao nhất và trong hầu hết các công ty, đây là ban quản lý hoặc các bên liên quan quan trọng khác. Nhóm lãnh đạo này cần hiểu rõ mục tiêu và mục tiêu chung cho công ty. Sau đó, nhóm này cần hiểu văn hóa và quy định phối hợp với nhau như thế nào để đạt được những mục tiêu này. Nếu không quản lý rủi ro, nhìn vào danh tiếng của công ty và những vụ kiện có thể xảy ra, doanh nghiệp sẽ thất bại. Vì vậy việc đào tạo tuân thủ phải bắt đầu từ việc quản lý. 

2. Giữ các quy định hiện hành

Điều này nghe có vẻ như đã định, nhưng nhân viên phải được đào tạo về các luật và quy định cập nhật nhất vì những điều này liên tục phát triển và thay đổi. Bằng cách đó, nhân viên không được cung cấp thông tin lỗi thời sẽ dẫn đến các vấn đề tuân thủ lớn hơn.

3. Dễ dàng truy cập

Với lực lượng lao động đa dạng ngày nay, bạn có thể có các đội bán hàng đi du lịch, tiếp thị đang chạy các buổi triển lãm thương mại và một vài chuyên gia tư vấn làm việc tại nhà. Với tất cả các bộ phận chuyển động này, làm thế nào để mọi nhân viên tiếp cận với chương trình đào tạo? Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng một hệ thống như hệ thống quản lý học tập để hợp lý hóa việc đào tạo tuân thủ của mình. Không chỉ có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, nhân viên sẽ đánh giá cao tính linh hoạt trong đào tạo. 

4. Phân tích thường xuyên

Bạn nên theo dõi việc đào tạo tuân thủ đang diễn ra như thế nào. Nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý học tập, một số hệ thống này đã tích hợp sẵn phân tích. Kiểm tra những điều này, bạn có thể biết ai đang tham gia khóa đào tạo, thời điểm họ tham gia và thiết bị họ đang sử dụng để đăng nhập. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này và so sánh nó với các phân tích khác. Chúng sẽ bao gồm những thứ như tỷ lệ tương tác, tài nguyên hoạt động tốt nhất, tài nguyên hoạt động kém nhất, kết quả đánh giá, nhật ký thời gian và hiệu suất của nhân viên.  Bất kỳ lĩnh vực cải tiến nào đều có thể được sử dụng để điều chỉnh thêm chương trình đào tạo tuân thủ của bạn.

>> 9 thành phần chính của mẫu eLearrning

>> Gamification tác động như thế nào trong việc nâng cao tác động của đào tạo doanh nghiệp

Thiết kế và triển khai chương trình đào tạo tuân thủ

1. Thiết lập các chính sách và thủ tục bằng văn bản

Bước đầu tiên là tạo một bộ chính sách và thủ tục cho công ty. Sau đó, bất kỳ ai có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty đều phải được đào tạo về các quy trình này. Điều này bao gồm nhân viên, đại lý, nhà thầu và các bên liên quan trong số những người khác. Nếu bạn đang sửa đổi một chương trình tuân thủ hiện tại, đây là một bước tuyệt vời để xem những tài liệu nào được tạo. Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn có tài liệu cho tất cả các lĩnh vực này.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng 90% công ty không có nền tảng pháp lý. Những tài liệu này cần phải dễ dàng tiếp nhận cho dù một người làm trong lĩnh vực kế toán hay tiếp thị hoặc quản trị. Và, chúng phải ngắn gọn nhất có thể để chúng được đọc, hiểu và áp dụng vào thực tế.

2. Chỉ định một nhóm tuân thủ

Tiếp theo, bạn sẽ muốn dành một nhóm hoặc toàn bộ bộ phận để tuân thủ. Một trong những sai lầm mà các công ty thường mắc phải là giao chức năng này cho bộ phận bán hàng và tiếp thị hoặc đôi khi thậm chí là dưới sự bảo trợ của bộ phận nhân sự. Hoặc một công ty sẽ chỉ định hội đồng chung. Sự tuân thủ không thể là một suy nghĩ sau hoặc một tập hợp con của một bộ phận khác. Vì vậy, hãy dành một nhân sự quan trọng để lãnh đạo việc tuân thủ cho công ty. Điều này sẽ giảm thiểu rủi ro cho công ty và tăng hoạt động kinh doanh.

Bạn cũng nên có một bộ phận tuân thủ dưới quyền người phụ trách điểm tuân thủ này. Trong khi người quản lý tuân thủ sẽ báo cáo với quản lý cấp cao, các cổ đông và hội đồng quản trị tùy thuộc vào quy mô công ty, bạn cũng muốn sự tuân thủ của nhân viên. Bằng cách tạo một bộ phận bao gồm các trưởng nhóm phòng ban khác nhau, bạn sẽ có được một phần về mức độ tuân thủ đang hoạt động ở cấp độ nhân viên. Thêm vào đó, những người quản lý này có thể dẫn dắt bằng ví dụ và các báo cáo trực tiếp của họ cũng sẽ có sự tuân thủ cần thiết.

3. Tạo một chương trình đào tạo

Sau khi bạn tạo một nhóm tuân thủ và các tài liệu, công ty cần tìm hiểu kiến ​​thức cơ bản về đào tạo tuân thủ. Bạn sẽ quản lý đào tạo như thế nào? Chương trình đào tạo này cần mở rộng từ đào tạo liên tục sang học liên tục với các khóa học bồi dưỡng cho những nhân viên dày dặn kinh nghiệm hơn. Bạn sẽ cần phải suy nghĩ thông qua khóa đào tạo. Mỗi bộ phận hoặc nhóm nhân viên cần biết những gì? Việc đào tạo nên được điều chỉnh dựa trên nhu cầu. Ngoài ra, bạn muốn theo dõi xem quá trình đào tạo đã hoàn thành hay chưa bằng cách sử dụng một phương pháp như hệ thống quản lý học tập.

4. Xây dựng các kênh truyền thông

Giao tiếp công ty là chìa khóa xuyên suốt bất kỳ công ty quy mô nào. Khi nói đến đào tạo tuân thủ, giao tiếp tuyệt vời là rất quan trọng. Bạn nên phát triển một tài liệu triển khai đào tạo tuân thủ. Mỗi nhân viên cần hiểu lý do tại sao họ đang học những gì họ đang học và nó ảnh hưởng như thế nào đến công ty nói chung. Bạn không thể mong đợi sự ủng hộ của nhân viên nếu bạn không giải thích sự cần thiết của việc tuân thủ. 

Điều quan trọng là phải nói cho nhân viên biết họ sẽ tham gia khóa đào tạo nào và họ có thể tìm thấy các khóa học này ở đâu. Và nếu họ có thắc mắc về quy trình thì họ nên liên hệ với ai. Cuối cùng, nếu nhân viên gặp phải vi phạm, họ sẽ báo cáo cho ai. Bạn cũng muốn chắc chắn rằng người ở điểm này là người đáng tin cậy mà nhân viên sẽ không sợ bị trả thù.

5. Giám sát và thực hiện đánh giá

Khi quá trình đào tạo tuân thủ của bạn đã hoàn thành, bạn muốn đăng ký và xem nó diễn ra như thế nào, điều này bao gồm việc thực hiện đánh giá nội bộ và giám sát phản ứng của nhân viên như thế nào. Mọi chương trình dù thành công đến đâu cũng luôn có thể sử dụng các chỉnh sửa để cải thiện hơn nữa quy trình. Sau khi bạn xác định các lĩnh vực của chủ đề, hãy tìm ra các giải pháp tốt hơn cho một chương trình được sắp xếp hợp lý hơn. 

6. Tạo các hướng dẫn kỷ luật 

Tất cả nhân viên bao gồm cả quản lý cấp cao cần hiểu mức độ nghiêm trọng của các vấn đề tuân thủ. Đó là một điều phải trải qua đào tạo, nhưng cũng quan trọng không kém việc thực hành những gì đã được dạy. Nếu có vi phạm, bạn cần có một hệ thống cách giải quyết những vi phạm này. Nêu các ví dụ về vi phạm và các biện pháp kỷ luật sẽ được thực hiện. 

7. Phản hồi nhanh các vấn đề

Bạn càng chuẩn bị cho việc tuân thủ, các vấn đề sẽ phát sinh. Sau khi họ thực hiện và bạn đưa kế hoạch của mình vào thực hiện, hãy đánh giá quá trình diễn ra như thế nào. Đây là thời điểm tốt để thực hiện các điều chỉnh kế hoạch dựa trên các vấn đề phát sinh. Bằng cách đó, những vấn đề tương tự này sẽ không xảy ra trong tương lai. Và những vấn đề này cần được điều tra và giảm thiểu nhanh chóng. Bằng cách quan tâm đến việc không tuân thủ theo một cách tiếp cận có hệ thống, nó sẽ không tạo ra các vấn đề lớn hơn cho công ty. Sau khi quá trình hoàn tất, một báo cáo sẽ được tạo bao gồm vấn đề, cách nó được giải quyết và những thay đổi nào cần được thực hiện để nó không xảy ra lần nữa.

Làm thế nào để theo dõi việc đào tạo tuân thủ?

Acabiz là một công cụ theo dõi đào tạo cung cấp giao diện dựa trên đám mây linh hoạt. Acabiz rất dễ sử dụng, không làm phức tạp quá trình triển khai và theo kịp sự thay đổi của công nghệ. Việc sử dụng Acabiz giúp cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian đào tạo của công ty. Acabiz giúp doanh nghiệp số hoá nội dung đào tạo một cách dễ dàng, theo dõi học tập, kiểm tra và thảo luận, báo cáo và hơn thế nữa.

Các tính năng chính

- Giao diện trực quan dễ sử dụng

- Đào tạo tự động cung cấp tài liệu chính xác vào thời gian dựa trên nhu cầu của người dùng cá nhân

- Theo dõi các khóa học đã giao và đã hoàn thành

- Bảng điều khiển của người quản lý, báo cáo / phân tích chi tiết để theo dõi quá trình học tập và mức độ tương tác

- Tải xuống, xuất và chia sẻ báo cáo

- Thân thiện với thiết bị di động

- Nền tảng có thể mở rộng

Để tìm hiểu thêm về Acabiz, vui lòng tham khảo ở link sau: https://trial.acabiz.vn/?blog_id=720