Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp là điều mà doanh nghiệp cần nắm rõ nếu muốn có chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến thành công.

Số hóa tài liệu là yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp. Nội dung đào tạo tốt sẽ mang lại hiệu quả tối ưu cũng như khơi dậy nguồn cảm hứng học tập cho nhân viên của bạn. Doanh nghiệp của bạn đã có quy trình số hóa tài liệu chuẩn, hiệu quả? Cùng Acabiz tìm hiểu về hoạt động số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ qua bài viết dưới đây nhé.

Số hóa tài liệu là gì?

Khái niệm số hóa tài liệu đã không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp đã và đang triển khai các chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến. Đây là quá trình chuyển các dạng tài liệu của doanh nghiệp từ dạng bản viết tay, đánh máy, hình ảnh,… thành các dạng dữ liệu sử dụng được trên máy tính. Sau đó, các tài liệu này được lưu trữ và sử dụng trực tiếp trong các chương trình đào tạo trực tuyến.

Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hình thức đào tạo nội bộ trực tuyến cho doanh nghiệp cũng được nhiều đơn vị áp dụng. Hình thức này cũng tạo ra những biến động, tạo nên loại hình lưu trữ tài liệu số mới. Đây là kho lưu trữ tất cả các tại liệu đào tạo trực tuyến của doanh nghiệp.

Vai trò của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không chỉ là hoạt động để đào tạo trực tuyến có thể triển khai một cách trơn tru mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong lưu trữ và quản lý.

- Số hóa tài liệu giúp giảm diện tích, không gian lưu trữ

- Số hóa tài liệu giúp bảo quản, lưu trữ lâu dài, duy trì tuổi thọ của tài liệu.

- Hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng phạm vi đối tượng người sử dụng, cấp quyền người sử dụng một cách chính xác.

- Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, bổ sung, cập nhật các thông tin về tài liệu dễ dàng, ở bất cứ nơi nào.

- Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn thông tin, sửa đổi tài liệu.

- Quản lý thời gian tối ưu và nhân sự trong việc quản lý nguồn tài liệu lớn.

Với các doanh nghiệp đang triển khai các chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến, các hoạt động số hóa tài liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Đây là điều kiện cần để doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình đào tạo nội bộ cho mình.

Những điều cần chú ý trong quá trình số hóa tài liệu đào tạo

Để có kho tài liệu số hóa chất lượng, doanh nghiệp cần chú ý một vài điều trong quá trình thực hiện số hóa.

· Xác định mục tiêu số hóa tài liệu:

Đây là điều đầu tiên cần làm trước khi doanh nghiệp triển khai số hóa tài liệu. Doanh nghiệp thực hiện với mục đích gì? Số hóa tài liệu dành cho ai?

· Lựa chọn các phần mềm là công cụ số hóa cẩn thận

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu dưới các dạng phù hợp để đào tạo trực tuyến. Bao gồm: dạng tài liệu ( .doc, .txt), dạng hình ảnh ( jpg, PDF) hoặc dưới dạng video (giảng viên trực tiếp đứng giảng, slideshow, animation).

Doanh nghiệp dựa trên mục tiêu số hóa sẽ lựa chọn các công cụ hỗ trợ quá trình số hóa của mình diễn ra nhanh và hiệu quả nhất. Với mỗi dạng tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần phải lựa chọn công cụ phù hợp nhất với ngân sách, kỹ thuật cũng như chất lượng tài liệu sau khi số hóa.

Những điều cần chú ý trong số hóa đào tạo

· Thực hiện quy trình số hóa và xử lý tài liệu chặt chẽ

Số hóa tài liệu là quá trình rất quan trọng. Để đảm bảo được chất lượng tài liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt quá trình thực hiện. Hãy lên kịch bản, kế hoạch rõ ràng với mỗi dạng tài liệu, mỗi tệp tài liệu khác nhau. Ngoài các dạng riêng biệt, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành kết hợp các dạng tài liệu với nhau để đạt được hiệu quả truyền đạt thông tin tốt nhất.

· Chuẩn bị tốt về nhân lực cho quá trình số hóa

Không chỉ cần chuẩn bị nhân lực thực hiện quá trình số hóa, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị cho việc nhân lực trong doanh nghiệp đón nhận những tài liệu này dưới các hình thức mới mẻ hơn. Doanh nghiệp cũng cần phải có lực lượng am hiểu về các dạng tài liệu, làm chủ được quá trình số hóa của mình.

· Chuẩn bị các chi phí cho số hóa tài liệu

Các hoạt động số hóa đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản kinh phí cho việc chuẩn bị nhân lực, công cụ chuyển đổi hoặc chuyên gia tư vấn số hóa. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị chi phí cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu.

Số hóa tài liệu là nhiệm vụ quan trọng đối với doanh nghiệp muốn triển khai các chương trình đào tạo nhân sự trực tuyến trong doanh nghiệp. Hi vọng rằng với những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tiến hành số hóa tài liệu một cách tiết kiệm và tối ưu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm những tài liệu đào tạo nhân sự đã được số hóa hoặc các công cụ số hóa tài liệu nội bộ, Acabiz rất sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn.