Ngăn ngừa nhân viên gian lận trong công việc tài chính

Sự gian lận trong công việc và biến thủ tài chính là các hình thức phổ biến nhất, mà các nhân viên thiếu trung thực trong công ty thường làm để đạt lợi ích cho bản thân. Trong bài viết dưới đây, chúng ta đi tìm hiểu cách ngăn ngừa nhân viên gian lận trong công việc như nào cho hiệu quả nhất nhé!

Phân công công việc cho nhiều người

Để kiểm soát và ngăn ngừa việc nhân viên gian lận trong công việc, bạn không nên giao cho nhân viên một công việc duy nhất từ đầu đến cuối. Thay vào đó, bạn hãy phân chia công việc cho nhiều người. Với cách làm như vậy, bạn sẽ dễ dàng quản lý được công việc.

Nên phân chia công việc cho nhiều người làm

Ví dụ, trong việc quản lý tài chính. Bạn đừng giao cho ai đó từ A đến Z công việc thanh toán. Thay vào đó, người cuối cùng ký giấy hay ký séc sẽ là bạn. Người mở tài khoản kế toán sẽ không phải là người theo dõi công nợ hay đối chiếu tài khoản. 

Với cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho mọi người có ý định biển thủ công quỹ công ty gặp nhiều khó khăn, nếu họ có ý định thay đổi một số 0 để ăn cắp tiền thì không hề dễ dàng.

>> Văn hóa nghỉ việc mà bạn cần phải học tập

      Kỷ luật và sa thải trong quản lý nhân sự

Đích thân ký thanh toán lương

Có rất nhiều công ty vì tin tưởng kế toán và bộ phận nhân sự nên đã giao toàn quyền quyết định việc thanh toán lương cho họ. Nhiều thấy cấp trên hờ hững, không quan tâm nên nảy sinh ra lòng tham, chính vì vậy ngân quỹ trong công ty bị lấy cắp một cách tinh vi.

Để ngăn ngừa nhân viên gian lận trong công việc, đích thân bạn nên kiểm tra bảng kê lương của từng người. Tuy nhiên, nó khá tốn thời gian và công sức.

Không những thế, bạn nên kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành đến đúng các nhân viên nhận tiền. Nếu có những tên nào lạ, không nhớ thì bạn cần phải điều tra. Mỗi tuần, hãy kiểm kê lại số người bạn đã thanh toán qua séc, đồng thời kiểm tra chính xác con số ghi trên tấm séc để đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ gốc của công ty.

Kiểm tra séc cẩn thận

Để an toàn hơn, không một người nào có thể biển thủ tiền từ công ty bạn. Là chủ doanh nghiệp bạn có thể cần cẩn thận kiểm tra các tấm séc tiền một cách an toàn mỗi tháng. Các giấy báo từ ngân hàng phải được niêm phong và có đóng dấu. Khi xuất séc, bạn cần kiểm tra thông tin người nhận, chữ kỹ trên mỗi tấm séc. Những trường hợp giấy tờ và tấm séc bị làm giả như sau:

Cần kiểm tra chi tiêu của mỗi tấm séc một cách cẩn thận

- Thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp mà bạn không hề biết.

- Hóa đơn thanh toán tiền mặt có giá trị lớn.

- Chữ ký bị giả mạo.

- Mất séc, tấm séc không đúng số thứ tự.

- Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng ký hiệu lại là người trong công ty.

- Số tiền trên séc khác số tiền trong số chi tiêu.

Bạn cần có hiểu biết về sổ sách kế toán của mình

Việc bạn bị nhân viên kế toán qua mặt, gian lận khi làm sổ sách kế toán, thu chi đó là do bạn không hề có kiến thức về kế toán. Là một người lãnh đạo của công ty, bạn cần biết cách quản lý tiền mặt, phiếu chi hàng tháng, nắm rõ hệ thống sổ sách kế toán hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Chỉ làm như vậy, bạn mới có thể dễ dàng kiểm tra được sổ kế toán mà không  mắc sai sót.

Nếu bạn không giỏi làm việc và đọc con số từ sổ kế toán, hãy tìm một nhân viên kế toán mà bạn tin tưởng để chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán.

Theo dõi kỹ hóa đơn thu chi

Bạn hãy cố gắng sắp xếp lại các hóa đơn, giấy tờ đã chi tiêu lại và xác minh các khoản thu chi đó một cách cẩn thận. Ví dụ, với mỗi hóa đơn xuất kho, bạn cần kiểm tra ngày giờ, số lượng hàng ra, số lượng tiền nhận về.

Thêm vào đó, bạn còn phải cân nhắc đến cả việc mua con dấu để ký quỹ và đóng chúng lên các hóa đơn, để ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt đối với hóa đơn là séc.

Bảo mật phần mềm kế toán

Phần mềm bảo mật kế toán bạn chỉ nên cho phép những người mình tin tưởng được ủy quyền vào phần mềm kế toán của mình. Khi sử dụng phần mềm kế toán bảo mật, bạn nên dùng mạng máy tính không dùng mạng nội bộ của công ty, đảm bảo rằng cả máy tính và phần mềm đều được bảo mật và cài đặt mật khẩu. Không những thế, bạn cần thường xuyên đổi mật khẩu để cho những người khác không thể tự động vào chương trình thay đổi số liệu.

Dùng các phần mềm kế toán bảo mật

Còn đối với sổ sách quan trọng, tài liệu mật về việc thanh toán thì bạn nên cất chúng trong tủ có khóa và hãy là người giữ chìa khóa.
Việc ngăn ngừa nhân viên gian lận trong công việc làm sổ sách kế toán, tài chính, thu chi là một việc làm cần thiết và quan trọng để cho bộ máy của doanh nghiệp trong sạc. Bên cạnh đó, với những cách làm này bạn sẽ không sợ ngân quỹ của công ty bị bảo thủ, ăn cắp.