NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI XÂY DỰNG NỘI QUY CÔNG TY

Nội quy công ty là văn bản pháp lý nội bộ quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Những quy định được thiết lập trong nội quy chính là cơ sở để phát triển một nền văn hóa doanh nghiệp văn minh, có khuôn phép và trở nên chuyên nghiệp.

Đối với những người lao động, nội quy công ty không còn là điều gì quá mới mẻ bởi chắc chắn ai cũng sẽ được gửi văn bản hành chính này từ bộ phận hành chính – nhân sự trong những tuần đầu tiên đi làm. Tuy nhiên thực tế cho thấy rằng, có đến hơn 60% nhân viên mới không nắm rõ nội dung trong văn bản nội quy công ty, thâm chí có những nhân viên đã làm việc lâu năm cũng chưa từng đọc và biết đến nội quy công ty.

Nội quy công ty là gì?

Nội quy công ty bao gồm tất cả những quy định, quy chế, điều lệ về kỷ luật, lao động, tài sản, tác phong làm việc, đạo đức nghề nghiệp, … mà tất cả các thành viên trong tổ chức phải tuân thủ. Trong nội dung văn bản hành chính này sẽ đề cập đến trách nhiệm về vật chất đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy, làm thất thoát, thiệt hại tài sản nội bộ và những hình thức xử lý cụ thể cho từng trường hợp. Đồng thời nội quy công ty cũng đề cập tới các hình thức khen thưởng cho những nhân viên có kết quả làm việc tốt hay có đóng góp cho tổ chức trong quá trình làm việc.

Xây dựng nội quy công ty được áp dụng dành cho tất cả các thành viên thuộc tổ chức (nhân viên chính thức, thử việc, thực tập sinh, cộng tác viên, …) và bị ràng buộc bởi hợp đồng lao động. Do đó, trước khi tiếp nhận công việc mới, nhân viên bắt buộc phải ký một bản cam kết giữa người lao động và công ty về việc không vi phạm nội quy chung của công ty.

Những quy định cơ bản cần có trong nội quy công ty

Sau đây là những quy định cần phải có trong một bản nội quy công ty hoàn chỉnh, cần được áp dụng rộng rãi trong tổ chức, doanh nghiệp:

Quy định về thời gian làm việc

- Theo quy định của Nhà nước về Luật Lao động, thời gian làm việc ở các công ty được quy định là tối thiểu 8 tiếng/ ngày và 5 ngày/tuần. Tuy nhiên, tùy vào tính chất, cách thức hoạt động của công ty mà thời gian làm việc có thể linh hoạt thay đổi nhưng vẫn phải đảm bảo nhân viên được nghỉ ít nhất 1 ngày/tuần. Tất cả những nhân viên đi làm muộn sẽ phải chịu những hình thức kỷ luật, phạt tiền, xử lý theo nội quy công ty đã đề ra.

- Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ như khách sạn, nhà hàng thì có thể tổ chức giờ làm việc theo ca sáng/chiều/tối. Nội quy công ty phải làm rõ nhưng quy định về trực thêm giờ, làm tăng ca để nhân viên nắm được những quyền lợi của mình.

Quy định về tác phong công sở

- Các thành viên trong công ty (nhân viên, cấp quản lý, thử việc, công tác viên, ...) phải có trách nhiệm với công việc cá nhân, công việc chung. Trong quá trình làm việc, nhân viên phải thể hiện sự trung thực, luôn hướng tới xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp của mình.

- Nhân viên không được làm việc riêng trong giờ làm việc hành chính, trừ khi được cấp quản lý cho phép hoặc có liên quan trực tiếp đến công việc.

- Nếu công ty có đồng phục, nhân viên cần tuân thủ đúng quy định về ăn mặc. Tác phong công sở luân đảm bảo chỉn chu, gọn gang, sạch sẽ, chuyên nghiệp. Nếu công ty cho phép ăn mặc tự do thì nhân viên cũng cần lịch sự, nghiêm túc trong cách chọn trang phục, không nên quá lòe loẹt.

Quy định về tài sản công ty

- Nhân viên không được phép sử dụng tài sản của công ty ra bên ngoài văn phòng làm việc nếu như chưa có sự chấp thuận của cấp quản lý trực tiếp hay ban lãnh đạo. Nếu vi phạm nội quy về tài sản, nhân viên sẽ bị lập biên bản và xử lý theo nội quy.

- Đối với những tài sản cá nhân để phục vụ công việc, những người khác không tự ý sử dụng nếu như chưa có sự ủy quyền từ người sở hữu.

- Nhân viên phải xin phép và nhận chỉ thị từ cấp trên mới được phép ra khỏi khu vực làm việc trong giờ hành chính. Không được phép tự ý ra vào.

- Nhân viên phải có ý thức tiết kiệm và bảo vệ tài sản chung cho công ty.

Quy định về an toàn lao động

- Trong giờ hành chính, nhân viên nếu có nhu cầu muốn ra ngoài hay xử lý việc riêng cần thông báo đầy đủ thời gian, lý do với cấp quản lý trực tiếp.

- Trong khuôn viên công ty nghiêm cấm nhân viên hút thuốc lá, uống rượu bia hay tổ chức chơi cờ bạc,…

- Tất cả những vật dụng nguy hiểm như dao nhọn, hung khí, vật dụng gây cháy nổ hoàn toàn bị cấm đem tới công ty.

- Nhân viên phải tuân thủ đầy đủ các quy định chung về an toàn phòng cháy chữa cháy trong quá trình làm việc trong công ty.

>> Các nguyên tắc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

>> Phương pháp đào tạo nhân viên cũ một cách hiệu quả

Kết luận

Nội quy công ty là văn bản pháp lý quan trọng giúp cho hoạt động của toàn doanh nghiệp được vận hành theo đúng trình tự, người lao động đảm bảo tuân thủ nội quy công ty đặt ra và làm tiền đề xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, tích cực, chủ động. Quyết định áp dụng nội quy công ty phải được ban hành công khai, phù hợp với tiêu chí chung của cả doanh nghiệp. Acabiz hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững nhiều điều quan trọng liên quan đến xây dựng nội quy công ty để tránh các trường hợp vi phạm đáng tiếc trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công.