CÁCH TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ ĐÀO TẠO

Đánh giá đào tạo xác định mức độ năng lực, kỹ năng hoặc kiến ​​thức hiện tại của cá nhân trong một hoặc nhiều lĩnh vực và so sánh mức năng lực đó với tiêu chuẩn năng lực bắt buộc được thiết lập cho các vị trí của họ hoặc các vị trí khác trong tổ chức.

Sự khác biệt giữa năng lực hiện tại và năng lực cần thiết có thể giúp xác định nhu cầu đào tạo. Thay vì cho rằng tất cả nhân viên đều cần được đào tạo hoặc thậm chí là cùng một khóa đào tạo, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định sáng suốt về những cách tốt nhất để giải quyết khoảng cách năng lực giữa các nhân viên, loại công việc cụ thể hoặc nhóm / đội.

Đánh giá có thể được tiến hành bất cứ lúc nào nhưng thường được thực hiện sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá hiệu suất, khi cần cải thiện hiệu suất, cho kế hoạch phát triển nghề nghiệp, cho kế hoạch kế nhiệm hoặc khi những thay đổi trong tổ chức cũng liên quan đến việc thực hiện những thay đổi cần thiết đối với công việc của nhân viên. Sẽ có lợi nếu thực hiện các đánh giá này theo định kỳ để xác định nhu cầu đào tạo của một tổ chức, kiến ​​thức và kỹ năng của nhân viên cũng như hiệu quả của chương trình đào tạo.

Bước 1: Xác định nhu cầu kinh doanh

Đánh giá đào tạo là bước đầu tiên cho bất kỳ chương trình đào tạo thành công nào và cũng là một khía cạnh quan trọng của việc lập kế hoạch kế thừa. Thực hiện phân tích này cho phép một tổ chức tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực đào tạo cần thiết cho nhân viên để thực hiện thành công các mục tiêu của tổ chức, sử dụng tối ưu số tiền đào tạo của công ty và tạo động lực cho nhân viên bằng cách đóng góp vào sự phát triển nghề nghiệp của họ. Người thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo phải hiểu rõ ràng về các mục tiêu và ưu tiên tổng thể của tổ chức và bộ phận, để họ có thể đánh giá đúng các lựa chọn đào tạo và xác định cơ hội đào tạo nào sẽ đóng góp nhiều nhất vào thành công chung của nhân viên, đơn vị kinh doanh và tổ chức nói chung.

Về cơ bản, tại sao tổ chức lại tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo? Kết quả cuối cùng mà nhân viên, người quản lý hoặc nhóm điều hành đang cố gắng hoàn thành là gì? Liệu đào tạo có đóng góp vào thành tựu này không? Đôi khi đào tạo không phải là câu trả lời. Có thể có những vấn đề khác của tổ chức có thể được giải quyết tốt nhất thông qua một phương tiện khác — ví dụ: thông qua phân tích công việc, làm rõ mục tiêu, tổ chức lại hoặc sắp xếp lại một bộ phận hoặc sự tham gia của nhân viên.

Bước 2: Thực hiện phân tích khoảng cách

Thực hiện phân tích khoảng cách bao gồm việc đánh giá tình trạng hiện tại của hiệu suất hoặc kỹ năng của bộ phận hoặc nhân viên và so sánh điều này với mức mong muốn. Sự khác biệt giữa trạng thái hiện có và trạng thái mong muốn là khoảng cách. Có nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành phân tích khoảng cách. Phương pháp xác định khoảng cách sẽ phụ thuộc vào tổ chức và tình huống. Tùy thuộc vào tình huống, có thể hữu ích nếu sử dụng một hoặc nhiều phương pháp phân tích khoảng cách. Một số công cụ đánh giá phân tích khoảng cách như sau:

Hồ sơ nhân sự. Hồ sơ nhân sự có thể bao gồm mô tả công việc, năng lực công việc, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác của công ty như hồ sơ sản xuất, bán hàng và chi phí. Ví dụ, nếu một bộ phận có số vụ tai nạn tại nơi làm việc gia tăng đáng kể, thì điều quan trọng là phải xem xét các báo cáo tai nạn như một phần của phân tích lỗ hổng trước khi tiến hành đào tạo an toàn.

Phỏng vấn cá nhân. Các cuộc phỏng vấn cá nhân có thể được thực hiện với nhân viên, người giám sát, quản lý cấp cao và thậm chí đôi khi là khách hàng / khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Nếu một tổ chức đang đào tạo về an toàn, nên nói chuyện với những nhân viên không chỉ gặp tai nạn mà còn chứng kiến ​​những tai nạn đó. Ngoài ra, nói chuyện với những nhân viên chưa từng bị tai nạn có thể hữu ích trong việc tạo ra một chương trình đào tạo bao gồm tiêu chuẩn thực hành an toàn. Nếu các tai nạn liên quan đến thiết bị, có thể có lợi khi nói chuyện với nhà cung cấp đã sản xuất hoặc bảo dưỡng thiết bị. Thông tin thu thập được có thể xác định những lỗ hổng mà tổ chức cần giải quyết. Một công ty và nhân viên của nó có thể được hưởng lợi từ các cơ hội đào tạo mới do kết quả của việc đánh giá nhu cầu đào tạo.

Tập trung các nhóm. Không giống như các cuộc phỏng vấn cá nhân, sử dụng các nhóm tập trung bao gồm đồng thời chất vấn một số cá nhân về nhu cầu đào tạo. Kết quả tốt nhất xảy ra với một bộ phận hoặc một nhóm nhân viên có nhu cầu đào tạo tương tự. Những người tham gia động não về tất cả các nhu cầu đào tạo mà họ có thể nghĩ ra và viết chúng lên bảng chẳng hạn. Sau đó, mỗi người được cung cấp có lẽ là năm dấu chấm hoặc ghi chú dán (nhà tuyển dụng nên cung cấp số dấu chấm hoặc ghi chú dán sẽ hoạt động tốt nhất cho tổ chức). Mỗi cá nhân đặt dấu chấm hoặc ghi chú của mình vào các ý tưởng đào tạo mà họ cho là quan trọng nhất. Một cá nhân có thể chọn đặt một dấu chấm trên năm mục khác nhau hoặc cả năm trên một mục đào tạo.

Khảo sát, bảng câu hỏi và tự đánh giá. Các cuộc khảo sát thường sử dụng một định dạng chuẩn hóa và có thể được thực hiện bằng văn bản, điện tử hoặc qua điện thoại. Tùy thuộc vào tình hình, có thể hữu ích khi thực hiện các cuộc khảo sát với nhân viên cũng như với khách hàng. Khi tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo dịch vụ khách hàng, người sử dụng lao động nên hỏi nhân viên điều gì sẽ giúp họ cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Người sử dụng lao động cũng nên lấy ý kiến ​​từ khách hàng về kinh nghiệm của họ với nhân viên.

Các quan sát. Các nguồn để quan sát bao gồm quan sát trực tiếp và đầu vào của người giám sát, các mô phỏng tại chỗ về các thiết lập công việc và các mẫu công việc đã viết.

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

>> 5 mẹo để thiết lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự

Bước 3: Đánh giá các lựa chọn đào tạo

Phân tích khoảng cách tạo ra một danh sách các lựa chọn và nhu cầu đào tạo. Bây giờ danh sách có thể được đánh giá dựa trên các mục tiêu và ưu tiên của tổ chức, cả hiện tại và tương lai. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét khi xác định xem đào tạo có phải là một lựa chọn khả thi hay không.

Giải pháp cho một vấn đề. Ví dụ, một nhân viên có vấn đề về hiệu suất đã được xác định rõ ràng là vấn đề đào tạo. Nhân viên được cung cấp thêm khóa đào tạo tại chỗ để họ đạt được thành công các kỹ năng cần thiết. Kết quả là, công ty sẽ có một nhân viên đầy đủ năng lực cũng đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện yêu cầu.

Giá cả. Chi phí đào tạo là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc về mức độ quan trọng. Tùy thuộc vào tình huống, tổ chức có thể sẵn sàng đầu tư một số tiền đáng kể cho một khóa đào tạo nhưng không đầu tư vào những khóa đào tạo khác được liệt kê do các ưu tiên của tổ chức và tài chính. Đây là công thức tính tổng chi phí đào tạo:

Số lượng nhân viên được đào tạo x Chi phí đào tạo = Tổng chi phí đào tạo

Hoàn lại vốn đầu tư. Lợi tức đầu tư (ROI) là một phép tính cho thấy giá trị của các khoản chi tiêu liên quan đến đào tạo và phát triển. Nó cũng có thể được sử dụng để cho biết mất bao lâu để các hoạt động này tự thanh toán và mang lại lợi tức đầu tư cho tổ chức.  

Tuân thủ pháp luật. Nếu bất kỳ nhu cầu đào tạo nào từ phân tích khoảng cách là bắt buộc về mặt pháp lý (tức là theo luật liên bang, tiểu bang hoặc ngành) hoặc để duy trì giấy phép hoặc chứng chỉ của nhân viên, thì những khóa đào tạo này sẽ là ưu tiên cao.  

Thời gian. Đôi khi lượng thời gian liên quan để xây dựng năng lực trong tổ chức sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu hoạt động của tổ chức vì nó có thể cản trở khả năng hoàn thành các nhiệm vụ công việc khác của nhân viên. Trong trường hợp này, có thể có lợi hơn nếu thuê nhân tài từ bên ngoài tổ chức hoặc thuê ngoài nhiệm vụ để lấp đầy những khoảng trống kỹ năng. Trong các trường hợp khác, giống như lập kế hoạch kế nhiệm, tổ chức có thể cam kết lâu dài để xây dựng năng lực từ bên trong.

Còn lại tính cạnh tranh. Có lẽ tồn tại kiến ​​thức/ năng lực tối thiểu về một sản phẩm hoặc dịch vụ mới đang ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty. Người sử dụng lao động có thể cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên của mình để sản phẩm hoặc dịch vụ mới tạo ra hoặc vượt quá doanh thu mong muốn. Trong tình huống này, công ty được hưởng lợi từ việc tăng doanh thu, do đó lớn hơn chi phí đào tạo.

Sau khi tất cả các nhu cầu / lựa chọn đào tạo đã được đánh giá, chuyên gia nhân sự sẽ có một danh sách các ưu tiên đào tạo cho từng nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức.

>> 6 lời khuyên cho đào tạo nhân sự thế hệ gen Z

>> 5 yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp

>> Top 4 mẫu báo cáo công việc chi tiết dành cho nhân viên

Bước 4: Báo cáo nhu cầu đào tạo và đề xuất kế hoạch đào tạo

Bước tiếp theo là báo cáo các phát hiện từ đánh giá nhu cầu đào tạo, và đưa ra các đề xuất cho các kế hoạch và ngân sách đào tạo ngắn hạn và dài hạn, bắt đầu với các ưu tiên quan trọng nhất từ ​​danh sách các lựa chọn đào tạo. Nếu có một mốc thời gian cho bất kỳ khóa đào tạo nào, chẳng hạn như thời hạn để đáp ứng các nghĩa vụ đào tạo vì mục đích tuân thủ pháp luật, thì chúng nên được lập ngân sách và lên lịch cho phù hợp. Báo cáo phải bao gồm một bản tóm tắt về lý do và cách thức hoàn thành đánh giá, các phương pháp được sử dụng và những người liên quan, và các khuyến nghị đào tạo với một thời gian biểu chung.

Các cân nhắc đối với báo cáo và các kế hoạch đào tạo được đề xuất bao gồm:

- Chương trình đào tạo nào đã được cung cấp và có nên tiếp tục cung cấp không?

- Việc đào tạo sẽ được thực hiện nội bộ hay bên ngoài?

- Có hợp lý không khi mời một chuyên gia đào tạo để đào tạo một số nhân viên về cùng một chủ đề, thay vì gửi tất cả mọi người đến một khóa đào tạo bên ngoài cơ sở?

- Công ty có chuyên môn về chủ đề trong bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo hoặc bộ phận khác để tiến hành đào tạo không?

- Có thể và nên tổ chức đào tạo trực tuyến không?

- Phong cách học tập của những người tham gia là gì?

- Tất cả những người tham gia có ở một địa điểm hay nhiều địa điểm, hay chúng được phân cấp? 

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc đánh giá đào tạo trong doanh nghiệp của mình. 

Acabiz là nền tảng đào tạo nhân sự trực tuyến giúp doanh nghiệp có một công cụ đào tạo tối ưu chi phí và thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp. Giờ đây, doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên trong tất cả các phòng ban một cách linh hoạt và hoàn toàn chủ động trong mọi hoàn cảnh. Cùng với đó là hệ thống báo cáo, đánh giá chi tiết quá trình học tập của nhân sự để doanh nghiệp có thể xếp hạng thi đua và trao giải cho nhân viên có thành tích xuất sắc. Đặc biệt, Acabiz đã xây dựng hệ thống đánh giá 360 độ và khung năng lực giúp các nhà quản lý đánh giá kỹ năng, thái độ làm việc của nhân viên từ đó cải thiện hiệu suất công việc và chất lượng về quản trị nhân sự. Đăng ký sử dụng Acabiz miễn phí ngay tại: https://trial.acabiz.vn/?blog_id=631