Kỹ năng quản lý là khả năng cho phép bạn lãnh đạo một nhóm hoặc giám sát các dự án một cách hiệu quả. Thông thường, các nhà quản lý áp dụng những kỹ năng này vào nhiều chức năng khác nhau trong tiếp thị, sản xuất, tài chính và nhân sự. Nếu bạn đang chuẩn bị cho vai trò lãnh đạo trong tương lai hoặc đã là người quản lý muốn cải thiện và phát triển khả năng của mình, bạn có thể phát triển các kỹ năng quản lý để đưa ra quyết định hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về định nghĩa về kỹ năng quản lý, cung cấp cho bạn bản tóm tắt về kỹ năng quản lý và đưa ra các ví dụ.

Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý có thể được định nghĩa là những thuộc tính hoặc khả năng nhất định mà người điều hành cần có để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong một tổ chức. Chúng bao gồm khả năng thực hiện nhiệm vụ điều hành trong một tổ chức đồng thời tránh được các tình huống khủng hoảng và giải quyết kịp thời các vấn đề khi chúng xảy ra.

Kỹ năng quản lý có thể được phát triển thông qua học tập và kinh nghiệm thực tế với tư cách là người quản lý. Các kỹ năng này giúp người quản lý có mối quan hệ với đồng nghiệp và biết cách đối xử tốt với cấp dưới của họ, điều này cho phép các hoạt động trong tổ chức diễn ra dễ dàng.

Có hai loại kỹ năng bạn cần thành thạo để thăng tiến và xuất sắc trong sự nghiệp: kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Nhà tuyển dụng tìm kiếm những nhân viên có sự cân bằng phù hợp giữa hai điều này, vì vậy bạn sẽ muốn phát triển cả hai loại kỹ năng để trở thành người quản lý thành công.

Kỹ năng cứng là những kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng có thể dạy được mà bạn học được thông qua các trường học, cao đẳng, chương trình cấp chứng chỉ và đào tạo. Chúng là những khả năng cụ thể cho công việc hoặc ngành của bạn, bao gồm lập trình phần mềm, vận hành máy móc,...Các kỹ năng mềm bao gồm giao tiếp, dịch vụ khách hàng, quản lý thời gian và lãnh đạo. Những kỹ năng này có thể chuyển sang bất kỳ công việc nào và thường được gọi là kỹ năng con người hoặc kỹ năng xã hội và khó phát triển hơn, khiến chúng có giá trị đối với người sử dụng lao động.

>> Chiến lược đa dạng hoá trong tăng trưởng kinh doanh

>> Quy tắc phát triển nguồn nhân lực

Kỹ năng quản lý then chốt

Ban quản lý đặt ra các mục tiêu và sau đó điều phối nỗ lực của nhân viên để hoàn thành chúng, đòi hỏi một số lượng đáng kể các kỹ năng. Các kỹ năng chính cần phát triển cho dù bạn làm việc ở bộ phận hay ngành nào đều được bao gồm trong các danh mục chính sau:

Khả năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một quá trình tác động đến nhân viên của bạn để hướng nỗ lực của họ hướng tới việc đạt được các mục tiêu và mục đích. Kỹ năng lãnh đạo là những khả năng điều hành quan trọng bao gồm giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch và thuyết phục. Giám sát nhóm và công việc của nhân viên khác đòi hỏi kỹ năng điều phối nhiệm vụ, xây dựng nhóm, phát triển nhân viên, đánh giá họ và hoàn thành mục tiêu của công ty.

Ví dụ về kỹ năng lãnh đạo:

- Phê bình mang tính xây dựng

- Sự quyết đoán

- Phân công nhiệm vụ

- Độ tin cậy

- Đồng cảm

- Trao quyền

- Xây dựng đội ngũ

- Chính trực

- Cố vấn

- Động viên người khác

- Tính kiên nhẫn

- Quản lý mối quan hệ

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch có nghĩa là thiết lập các mục tiêu và xây dựng các bước bạn cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó. Có một số bước để lập kế hoạch, bao gồm thiết lập các kế hoạch chiến lược dài hạn và các mục tiêu hoạt động ngắn hạn cũng như lập ngân sách cho kế hoạch. Là một khía cạnh quan trọng của một tổ chức, việc lập kế hoạch có thể xác định và đạt được các mục tiêu và mục tiêu của công ty thông qua các ý tưởng và phân tích có tư duy tiến bộ.

Trách nhiệm lập kế hoạch của người quản lý bao gồm phát triển các kế hoạch chiến lược và chiến thuật, vạch ra các nhiệm vụ, lịch trình, thời gian và hướng dẫn để đạt được các mục tiêu và mục tiêu trong giới hạn nguồn lực của công ty. Lập kế hoạch là một kỹ năng có tầm nhìn xa để thiết lập mục tiêu và xác định con đường hiệu quả nhất để đi theo.

Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch:

- Khả năng thích ứng

- Phát triển kinh doanh

- Kỹ năng nhận thức

- Tư duy phản biện

- Uyển chuyển

- Kỹ năng công nghệ thông tin

- Lý luận logic

>> Quản lý nhân tài là gì và mô hình quản lý nhân tài

>> Quản lý cấp trung - cần những yếu tố năng lực gì?

Chiến lược

Các nhà quản lý hoàn thành mục tiêu thông qua hoạch định chiến lược. Cùng với việc giải quyết vấn đề, bạn có thể đặt ra một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng, thực hiện nó và đạt được mục tiêu của mình. Nếu bạn gặp phải thất bại, kỹ năng tư duy chiến lược quan trọng của bạn sẽ hữu ích, cho phép bạn sáng tạo và rút ra những kinh nghiệm trước đó. Tư duy chiến lược giúp đạt được tầm nhìn dài hạn của công ty bằng cách lên kế hoạch cho các mục tiêu hàng ngày. Ví dụ: bạn lập kế hoạch và nhận ra quy trình mà các thành viên trong nhóm nên thực hiện để vượt qua những trở ngại, vấn đề và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Các nhà quản lý chiến lược cũng có thể xác định sự thiếu hiệu quả và xác định các giải pháp nhanh chóng.

Ví dụ về kỹ năng chiến lược:

- Tư duy phân tích

- Giải quyết xung đột

- Sáng tạo

- Suy luận quy nạp

- Giải quyết vấn đề

- Suy nghĩ chiến lược

Giao tiếp

Người quản lý cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên bất kể ngành nào. Với tư cách là một nhà lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp được phát triển tốt đảm bảo rằng thông tin chính xác được phân phối trong toàn công ty và nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và nhiệm vụ. Các nhà tuyển dụng cũng muốn người lao động trong thời đại kỹ thuật số ngày nay biết cách truyền đạt và nhận tin nhắn thành công trực tiếp cũng như thông qua các thiết bị điện tử và mạng xã hội.

Có ba loại giao tiếp chính tại nơi làm việc. Đó là giao tiếp bằng lời nói, phi ngôn ngữ và bằng văn bản. Những tương tác này bao gồm sự kết hợp giữa nói, nhận phản hồi, lắng nghe tích cực, trò chuyện và thậm chí thuyết trình thông qua các công cụ như PowerPoint. Sẽ rất hữu ích nếu bạn thành thạo tất cả các loại tương tác để lãnh đạo mọi người, nhóm, dự án và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp:

- Lắng nghe tích cực

- Xây dựng các mối quan hệ

- Sự hợp tác

- Giao tiếp giữa các cá nhân

- Đàm phán

- Thuyết phục

- Giao tiếp bằng lời nói

- Giao tiếp bằng văn bản

Tổ chức

Kỹ năng tổ chức bao gồm khu vực làm việc gọn gàng, danh sách việc cần làm và thiết lập các ưu tiên. Với tư cách là người quản lý, bạn sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ bằng cách thiết lập và tham dự nhiều sự kiện trên lịch, cuộc họp, thời hạn, mốc thời gian và dự án. Kỹ năng tổ chức cũng bao gồm quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Kỹ năng tổ chức được phát triển tốt sẽ giúp bạn bắt kịp khối lượng công việc, hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn, đảm bảo bạn có thể tìm thấy tài liệu và báo cáo, xử lý các sự kiện bất ngờ và giảm căng thẳng. Kỹ năng tổ chức giúp loại bỏ thông tin sai lệch, sự trì hoãn và hỗ trợ sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.

Ví dụ về kỹ năng tổ chức:

- Kỹ năng hành chính

- Quản lý thời hạn

- Điều phối sự kiện

- Thiết lập mục tiêu

- Quản lý dự án

- Lưu trữ hồ sơ

- Lên lịch

- Quản lý thời gian

>> Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

>> Cần làm gì khi nhân viên biết nhiều hơn sếp

Làm sao để nâng cao kỹ năng quản lý

Thăng tiến sự nghiệp của bạn lên vai trò quản lý có thể mang đến cho bạn nhiều cơ hội bổ ích. Chức năng của bạn là giúp công ty đạt được mục tiêu và thực hiện các chiến lược cốt lõi của mình. Người chủ của bạn mong đợi bạn phát triển một nhóm có hiệu suất cao và hỗ trợ họ. Chìa khóa thành công của bạn là xây dựng kỹ năng quản lý vững vàng.

Dưới đây là năm điều bạn có thể làm để phát triển các kỹ năng quản lý được liệt kê, giúp bạn chuẩn bị cho vai trò này và đáp ứng những thách thức mới:

1. Tìm kiếm cơ hội lãnh đạo

Nếu bạn chưa được thăng chức, hãy tìm kiếm và nắm bắt những cơ hội lãnh đạo nhỏ ở vị trí hiện tại của bạn. Nó thể hiện khả năng quản lý của bạn với sếp và sự sẵn sàng của bạn để tiến về phía trước và chịu trách nhiệm. Trong một số trường hợp, nó có thể giúp bạn xác định những điểm yếu mà bạn có thể cải thiện trong khi chờ thăng chức.

2. Dẫn dắt bằng ví dụ

Công việc của người lãnh đạo là truyền cảm hứng cho người khác. Một phẩm chất quan trọng để thành công trong vai trò quản lý là làm gương. Bạn nhận được sự tôn trọng từ nhân viên và khẳng định mình là một nhà lãnh đạo đáng tin cậy, đáng tin cậy và sẵn sàng làm những gì cần thiết để hoàn thành công việc. Dẫn đầu bằng ví dụ sẽ tạo dựng niềm tin với nhân viên của bạn bằng cách cho thấy rằng bạn làm được nhiều việc hơn là chỉ đưa ra chỉ dẫn. Làm gương cho nhân viên của bạn sẽ làm tăng sự cam kết của họ. Họ thấy bạn đang làm phần việc của mình để hoàn thành các mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức, đồng thời trở nên gắn kết hơn và xây dựng sự gắn kết hơn trong nhóm.

3. Tìm hình mẫu

Trở thành một người quản lý thành công có thể mất một chút thời gian và kinh nghiệm. Tìm một nhà lãnh đạo tài năng làm hình mẫu có thể giúp bạn hiểu được những hoàn cảnh, thách thức và trở ngại khác nhau khi lãnh đạo một nhóm. Hình mẫu này là người có thể giúp bạn khai thác tiềm năng của mình và cho bạn thấy những gì có thể thực hiện được bằng những ví dụ từ kinh nghiệm của họ. Nếu mục tiêu của bạn là thăng tiến trong sự nghiệp thì đây là một mẹo hữu ích để bạn làm theo.

Có ba loại hình mẫu để học hỏi:

Hình mẫu tích cực có được sự thành công và vị trí mà bạn mong muốn, một đồng nghiệp mà bạn nghĩ làm việc tốt hơn bạn hoặc một cấp dưới đang làm công việc cuối cùng của bạn tốt hơn bạn

Hình mẫu ngược lại là người đã đạt được điều bạn mong muốn nhưng giá trị của họ không phù hợp với bạn

Anti-role model là người đang đi trên con đường sự nghiệp giống bạn nhưng chưa đạt được điều bạn mong muốn.

Một hình mẫu cũng có thể cung cấp cho bạn phản hồi ngoài sự hướng dẫn của người giám sát trong lần đánh giá nhân viên tiếp theo của bạn. Những người này có thể giúp bạn nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của mình trong các kỹ năng quản lý như quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và chiến lược.

4. Đầu tư vào bản thân

Bất kể nghề nghiệp là gì, những nhà quản lý xuất sắc nhất đều xây dựng các kỹ năng chuyên môn và kỹ thuật trong suốt sự nghiệp của mình. Tham gia vào quá trình cải tiến liên tục và trở nên có giá trị hơn đối với công ty của bạn bằng cách nâng cao kiến ​​thức chuyên môn trong lĩnh vực của bạn và kỹ năng lãnh đạo nhóm. Các nhà lãnh đạo vĩ đại luôn cập nhật trong ngành của họ bằng cách theo dõi những thay đổi và xu hướng. Từ vị trí thuận lợi đó, bạn có thể hoạt động từ góc độ chiến lược và tránh bị mắc kẹt trong hoạt động tĩnh, đồng thời trải nghiệm quá trình phát triển bản thân.

5. Phát triển và đầu tư vào nhân viên của bạn

Trong khi các nhà lãnh đạo liên tục phát triển các kỹ năng chuyên môn và kỹ thuật, họ đầu tư thời gian và tiền bạc để phát triển hơn nữa lực lượng lao động và các thành viên trong nhóm của mình. Họ đào tạo và phát triển những nhân viên có triển vọng nhất để họ trở thành những nhà lãnh đạo vĩ đại của thế hệ tiếp theo.

Họ trao quyền và huấn luyện những nhân viên này bằng cách đưa ra những phản hồi tích cực và mang tính xây dựng ngay lập tức. Trong bộ kỹ năng này, các nhà quản lý tìm cách hiểu điều gì thúc đẩy và thúc đẩy mỗi thành viên trong nhóm đồng thời truyền cảm hứng cho họ phát triển và thành công.

Mặc dù các vai trò và tổ chức khác nhau yêu cầu sử dụng nhiều bộ kỹ năng khác nhau, nhưng kỹ năng quản lý giúp một chuyên gia trở nên nổi bật và vượt trội bất kể trình độ của họ như thế nào. Ở cấp quản lý cấp cao, những kỹ năng này rất cần thiết để điều hành tốt một tổ chức và đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn.