Những thách thức doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng công nghệ mới vào quản trị nhân sự

Trong thời đại số hóa ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng những sản phẩm công nghệ vào việc quản lý và điều hành trong quy trình quản trị của mình. Một trong số đó là khâu quản trị nhân sự, bộ phận thường ứng dụng công nghệ một cách toàn diện để lưu trữ, quản lý và phân tích các dữ liệu của nhân viên. Điều này mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên khi bắt tay vào ứng dụng, bộ phận nhân sự cũng gặp không ít những thách thức, khó khăn trong việc triển khai và áp dụng. Bài viết sau của Acabiz sẽ giúp bạn làm rõ những thách thức mà doanh nghiệp thường gặp phải khi ứng dụng công nghệ mới vào quản trị nhân sự là gì?

1. Nhân viên kháng cự với thay đổi

Khi áp dụng một công nghệ mới vào quy trình làm việc, không phải tất cả các nhân viên đều nhiệt tình hưởng ứng. Sẽ có những nhân viên khó chịu và thể hiện sự kháng cự đối với việc phải thay đổi này. Lí do là vì họ không muốn phải bỏ đi cách làm việc cũ vốn đã quen thuộc từ trước đến nay. Họ sợ phải bắt đầu học hỏi lại từ đầu, sợ các thao tác và kiến thức công nghệ mới sẽ khó nhằn và rắc rối đối với họ. Điều này đôi khi làm giảm đi sự nhiệt tình và hài lòng của họ dành cho công việc hiện tại, thậm chí có thể khiến họ rời đi nếu thấy quy trình làm việc này tạo nên những rắc rối và áp lực mới.

Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý cần có những kế hoạch đào tạo thích hợp để trình bày và giải thích những lợi ích thiết thực của việc áp dụng công nghệ mới mang lại cho công tác quản trị nhân sự. Đồng thời, các quản lý cũng nên lăng nghe và trao đổi thẳng thắn với từng nhân viên để giải quyết mối lo ngại của họ khi tiếp nhận ứng dụng để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và thuận lợi hơn.

2. Đào tạo và phát triển kỹ năng

Đi sâu hơn vào nguyên nhân tạo nên sự kháng cự ở ý phía trên đó là việc nhân viên không có đủ khả năng và kỹ năng để sử dụng các ứng dụng công nghệ mới. Thông thường, họ là những cán bộ công nhân viên thế hệ đi trước, đã làm việc quá lâu theo cách thủ công truyền thống. Họ không nhanh nhạy và cũng chẳng mặn mà để học cách sử dụng công nghệ mới theo triển khai của cấp trên. Với những trường hợp này, họ thường sẽ chấp nhận thực hiện theo quy trình cũ mặc dù biết nó tốn nhiều thời gian và công sức hơn. Đối với họ, việc học một kỹ thuật mới là khó khăn hơn nhiều so với việc thực hiện theo thao tác cũ.

Phương án để giải quyết thách thức này là cần tổ chức các buổi đào tạo về cách sử dụng công nghệ mới để phổ cập tới các nhân viên của doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự. Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, kiến thức và hướng dẫn đào tạo bài bản, các nhân sự chắc chắn sẽ giảm bớt sự bỡ ngỡ và áp lực khi tiếp nhận công nghệ mới vào phòng ban của mình.

3. Bảo mật và quyền riêng tư

Một thách thức khác khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ hiện đại mới vào bộ máy làm việc đó là là vấn đề bảo mật thông tin. Đối với bộ phận nhân sự, nơi nắm và quản lý hầu hết các thông tin của doanh nghiệp thì yếu tố này lại càng là điều đáng lo ngại. Không một nhân viên nào muốn thông tin của mình bị lộ ra bên ngoài vì nó sẽ ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống của họ, thậm chí có thể gây ảnh hưởng đến cả gia đình của nhân viên. Việc lưu trữ và quản lý tất cả thông tin của nhân sự doanh nghiệp lên một sản phẩm công nghệ từ bên thứ ba là một thách thức về bảo mật lớn mà chủ doanh nghiệp phải có sự đảm bảo cho nhân viên của mình. Như vậy nhân viên và cả bộ phận nhân sự mới thực sự yên tâm khi sử dụng các ứng dụng công nghệ này.

Giải pháp cho thách thức này chính là việc lựa chọn những đơn vị cung cấp ứng dụng công nghệ có uy tín, kinh nghiệm lâu năm trên thị trường. Đặc biệt ưu tiên những sản phẩm từ các đơn vị công nghệ mạnh về yếu tố bảo mật. Cũng nên có hợp đồng cam kết rõ ràng về các điều khoản bảo mật trước khi quyết định sử dụng sản phẩm công nghệ của bất kỳ đơn vị nào. Sau đó doanh nghiệp cần công bố và giải thích điều này với các nhân viên toàn doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự để mọi người có thể yên tâm áp dụng công nghệ mới vào việc quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

4. Đánh giá và chọn công nghệ phù hợp

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều sản phẩm công nghệ dành cho lĩnh vực quản trị nhân sự. Tuy nhiên không phải sản phẩm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nó còn phụ thuộc vào sự tương thích và tính năng phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Trước khi đi đến quyết định để lựa chọn một sản phẩm công nghệ mới nào, chủ doanh nghiệp cùng trưởng bộ phận nhân sự cần xem xét đánh giá xem sản phẩm công nghệ đấy đã thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình hay chưa. Một số điểm cần được chú ý xem xét như: các tính năng, cấu hình, giao diện, độ bảo mật, giá cả và mức độ uy tín, đánh giá từ doanh nghiệp khác đã sử dụng sản phẩm.

Để đưa ra lựa chọn và quyết định sử dụng sản phẩm công nghệ mới cho quá trình quản lý nhân sự sẽ bao gồm sự thống nhất ý kiến từ chủ doanh nghiệp và cả bộ phận nhân sự. Một gợi ý cho các doanh nghiệp đó là nên chọn lựa những sản phẩm công nghệ được phép trải nghiệm dùng thử trong một khoảng thời gian nhất định. Nhân viên của phòng nhân sự nên được phép dùng thử để nêu lên những bất cập hoặc yếu tố chưa phù hợp của sản phẩm đó vì chính họ sẽ là những người trực tiếp sử dụng sản phẩm đó cho quá trình quản lý thông tin nhân sự của mình sau này.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù và yêu cầu riêng nên việc xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi lựa chọn một sản phẩm công nghệ mới nào đó vào doanh nghiệp là điều nên làm.

5. Chi phí

Chi phí cũng là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết định lựa chọn một sản phẩm công nghệ để ứng dụng vào quy trình làm việc của mình. Các đơn vị quan tâm đến giá cả phần nhiều thường là những doanh nghiệp mới bắt đầu quá trình công nghệ hóa bộ máy làm việc. Sản phẩm công nghệ trên thị trường có nhiều loại, với giá cả khác nhau tùy thuộc vào tính năng, dung lượng lưu trữ, tên tuổi, uy tín của thương hiệu. Khi quyết định lựa chọn công nghệ mới để ứng dụng  vào doanh nghiệp, các chủ doanh nghiệp cũng đứng trước thách thức về các khoản chi phí phát sinh cho sản phẩm, bao gồm chi phí khởi tạo và chi phí duy trì. Những doanh nghiệp chưa có quá nhiều ngân sách cho hạng mục này cũng là một bài toán khó khi lựa chọn sản phẩm để sử dụng.

Doanh nghiệp bạn nên có phương án và kế hoạch phân bổ chi phí rõ ràng khi có ý định ứng dụng công nghệ mới vào bộ máy quản trị nhân sự. Đầu tiên hãy tham khảo những sản phẩm công nghệ có mức giá phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Có thể các tính năng của nó sẽ ở mức độ cơ bản nhất, không chuyên sâu như kỳ vọng nhưng sẽ là một lựa chọn hợp lý với doanh nghiệp chưa có nhiều ngân sách. Tất nhiên, yếu tố về bảo mật vẫn cần được chú trọng đảm bảo dù có mức giá thấp. Cắt giảm những khoản ngân sách không phù hợp ở các hạng mục khác để đầu tư vào sản phẩm công nghệ cho quản trị nhân sự nếu doanh nghiệp bạn thấy nó thực sự cần thiết.

Đọc thêm: 

>> L&D là gì? Phân biệt L&D và bộ phận nhân sự

>> Những cơ hội có được nhờ áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự

Lời kết:

Trên đây là các thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng công nghệ mới vào quá trình quản trị nhân sự của mình. Acabiz cũng đã gợi ý giúp bạn một số phương án và lời khuyên phù hợp để bạn có thể tham khảo và có quyết định phù hợp khi lựa chọn một sản phẩm công nghệ mới nào đó ứng dụng vào quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về phần mềm đào tạo nhân sự hiệu quả cho Doanh nghiệp và nhận cơ hội trải nghiệm miễn phí các tính năng đào tạo ưu việt của Acabiz, xin mời liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn bằng cách đăng ký thông tin dưới đây.