Phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

Các phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên chính là chìa khóa giải quyết vấn đề cải thiện hiệu suất công việc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có những phương pháp hiệu quả.

Rất nhiều nhân viên đã thừa nhận rằng họ dành thêm khoảng 20% số giờ làm việc thêm ở nhà nhưng vẫn giải quyết hết công việc. Con số đáng bất ngờ này cho thấy hầu hết nhân viên đang tiêu tốn quá nhiều thời gian cho công việc nhưng vẫn không đạt được hiệu quả như mong muốn. Vậy đâu là giải pháp? Cùng Acabiz tìm hiểu phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên qua bài viết dưới đây nhé.

Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả điều nhỏ nhất

Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian hiệu quả là dạy nhân viên ghi lại danh sách các công việc cần làm cũng như lên kế hoạch cho mỗi công việc cần thực hiện.

Phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

Tất cả công việc từ nhỏ nhất như: trả lời email, viết báo cáo công việc,… đều nên được ghi ra thành một danh sách. Kèm theo đó là kế hoạch thực hiện công việc đó vào lúc nào, trong thời gian bao lâu. Một lịch trình công việc đầy đủ sẽ tránh được việc bỏ sót công việc và kế hoạch chi tiết sẽ giúp nhân viên hoàn thành đúng như những gì đã đề ra. Từ thực tế, nhân viên cũng sẽ rút ra được kinh nghiệm để có kế hoạch chính xác hơn.

Quản lý có thể gợi ý cho nhân viên học tập theo phương pháp ma trận Eisenhower của cố tổng thống Mỹ. Hãy phân loại và sắp xếp các công việc ra theo các nhóm:

-          Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng

-          Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

-          Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

-          Nhiệm vụ có thể loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Dựa trên các nhóm công việc đã phân loại mà nhân viên có thể sắp xếp các công việc một cách hợp lý và có hướng giải quyết tối ưu, tiết kiệm thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao.

>> Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

Chia nhỏ công việc và tập trung cao độ trong thời gian ngắn

Nhìn thấy khối lượng công việc quá lớn khiến nhân viên đôi khi bị choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Đây cũng chính là một nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí thời gian. Phương pháp Pomodoro là phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên của bạn.

Quản lý thời gian hiệu quả

Pomodoro là phương pháp nâng cao tối đa sự tập trung cho công việc. Nguyên lý của phương pháp này là chia các công việc thành các phần nhỏ, dễ giải quyết và đặt ra thời gian giới hạn cho mỗi phần để hoàn thành. Bao gồm các bước sau:

·         Bước 1: Lựa chọn công việc cần làm

·         Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng phần, thông thường khoảng từ 20 – 25 phút/phần.

·         Bước 3: Hoàn thành công việc trong thời gian đã đặt ra

·         Giải lao vài phút trước khi bắt tay vào phần tiếp theo

·         Bước 5: Nghỉ và chuẩn bị cho công việc tiếp theo

Theo quy trình, việc hoàn thành có vẻ khá tốn thời gian nghỉ giữa các phần. Tuy nhiên, thời gian này so với khoảng thời gian nhân viên tiêu tốn tìm cách thực hiện ít hơn rất nhiều. Thêm vào đó, việc dành thời gian nghỉ ngơi sẽ giảm áp lực cho bộ não, giúp nhân viên tập trung hơn và có hiệu quả cao hơn trong khi hoàn thành công việc.

Phương pháp này có thể được áp dụng với cả quản lý với khối lượng công việc khổng lồ. Phương pháp tối ưu thời gian làm việc này sẽ đưa bạn ra khỏi tâm lý hoang mang, đưa đến hiệu quả cao nhất.

Đặt ra các giới hạn cho bản thân

Việc có quá nhiều công việc và không có phương pháp sắp xếp một cách cụ thể là điều khiến nhân viên càng tiêu tốn nhiều thời gian, thậm chí là ngoài giờ làm việc ở công ty.

Tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

Hãy đặt ra các giới hạn cho bản thân về cả chất lượng hoặc số lượng. Với các công việc, hãy đặt ra những thách thức cho chính bản thân mình về thời hạn hoàn thành công việc mà trước đó bạn chưa từng đạt được. Những thách thức mới sẽ mang đến cho bạn niềm hứng khởi trong công việc. Việc có một giới hạn mới sẽ khiến nhân viên trở nên hưng phấn hơn với các công việc của mình.

Ngược lại, hãy cho mình một giới hạn về thời gian làm việc. Trong thời gian làm việc thì tập trung hết cao độ, nhưng sau giờ làm việc thì hãy gạt công việc ra một bên, dành thời gian phát triển bản thân, cho gia đình và xây dựng sự hứng khởi cho ngày làm việc tiếp theo. Đây cũng là điều nên làm nếu bạn không muốn gặp phải căng thẳng và sự giảm sút về tinh thần.

Phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên thực sự không quá khó khăn để thực hiện. Muốn nâng cao hiệu suất công việc, người quản lý cần hướng dẫn nhân viên của mình những phương pháp phù hợp. Bên cạnh đó là nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên của mình với những khóa học về các kỹ năng cần thiết trong các chương trình đào tạo nhân sự. 

>> Phương pháp sử dụng hiệu quả giờ làm việc đầu tiên

>> Những kỹ năng cần bổ sung cho nhân viên trong doanh nghiệp Việt