Bộ phận Nhân sự HR làm những công việc gì? 4 nhóm công việc của Bộ phận nhân sự

Nhân sự trong doanh nghiệp thường được ví như làm dâu trăm họ. Điều này xuất phát từ việc bộ phận nhân sự là nơi đảm nhận rất nhiều các đầu mục công việc khác nhau. Tuy nhiên trong thực tế, ở những doanh nghiệp có quy mô lớn và rõ ràng, bộ phận nhân sự là một bộ phận lớn bao gồm các nhóm bộ phận nhỏ hơn bên trong. Mỗi nhóm bộ phận nhỏ sẽ đảm nhận một hạng mục công việc cụ thể.. Acabiz mời bạn cùng tìm hiểu các nhóm công việc này là gì và hoạt động như thế nào qua bài viết sau.

1. Bộ phận nhân sự HR đảm nhận những công việc gì trong doanh nghiệp

Nhân sự (HR) là một bộ phận thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, nhân sự sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Có thể nói việc xây dựng và duy trì một lực lượng lao động chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoạt động hiệu quả và đóng góp vào sự thành công của công ty là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự (HR).

Công việc của bộ phận nhân sự HR bao gồm nhiều khía cạnh, trong đó bao gồm:

Quản lý nhân sự: HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, thuê và sa thải nhân viên theo nhu cầu của công ty. Họ quản lý các quy trình liên quan đến hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và các vấn đề liên quan đến việc làm.

Phát triển nhân viên: HR đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc hiện tại và phát triển sự nghiệp trong tương lai. Họ có thể tổ chức các khóa đào tạo, chương trình phát triển, đánh giá hiệu suất và xây dựng kế hoạch sự nghiệp.

Quản lý mối quan hệ lao động: HR giữ vai trò trung gian giữa nhân viên và quản lý. Họ đảm bảo việc thực hiện các quy định lao động, giải quyết các tranh chấp lao động, quản lý các chế độ phúc lợi và xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Quản lý hiệu suất: HR thường tham gia vào quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên và đề xuất các biện pháp cải tiến để đạt được hiệu suất tối đa. Họ cũng có thể triển khai các hệ thống đánh giá hiệu suất và khen thưởng nhân viên xuất sắc.

Chính sách và quy trình: HR tham gia vào việc xây dựng và thực hiện chính sách và quy trình của công ty liên quan đến nhân sự. Điều này bao gồm việc xây dựng hệ thống lương, quyền lợi và chế độ làm việc.

2. 4 nhóm công việc của bộ phận nhân sự

Nhóm Quản trị hành chính

Nhóm Quản trị hành chính trong Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý văn phòng và hỗ trợ hành chính cho toàn bộ doanh nghiệp. Công việc của nhóm này nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Một số công việc chính của nhóm Quản trị hành chính bao gồm:

Quản lý văn phòng: Nhóm này đảm nhận vai trò quản lý các hoạt động văn phòng như quản lý lịch làm việc, tiếp nhận và gửi thư từ, quản lý lưu trữ tài liệu và thông tin, chuẩn bị các văn bản quan trọng, và xử lý các vấn đề liên quan đến thiết bị và nhu cầu văn phòng phẩm.

Quản lý hợp đồng: Nhóm này giúp xây dựng và quản lý hợp đồng lao động và hợp đồng với các đối tác và nhà cung cấp. Họ đảm bảo các hợp đồng tuân thủ các quy định pháp lý, tiến độ và các điều khoản thỏa thuận.

Quản lý các sự kiện và chương trình: Nhóm này có nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như cuộc họp, hội nghị, đào tạo và các chương trình giao lưu nhân viên. Họ đảm bảo việc chuẩn bị về địa điểm, thiết bị, vận chuyển, và các yêu cầu khác để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Quản lý cơ sở vật chất: Nhóm này đảm bảo sự hoạt động bình thường của các cơ sở vật chất của công ty, bao gồm văn phòng, phòng họp, khu vực tiếp khách và các thiết bị văn phòng. Họ đảm bảo các yêu cầu về bảo trì, sửa chữa, an toàn và an ninh đáp ứng tiêu chuẩn.

Hỗ trợ nhân viên: Nhóm này cung cấp hỗ trợ cho nhân viên trong các vấn đề văn phòng, như cung cấp thông tin và giải đáp các thắc mắc, xử lý yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn về quy trình và chính sách nội bộ, và hỗ trợ trong việc xử lý giấy tờ và hồ sơ nhân viên.

Với các nhiệm vụ này, nhóm Quản trị hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Họ giúp đảm bảo rằng các hoạt động văn phòng và hỗ trợ hành chính được quản lý một cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Nhóm Chính sách lương và phúc lợi

Nhóm Chính sách lương và phúc lợi trong Bộ phận nhân sự có trách nhiệm thiết lập và quản lý các chính sách liên quan đến lương và các phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Công việc của nhóm này đảm bảo rằng nhân viên được trả công minh bạch, công bằng và có một gói phúc lợi hấp dẫn, từ đó tạo động lực làm việc cho nhân viên và duy trì sự hài lòng của họ  với công ty.

Dưới đây là mô tả công việc cụ thể của nhóm Chính sách lương và phúc lợi:

Thiết lập chính sách lương: Nhóm này đảm nhận vai trò xây dựng và duy trì chính sách lương của công ty. Những công việc này bao gồm việc xác định mức lương cơ bản, hệ thống tăng lương, và các yếu tố khác như trợ cấp, tiền thưởng và phụ cấp. Họ cũng đảm bảo rằng chính sách lương tuân thủ các quy định pháp lý và công bằng cho tất cả các nhân viên.

Quản lý các chế độ phúc lợi: Nhóm này đảm bảo rằng công ty cung cấp các chế độ phúc lợi hợp lý và cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân viên. Điều này có thể bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, nghỉ phép, nghỉ mát, chương trình trợ cấp hưởng lương, chăm sóc sức khỏe và các chương trình giảm giá cho nhân viên. Nhóm này đảm bảo rằng các chế độ phúc lợi đáp ứng nhu cầu và mong muốn của nhân viên trong khung pháp lý và tài chính của công ty.

Bên cạnh đó, nhóm chính sách lương và phúc lợi còn thường xuyên theo dõi, nghiên cứu xu hướng về mức lương và phúc lợi trong ngành của thị trường lao động. Sau đó đưa ra đánh giá, so sánh các mức lương và phúc lợi của công ty mình với các doanh nghiệp cùng ngành để đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng. Dựa vào các thông tin này, họ sẽ đưa ra các đề xuất cải tiến và điều chỉnh phù hợp cho cả nhân viên và công ty.

Với những nhiệm vụ này, nhóm Chính sách lương và phúc lợi chịu trách nhiệm đảm bảo rằng lương và phúc lợi trong công ty được quản lý một cách công bằng, hợp lý và hấp dẫn. Họ giúp nhân viên nhận được đúng giá trị công việc của mình và cảm thấy có động lực và sự hài lòng khi làm việc tại công ty.

Nhóm Tuyển dụng

Nhóm Tuyển dụng trong Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ trong việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên mới cho tổ chức. Công việc của nhóm này nhằm đảm bảo rằng công ty có đội ngũ nhân viên chất lượng, phù hợp với yêu cầu công việc và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Dưới đây là mô tả công việc cụ thể của nhóm Tuyển dụng:

Lập kế hoạch tuyển dụng: Nhóm này tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban và quản lý, từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp. Họ tìm hiểu về yêu cầu công việc, kỹ năng, kinh nghiệm và các tiêu chí khác để tạo ra một hồ sơ mô tả công việc và phân tích nhu cầu.

Đăng tin tuyển dụng và thu thập hồ sơ: Nhóm tuyển dụng viết và đăng các thông báo tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng phù hợp như trang web công ty, các trang việc làm trực tuyến và mạng xã hội. Họ cũng thu thập hồ sơ ứng viên thông qua email, hệ thống quản lý hồ sơ hoặc các phương tiện khác.

Sàng lọc và phỏng vấn ứng viên: Nhóm tiến hành sàng lọc hồ sơ và lựa chọn những ứng viên tiềm năng phù hợp với yêu cầu công việc. Họ tổ chức và tiến hành các buổi phỏng vấn, đánh giá kỹ năng và kiến thức của ứng viên để xác định sự phù hợp và tiềm năng.

Kiểm tra và tham khảo: Nhóm thực hiện kiểm tra thông tin và tham khảo từ các nguồn đáng tin cậy như cựu nhà tuyển dụng, giáo sư, đồng nghiệp hoặc các tham chiếu khác. Qua đó, họ xác minh thông tin cá nhân, kỹ năng và hiệu suất làm việc của ứng viên.

Đưa ra quyết định tuyển dụng: Dựa trên quá trình phỏng vấn, sàng lọc và tham khảo, nhóm tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng với việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho vị trí. Họ tiếp xúc và thông báo kết quả cho ứng viên và bắt đầu quá trình hợp đồng lao động.

Quản lý quá trình tuyển dụng: Nhóm tuyển dụng theo dõi quá trình tuyển dụng, từ việc tạo lịch phỏng vấn, thu thập thông tin pháp lý và xác nhận, cho đến công việc xây dựng hợp đồng và quản lý các hoạt động liên quan sau tuyển dụng.

Với những nhiệm vụ này, nhóm Tuyển dụng chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển của công ty. Công việc của họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

Đọc thêm:

>> L&D là gì? Phân biệt bộ phận L&D và Nhân sự

>> Cách tạo kế hoạch nhân sự trong 9 bước

Nhóm Đào tạo và phát triển (L&D)

Nhóm Đào tạo và Phát triển (L&D - Learning and Development) trong Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển năng lực và kỹ năng của nhân viên trong tổ chức. Công việc của nhóm này nhằm đảm bảo rằng nhân viên có các cơ hội học tập và phát triển cá nhân để đạt được hiệu suất tốt nhất và góp phần vào sự thành công của công ty.

Dưới đây là mô tả công việc cụ thể của nhóm Đào tạo và Phát triển:

Xác định nhu cầu đào tạo: Nhóm này tìm hiểu nhu cầu đào tạo của công ty và các phòng ban. Họ tiếp xúc với quản lý và nhân viên để hiểu các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Dựa trên đó, nhóm định hình và xác định chương trình đào tạo phù hợp.

Thiết kế và triển khai chương trình đào tạo: Nhóm phát triển và triển khai các chương trình đào tạo dựa trên nhu cầu và mục tiêu của công ty. Họ có thể sử dụng các phương pháp như khóa học, buổi tập huấn, đào tạo trực tuyến và các hoạt động thực hành để truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho nhân viên.

Tổ chức và quản lý các hoạt động đào tạo: Nhóm này đảm bảo việc tổ chức các hoạt động đào tạo được tiến hành suôn sẻ và hiệu quả. Họ chuẩn bị về địa điểm, thiết bị, tài liệu và giảng viên. Họ quản lý lịch trình đào tạo, đăng ký và ghi danh cho nhân viên tham gia.

Đánh giá và đo lường hiệu quả đào tạo: Nhóm đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo. Họ sử dụng các phương pháp như đánh giá sau khóa học, khảo sát phản hồi từ người tham gia và theo dõi sự áp dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế.

Phát triển năng lực cá nhân: Nhóm đào tạo  và phát triển hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển năng lực cá nhân và sự nghiệp. Họ có thể cung cấp tư vấn về hướng nghiệp, xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân và tài trợ cho các khóa đào tạo bổ sung hoặc học bổng.

Giới thiệu công nghệ đào tạo: Nhóm này giới thiệu và sử dụng công nghệ đào tạo hiện đại để cung cấp các khóa học trực tuyến, tài liệu học tập và các công cụ hỗ trợ khác. Họ đảm bảo rằng công nghệ được áp dụng một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu đào tạo của nhân viên.

Trong tổ chức doanh nghiệp nhóm Đào tạo và Phát triển đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội học tập và phát triển, đáp ứng được yêu cầu công việc và thích nghi với sự thay đổi. Họ tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát triển và đóng góp tối đa vào sự thành công của công ty.

Lời kết:

Các công việc của bộ phận HR đóng góp vào việc xây dựng lực lượng lao động chất lượng và tạo môi trường làm việc tích cực cho nhân viên, từ đó góp phần vào sự thành công của tổ chức doanh nghiệp. Với từng nhóm công việc cụ thể được chia theo 4 nhóm khác nhau như đã nêu ở bài viết sẽ giúp cho bộ phận nhân sự làm việc một cách hiệu quả và chuyên biệt hơn. Giảm tải những đầu mục công việc không liên quan ở những nhóm nhân sự khác. Hi vọng bài viết đã cũng cấp thêm cho bạn những thông tin hữu ích cho chủ đề về phòng ban nhân sự trong doanh nghiệp.