LÀM SAO ĐỂ TỐI ƯU HOÁ CHI PHÍ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN TRONG KHI NÂNG CAO KỸ NĂNG

Đào tạo nhân viên là hoàn toàn cần thiết để nâng cao kỹ năng cho nhân viên của bạn và làm cho doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh hơn trước sự cạnh tranh ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, đào tạo nhân viên đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, chi phí, kế hoạch và nguồn lực, vậy làm sao để tối ưu chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp bạn?

Đào tạo nhân viên phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Đầu tiên, chúng ta hãy xem những gì ảnh hưởng đến chi phí đào tạo. Về cơ bản, có ba trụ cột xác định trước số tiền bạn sẽ dành để đào tạo nhân viên:

Quy mô kinh doanh. Một quy mô không phù hợp với tất cả, và tùy thuộc vào thu nhập và số lượng nhân viên, các tổ chức khác nhau có thể chi trả các loại hình đào tạo khác nhau.

Ngành nghề. Trong một số ngành, như giải trí và khách sạn hoặc công việc bảo trì, các công việc không yêu cầu nhiều chuyên môn hoặc kinh nghiệm và đào tạo tại chỗ có xu hướng là đủ. Đổi lại, các doanh nghiệp khác hỗ trợ đào tạo rộng rãi.

Phương pháp đào tạo. Huấn luyện và đào tạo bên ngoài tốn kém hơn. Có thể là tiền thuê địa điểm, hoặc chi phí đi lại và chỗ ở cho giảng viên và học viên - bạn không chỉ trả cho chính khóa đào tạo mà còn cho nhiều thứ đi kèm với nó.

Điều thứ hai đặc biệt phù hợp với kiểu đào tạo mặt đối mặt truyền thống. Việc đào tạo do giảng viên hướng dẫn này phụ thuộc vào giảng viên vì sự hiện diện của giảng viên là rất cần thiết. Nó đòi hỏi phí lặp đi lặp lại cho mỗi buổi đào tạo. Thêm vào đó, bạn cần cung cấp các phương tiện đào tạo cần thiết.

Làm sao để tối ưu chi phí đào tạo nhân viên?

Dưới đây là một số cách để bạn tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo:

1. Áp dụng eLearning

Khi nói đến việc tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên, đào tạo trực tuyến có thể là một yếu tố rất lớn giúp bạn thay đổi. eLearning là cách đơn giản nhất và tiết kiệm chi phí nhất để cung cấp các hoạt động và tài liệu đào tạo cho nhân viên trải rộng theo địa lý khắp các thành phố và thậm chí cả quốc gia.

Các nghiên cứu cho thấy hơn 41,7% trong số các công ty nằm trong danh sách Fortune 500 toàn cầu đang sử dụng eLearning như một phương tiện để đào tạo nhân viên của họ và con số này có thể sẽ tăng lên trong tương lai.

Hơn nữa, các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các công ty đầu tư vào eLearning có khả năng tăng năng suất lên tới 50% và cứ mỗi 1 đô la họ chi tiêu, họ có thể tăng năng suất lên 30 đô la.

Bằng cách lưu trữ nội dung của bạn trên các nền tảng đào tạo dựa trên đám mây , bạn có thể loại bỏ chi phí cho tài liệu đào tạo in. eLearning cũng loại bỏ sự cần thiết của người hướng dẫn tại chỗ, có nghĩa là bạn tiết kiệm chi phí đi lại và ăn ở.

Điều này cũng đúng đối với nhân viên của bạn - họ không phải đi đến một điểm đến cụ thể để đào tạo, thay vì có thể đăng nhập vào các khóa đào tạo của họ từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào và tham gia khóa đào tạo.

2. Sử dụng Hệ thống quản lý học tập (LMS)

Một LMS yêu cầu đầu tư ban đầu nhưng giữ được hiệu quả về lâu dài. Bạn có thể sử dụng các tính năng của nó để tạo, thiết kế, phát triển và triển khai nội dung.

Bạn cũng có thể cập nhật nội dung hiện có của mình và do đó tiết kiệm chi phí in tài liệu khóa học của bạn mỗi khi cập nhật. Bên cạnh đó, bạn còn tiết kiệm được chi phí tồn kho.

3. Video hướng dẫn

Video là một trong những cách tốt nhất để cung cấp đào tạo trực tuyến. Vì video là một phương tiện nghe nhìn, nó thu hút sự quan tâm của nhân viên và làm cho việc học tập trở nên thú vị và hấp dẫn hơn. Một cách tốt để sản xuất video mà không cần chi tiêu lớn là ghi lại các buổi đào tạo trực tiếp của bạn và sử dụng nó cho các chương trình học trực tuyến của bạn .

Chụp ảnh màn hình là một lựa chọn tuyệt vời khác trong trường hợp khóa đào tạo của bạn là về gói phần mềm hoặc hệ thống nội bộ khác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng những nhân viên nội bộ của mình để thuyết minh lại, v.v. và do đó, tiết kiệm chi phí thuê các nguồn lực bên ngoài để tạo và chỉnh sửa video của bạn.

>> 5 cách để tạo nội dung đào tạo tương tác hiệu quả

>> Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài, cái nào hiệu quả hơn?

4. Phân phối việc học trên toàn công ty của bạn

Về cơ bản, bạn có thể ủy thác các phần của quá trình học tập cho nhân viên của mình. Ví dụ: một nhân viên hiểu biết tạo nội dung eLearning cho các thành viên mới của nhóm và cũng đánh giá sự tiến bộ của họ.

Việc phân phối nội dung nội bộ thường liên quan đến cấp cao nhất hoặc các giám đốc điều hành cấp cao nhất, những người giám sát kết quả của các nhân viên cấp trung, họ sẽ đóng vai trò là người hướng dẫn cho các nhân viên mới hơn và cấp dưới nhất.

