Các chương trình hội nhập hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hòa nhập suôn sẻ của nhân viên mới vào tổ chức. Bằng cách cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ toàn diện, các chương trình này giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng với vai trò của họ, hiểu rõ các giá trị của công ty và đóng góp vào thành công chung của tổ chức. Bài viết này sẽ phác thảo các bước tạo nên thành công của chương trình onboarding hiệu quả.

Từ các giao thức phù hợp đến văn hóa công ty và mọi thứ ở giữa, nhân viên mới có rất nhiều thông tin để tiếp thu trong một thời gian ngắn sau khi được tuyển dụng. Để đảm bảo rằng họ đạt được trình độ thành thạo cao nhất có thể càng nhanh càng tốt, các nhà lãnh đạo công ty phải tạo ra một quy trình hướng dẫn hiệu quả và hiệu suất.

Có một số yếu tố quan trọng cần được xem xét và đưa vào quy trình hướng dẫn cho nhân viên mới để đảm bảo thành công của họ. Dưới đây là 10 bước, phương pháp và hoạt động thiết yếu là thành phần chính của quy trình hướng dẫn hữu ích nhất.

1. Kỳ vọng rõ ràng

Một chương trình hội nhập thành công bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng những kỳ vọng và trách nhiệm của nhân viên mới. Điều này bao gồm việc cung cấp bản mô tả công việc chi tiết, phác thảo các mục tiêu hiệu suất và đặt ra các mục tiêu thực tế. Các tổ chức có thể điều chỉnh nhân viên mới phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty bằng cách thiết lập những kỳ vọng rõ ràng.

2. Định hướng cấu trúc

Một chương trình giới thiệu hiệu quả phải bao gồm một quy trình định hướng có cấu trúc rõ ràng. Quá trình này phải bao gồm các thông tin cần thiết, chẳng hạn như chính sách, thủ tục và cơ cấu tổ chức của công ty. Ngoài ra, nó nên giới thiệu nhân viên mới với các thành viên chủ chốt trong nhóm và cung cấp cái nhìn tổng quan về văn hóa và giá trị của công ty. Định hướng có cấu trúc giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và cung cấp cho họ kiến ​​thức cần thiết để thực hiện vai trò của mình một cách hiệu quả.

>> Onboarding là gì? Các xu hướng Onboarding mới nhất hiện nay

>> Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

3. Đào tạo và phát triển

Cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển phù hợp là điều quan trọng để chương trình hội nhập thành công. Các tổ chức nên đầu tư vào các chương trình đào tạo toàn diện để trang bị cho nhân viên mới những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để thành công. Điều này có thể bao gồm đào tạo kỹ thuật và phát triển kỹ năng mềm, chẳng hạn như giao tiếp và làm việc nhóm.

4. Cố vấn và hỗ trợ

Việc chỉ định một người cố vấn hoặc bạn thân cho nhân viên mới có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm làm quen của họ. Người cố vấn có thể cung cấp hướng dẫn, trả lời các câu hỏi và đưa ra hỗ trợ trong suốt giai đoạn đầu làm việc. Sự hỗ trợ được cá nhân hóa này giúp nhân viên mới vượt qua các thách thức, xây dựng mối quan hệ và cảm thấy gắn kết hơn với tổ chức.

5. Truyền thông liên tục

Duy trì giao tiếp cởi mở và liên tục với nhân viên mới là điều cần thiết để chương trình hội nhập thành công. Việc đăng ký thường xuyên, các phiên phản hồi và đánh giá hiệu suất cho phép người quản lý giải quyết các mối quan ngại, đưa ra hướng dẫn và ghi nhận thành tích. Việc giao tiếp này đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được trân trọng và hỗ trợ, thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực.

6. Hòa nhập vào Văn hóa Công ty

Hòa nhập nhân viên mới vào văn hóa công ty là một khía cạnh quan trọng của quá trình hội nhập. Điều này có thể đạt được thông qua các hoạt động như bài tập xây dựng nhóm, sự kiện xã hội và cơ hội hợp tác. Các tổ chức có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được kết nối và đầu tư vào sự thành công của công ty bằng cách nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và tình đồng nghiệp thân thiết.

>> 15 phương pháp và kỹ thuật đào tạo nhân viên tốt nhất

>> Vì sao cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

7. Xây dựng một mạng lưới hỗ trợ

Nhiều tổ chức đang chuyển sang mô hình làm việc từ bất kỳ đâu, điều này khiến mọi người dễ cảm thấy bị cô lập. Mọi người bắt đầu một vai trò mới sẽ cần sự trợ giúp họ nên hỏi ai và nhận trợ giúp từ đâu là những câu hỏi phổ biến mà người sử dụng lao động cần dự đoán. Giới thiệu những người mới được tuyển dụng với mạng lưới hỗ trợ của họ và giúp họ phá vỡ sự ngại ngùng, đặc biệt nếu đó là công việc từ xa, sẽ giúp giữ chân nhân viên rất nhiều.

8. Đưa họ vào câu hỏi “Tại sao” của tổ chức

Onboarding không phải là một hành động; đó là một quá trình tích hợp cần bao gồm các khía cạnh kỹ thuật, tổ chức và xã hội. Một phần thiết yếu là đưa người mới vào “lý do” của tổ chức, xác định thành công trông như thế nào trong tổ chức đối với họ. Một phần khác là tạo ra cảm giác cộng đồng bằng cách xác định “những người bạn onboarding” sẽ giúp những người mới cảm thấy được chấp nhận.

9. Hệ thống hóa quy trình Onboarding

Hệ thống hóa các cuộc trò chuyện trong quy trình tuyển dụng và việc chuyển tiếp thông tin cơ bản để người đó có lộ trình gia tăng trong 100 ngày đầu tiên của họ. Bản đồ sẽ bao gồm các mối quan hệ nào cần ưu tiên khi nào, cách thức giải trình được tích hợp vào tổ chức và kỳ vọng của bạn đối với họ liên quan đến việc thúc đẩy giải trình và đạt được kết quả mong muốn theo cách mong muốn như nhau.

10. Tạo Quy trình vận hành chuẩn

Tạo một tập tài liệu SOP bao gồm thông tin giúp nhân viên mới dễ dàng tham khảo những người trong tổ chức hoặc trong nhóm của họ, các hệ thống và quy trình để hỗ trợ quy trình làm việc của họ và các yếu tố thường được truy cập để giúp họ hoàn thành công việc. Các SOP có thể được tham khảo trong các dự án sắp tới và hàng ngày, và nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn mỗi ngày.