TÍCH HỢP OKRs VỚI QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐỂ CẢI THIỆN HIỆU SUẤT NHÓM

Các yêu cầu của quản lý dự án hiệu quả đã phát triển từ việc quản lý đơn giản các ràng buộc, con người và các mốc thời gian. Ngày nay, khả năng gắn kết tầm nhìn dự án với mục tiêu, kết quả và kết quả là một trong những phẩm chất được tìm kiếm nhiều nhất ở một nhà quản lý dự án hiện đại. OKRs là một khuôn khổ đơn giản nhưng hiệu quả để tăng năng suất của bạn bằng cách tăng tính minh bạch và liên kết trong nhóm của bạn.

OKRs là gì?

OKR - Mục tiêu và Kết quả Chính là một công cụ đơn giản giúp bạn đặt và xác định mục tiêu. Nó giúp các tổ chức tập trung vào những điều quan trọng nhất để thành công bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ đơn giản hàng ngày với một mục tiêu cụ thể của tổ chức.

Nguyên tắc đằng sau OKR khá đơn giản. Ban quản lý xác định các mục tiêu nhất định cùng với ba hoặc bốn kết quả chính để đo lường hiệu suất của bạn. Trong khuôn khổ này, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình là điều tối quan trọng để thành công. Mỗi kết quả quan trọng phải được đo lường và chính xác và không được để lại bất kỳ khoảng trống nào cho sự mơ hồ.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy xem xét một ví dụ về nhóm phát triển ứng dụng. Nếu mục tiêu là khởi chạy ứng dụng được xếp hạng hàng đầu trên cửa hàng ứng dụng, thì kết quả chính có thể xảy ra là nhận được số lượt tải xuống cụ thể và tỷ lệ phần trăm đánh giá 5 sao cụ thể trong sáu tháng đầu tiên. Đáp ứng hoặc vượt quá số lượt tải xuống được chỉ định và các đánh giá tích cực có nghĩa là bạn đã thành công.

OKR và quản lý dự án

OKR và các dự án khá khác nhau:

- Các mục tiêu liên quan đến các mục tiêu dài hạn của bạn và các kết quả chính cho biết liệu bạn có đạt được một mục tiêu cụ thể hay không.

- Mặt khác, các dự án là những nỗ lực tạm thời được chia thành một loạt các nhiệm vụ cụ thể.

Nói một cách dễ hiểu, OKR tập trung vào tương lai và sử dụng các kết quả chính để đo lường hiệu suất, trong khi các dự án giải quyết các mục tiêu ngắn hạn và bao gồm một loạt nhiệm vụ. Nói chung, các công ty sử dụng kết hợp các dự án, hoạt động và sáng kiến ​​để đạt được một mục tiêu cụ thể.

Việc hoàn thành nhiệm vụ với kết quả quan trọng là điều khá phổ biến, khiến mọi người viết một cái gì đó giống như một kế hoạch dự án thay vì OKR. Kiểm tra xem một câu lệnh có định lượng giá trị đang được phân phối hay không. Nhiệm vụ là những hoạt động bạn thực hiện với hy vọng đạt được một kết quả cụ thể. Tuy nhiên, kết quả chính không được cho là thuộc phạm vi ảnh hưởng của bạn.

Hãy xem xét một nhóm tiếp thị nội dung chẳng hạn. Một nhiệm vụ sẽ là xuất bản sáu blog một tháng. Kết quả chính là nhận được 10.000 khách truy cập.

>> OKRs là gì? Thiết lập mục tiêu OKRs

>> 6 cách lên kế hoạch năm hữu ích cho doanh nghiệp trong năm 2021

Thiết lập OKR cho nhóm dự án

Bất chấp sự khác biệt của chúng, khung OKR và quản lý dự án hoạt động cùng nhau một cách tuyệt vời. OKR xác định bức tranh toàn cảnh hơn mà hầu hết mọi người quản lý dự án đều nói đến.

Sử dụng OKRs với quản lý dự án khá đơn giản. Giai đoạn đầu tiên là xác định các mục tiêu bạn muốn đạt được và sau đó làm việc dựa trên các kết quả chính. Khi bạn đã hoàn thành những dự án đó, đã đến lúc xem xét kỹ hơn các dự án hiện tại của bạn và xác định các mục tiêu mà chúng được liên kết. Bằng cách sắp xếp các dự án và mục tiêu của mình, bạn có thể hợp lý hóa tất cả các quy trình của mình và đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Việc phát triển các mục tiêu dài hạn cho phép các nhóm dự án tập trung vào tầm nhìn của tổ chức và cho phép họ hiểu được vai trò của mình trên quy mô lớn hơn. Nhiều nhà quản lý sử dụng các mục tiêu và kết quả chính như một công cụ tạo động lực. Thu hút mọi người trên cùng một trang và làm việc tập thể để đạt được mục tiêu chung có thể có tác động tích cực đến năng suất tổng thể của bạn.

Sau đây là một số cách để tạo ra OKRs thành công cho nhóm dự án.

Đặt mục tiêu rõ ràng và đầy cảm hứng

Có một mục tiêu rõ ràng và dễ hiểu có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất của khung OKR. Nếu nhóm của bạn không hiểu những gì họ đang cố gắng đạt được, thì sẽ không thể đạt được điều đó. Tuy nhiên, bạn phải nhớ rằng tuyên bố khách quan không được buồn tẻ. Một tuyên bố khách quan đầy cảm hứng sẽ thúc đẩy nhóm suy nghĩ sáng tạo và đưa ra các giải pháp sáng tạo.

>> 5 yếu tố tạo nên một chiến lược kinh doanh thành công cho doanh nghiệp

>> Chính sách thu hút nhân tài cho doanh nghiệp Start Up

Luôn minh bạch

Tính minh bạch của dự án là một trong những yêu cầu quan trọng nhất của khuôn khổ OKR. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn không biết hoặc không hiểu các mục tiêu của tổ chức, họ không có khả năng thực hiện với cùng một sự nhiệt tình. Chỉ khi đó, họ mới có thể cam kết thực hiện.

Đo lường thành công của bạn

Xác định các mục tiêu dự án và cam kết với chúng là chưa đủ. Việc xác định tiêu chí thành công và thất bại cũng rất quan trọng. Kết quả chính mà bạn xác định cùng với mục tiêu giúp bạn đo lường hiệu suất của mình và giúp bạn đi đúng hướng.

Chuẩn bị cho thất bại

Không ai có thể đảm bảo thành công mọi lúc và thật không thực tế khi mong đợi điều đó từ nhóm của bạn. Một số nhà quản lý không biết cách xử lý thất bại và sử dụng cách đổ lỗi hoặc trừng phạt các thành viên trong nhóm của họ. Điều này kích thích mọi người tham gia vào quá trình và ngăn họ rút ra bài học từ kinh nghiệm.

Là một nhà quản lý, công việc của bạn là giải quyết một cách có hiệu quả những mục tiêu thất bại. Xác định những điểm yếu một cách tôn trọng và làm việc cùng với nhóm của bạn để giải quyết những điểm yếu đó. Nhóm của bạn có thể thất bại trong một số mục tiêu bạn đặt ra cho họ, nhưng trải qua quá trình này sẽ khiến họ hoạt động tốt hơn trong tương lai.

Đưa ra thử thách cho nhóm của bạn

Dựa trên điểm cuối cùng, các mục tiêu bạn đặt ra cho nhóm của mình không nên quá dễ dàng đạt được do sợ thất bại. OKR là một công cụ để phát triển và bạn không thể phát triển nếu không kiểm tra giới hạn của mình thông qua các mục tiêu đầy tham vọng.

Bớt tư tưởng

OKR là một công cụ tuyệt vời để xác định mục tiêu và quản lý dự án là công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình của bạn. Khi kết hợp, hai khuôn khổ này có thể cung cấp cho bạn một thiết lập toàn diện để tập trung vào cả khía cạnh vĩ mô và vi mô của công ty.

Môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng đòi hỏi sự linh hoạt của các nhà quản lý. Để đạt được thành công, họ cần đạt được sự hài hòa giữa mục tiêu ngắn hạn và tham vọng dài hạn của công ty. Bằng cách đưa ra định hướng rõ ràng cho mọi người, bạn đảm bảo rằng mọi người làm việc cùng nhau để mang lại cho bạn kết quả mong muốn.