5. Chia sẻ tài liệu khóa học với các công ty khác

Cạnh tranh không phải lúc nào cũng là sự ganh đua. Bạn thực sự có thể trao đổi tài nguyên giảng dạy của mình với các đối thủ cạnh tranh, do đó, tiết kiệm được việc tự tạo tất cả các khóa học và đạt được lợi ích chung về chi phí.

Tất nhiên, điều này không bao gồm việc chia sẻ tài liệu bí mật như các chiến lược cạnh tranh nội bộ của bạn. Chia sẻ nguồn lực có hiệu quả tốt nhất giữa các công ty không cạnh tranh cho cùng một thị trường, nhà thầu phụ và đối tác.

Một lưu ý thận trọng là tránh sử dụng nội dung eLearning có thương hiệu của đối thủ cạnh tranh của bạn vì nó sẽ làm tổn hại đến hình ảnh của bạn trong số các nhân viên của bạn.

6. Thông qua gamification

Gamification là một trong những cách tốt nhất để cải thiện sự tương tác của nhân viên với chương trình giảng dạy. Sự tham gia gia tăng dẫn đến những người học có động lực hơn và kết quả học tập cao hơn.

Phần thưởng trong gamification cũng là ảo, chẳng hạn như chuyển sang cấp độ tiếp theo của mô-đun khóa học. Điều này có nghĩa là bạn cắt giảm chi phí cho những phần thưởng và sự công nhận thực tế.

>> Gamification hiệu quả như thế nào trong trong việc nâng cao tác động trong đào tạo doanh nghiệp

>> Đào tạo do người hướng dẫn là gì

7. Sử dụng các công cụ báo cáo và phân tích

Nếu bạn đang sử dụng LMS, bạn có thể sử dụng các công cụ báo cáo của nó để phân tích hiệu quả của các khóa học và cũng có được phản hồi về hiệu suất của nhân viên.

Bạn có thể hiểu rõ hơn về các khía cạnh khác nhau của khóa học eLearning của mình, chẳng hạn như mức độ tương tác của người học, khả năng lưu giữ kiến ​​thức và hiệu suất. Trong khi chọn một LMS, hãy đảm bảo rằng nó cung cấp cho bạn các công cụ báo cáo và những công cụ này phù hợp với các chi tiết cụ thể của công ty bạn.

8. Tái chế và tái sử dụng

Xem lại nội dung của bạn để sàng lọc nội dung hữu ích khỏi lỗi thời. Học nhiều hơn không có nghĩa là học tốt hơn. Ngược lại, nó có thể dẫn đến tình trạng quá tải về mặt nhận thức, gây căng thẳng và giảm hiệu quả của quá trình đào tạo.

Một cách khác để đảm bảo tối ưu hóa chi phí trong đào tạo nhân viên là sử dụng lại tài liệu vẫn còn phù hợp. Điều này có thể ở dạng tài liệu video, ví dụ, video ghi lại các bài giảng ngoại tuyến có thể được sử dụng làm nội dung cho người mới học.

Sau đó, một lần nữa, dựa trên phân tích, bạn cần xác định rằng một khóa học cố định không hoạt động tốt. Thay vì đóng gói toàn bộ khóa học, hãy xem những gì có thể được tận dụng và sau đó sử dụng lại, sắp xếp lại hoặc viết lại.

Bạn cũng có thể kết hợp các phần được tận dụng với nội dung mới và do đó giảm chi phí tạo nội dung mới.

9. Kết hợp các diễn đàn

Diễn đàn là một nền tảng lý tưởng cho tương tác và giao tiếp ngang hàng. Bằng cách tận dụng các kênh liên lạc này, bạn có thể loại bỏ chi phí về địa điểm và dịch vụ ăn uống.

10. Đòn bẩy công nghệ truyền thông

Như một trường hợp cụ thể, nếu video không đủ, bạn có thể tổ chức các hội thảo trực tuyến thông qua webinar. Các webinar này cũng loại bỏ nhu cầu về địa điểm và đi lại và hạ thấp khóa đào tạo trung bình cho mỗi nhân viên.

Người hướng dẫn có thể nói chuyện với nhiều nhân viên trong thời gian thực. Và nếu một số người học không thể tham gia hội thảo trên web trong thời gian đã định, họ có thể xem bản ghi âm khi có thời gian.

11. Làm cho học tập thân thiện với thiết bị di động

Học trên thiết bị di động đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể truy cập các khóa học vào thời điểm mà họ có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​nó. Bên cạnh đó, họ có thể tham gia khóa đào tạo ở bất cứ đâu. Học trên thiết bị di động cũng giải quyết vấn đề về lịch trình xung đột và nhu cầu về phòng họp.

Đảm bảo rằng khóa học eLearning của bạn tương thích với thiết bị di động và có thể truy cập dễ dàng để nhân viên của bạn có thể tham gia vào các mô hình vi mô liên tục nhằm nâng cao kỹ năng và đáp ứng nhu cầu phát triển của họ.

Microlearning là một phương tiện để điều chỉnh nội dung phù hợp với nhu cầu của nhân viên, tiết kiệm thời gian làm việc thông qua các nội dung đào tạo không liên quan đến họ.

Bằng cách thực hiện các chiến lược này, bạn sẽ có thể đảm bảo tối ưu hóa chi phí trong việc đào tạo nhân viên mà không ảnh hưởng đến chất lượng nội dung của bạn. Bạn cũng sẽ có thể đảm bảo trải nghiệm nâng cao kỹ năng chất lượng cao cho nhân viên trong phạm vi ngân sách của bạn.