Quản lý hiệu suất hiệu quả giúp các tổ chức đảm bảo rằng nhân viên hiểu được vai trò của mình, nhận được phản hồi mang tính xây dựng và có được sự hỗ trợ cần thiết để đạt được mục tiêu và mục đích kinh doanh của mình. Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp những hiểu biết sâu sắc về quản lý hiệu suất là gì, chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả nhất.

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất là công cụ giúp các nhà quản lý theo dõi và đánh giá công việc của nhân viên. Mục tiêu của quản lý hiệu suất là tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể thực hiện tốt nhất khả năng của mình và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý hiệu suất được sử dụng rộng rãi trong cả khu vực tư nhân và công cộng.

Quản lý hiệu suất khác với quản lý tài năng ở chỗ quản lý tài năng là một tập hợp các sáng kiến ​​được thực hiện để thu hút nhân viên nhằm giữ chân họ. Mặt khác, quản lý hiệu suất là một sáng kiến ​​hướng dẫn nhân viên thiết lập và đạt được mục tiêu của họ phù hợp với các mục tiêu trước mắt và bao quát của tổ chức.
 

Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả là chiến lược và có hệ thống, thiết lập một cuộc trò chuyện liên tục giữa nhân viên, quản lý và HR để thúc đẩy thành công của cá nhân và tổ chức. Nó kết hợp các thành phần bằng lời nói và văn bản, diễn ra trong suốt cả năm, đạt đến đỉnh cao là đánh giá hiệu suất hàng năm. Quy trình bao gồm những điều sau:

- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng,

- Đặt ra các mục tiêu và mục đích cá nhân phù hợp với mục tiêu của nhóm và tổ chức,

- Cung cấp phản hồi liên tục và

- Đánh giá kết quả.

Các quyết định về nghề nghiệp, bao gồm thăng chức, thưởng và sa thải, đều liên quan đến quá trình quản lý hiệu suất.

>> Chi tiết các bước để chuẩn bị một bài thuyết trình hiệu quả

>> Ngân sách đào tạo cho doanh nghiệp bao gồm những gì

Mục tiêu quản lý hiệu suất

Quản lý hiệu suất nhằm mục đích phát triển các kỹ năng và năng lực mà nhân viên cần để cải thiện hiệu suất và thành công trong công việc của họ. Đổi lại, các kỹ năng này giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

Tuy nhiên, một nghiên cứu của Betterworks đã báo cáo rằng 21% nhân viên cho biết mục tiêu của họ được đặt ra hàng năm và không bao giờ xem xét lại. 16% khác cho biết họ không đặt ra bất kỳ mục tiêu nào. Một phần ba nhân viên báo cáo rằng họ không có cuộc gặp riêng với quản lý hoặc nhận được phản hồi để giúp họ hướng tới mục tiêu nhiều hơn hai lần một năm. 1 trong 10 nhân viên cho biết họ hiếm khi hoặc không bao giờ nhận được loại phản hồi này.

Mục tiêu quản lý hiệu suất bao gồm việc thiết lập kỳ vọng về hiệu suất. Điều quan trọng là nhân viên phải hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và những gì họ có thể đạt được khi đáp ứng những kỳ vọng này, bao gồm cả tiền lương, phần thưởng hoặc thậm chí là thăng chức.

Phản hồi liên tục, theo thời gian thực giúp nhân viên hiểu được vị trí của mình, học hỏi, tự điều chỉnh và phát triển. Họ có thể liên tục cải thiện hiệu suất làm việc, mang lại cho họ cảm giác hoàn thành công việc lớn hơn. Điều này trang bị cho tổ chức một lực lượng lao động có kỹ năng, gắn kết và trình độ.

Quản lý hiệu suất cải thiện hiệu suất của cá nhân và nhóm, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và mục đích của mình. Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh là tăng doanh thu, quản lý hiệu quả hiệu suất của nhân viên bán hàng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu này.

Quản lý hiệu suất cũng cho phép nhân viên thấy được mục tiêu cá nhân của họ phù hợp như thế nào với mục tiêu của công ty và hiểu được cách họ đóng góp để đạt được mục tiêu đó, từ đó khuyến khích sự gắn kết.

Tại sao quản lý hiệu suất quan trọng?

Nếu đạt được các mục tiêu quản lý hiệu suất nêu trên, sẽ có nhiều lợi ích cho cả nhân viên của bạn và toàn bộ tổ chức. 

Chuẩn bị cho tương lai các kỹ năng của lực lượng lao động của bạn

Thiết lập một kênh liên lạc liên tục với nhân viên và theo dõi các kỹ năng, quá trình học tập và đào tạo của họ giúp phát hiện ra các kỹ năng tiềm ẩn và khoảng cách hiệu suất trong tổ chức. Sau đó, bạn có thể làm việc để thu hẹp những khoảng cách này, mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.

Tăng cường sự tham gia của nhân viên

Khi thực hiện hiệu quả, quản lý hiệu suất sẽ đặt ra kỳ vọng cho nhân viên của bạn một cách minh bạch.

Nó cung cấp cho họ cơ hội học tập và phát triển, lộ trình sự nghiệp rõ ràng trong tổ chức và hiểu được tác động của vai trò của họ đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Thêm vào đó, quản lý hiệu suất liên tục giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng và quan tâm. Điều đó khiến họ cởi mở hơn khi tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng và nỗ lực cải thiện.

Giữ chân nhân viên cao hơn

Khi nhân viên có thể thấy được sự tiến triển trong công việc và hiểu rõ con đường sự nghiệp của mình cũng như những gì họ cần làm để được thăng chức, điều đó sẽ khiến nhân viên gắn bó hơn và có khả năng gắn bó với tổ chức của bạn.

Văn hóa phản hồi và tin tưởng

Việc thiết lập văn hóa giao tiếp, minh bạch và tin tưởng bắt đầu bằng các sáng kiến ​​lãnh đạo và nhân sự sẽ lan tỏa đến phần còn lại của tổ chức. Điều đó bao gồm bản chất của quy trình quản lý hiệu suất và chính sách quản lý hiệu suất minh bạch.

Khi các nhà quản lý cởi mở và đưa ra phản hồi trung thực, mang tính xây dựng cho nhân viên, điều này khuyến khích nhân viên cũng cởi mở và trung thực, xây dựng lòng tin lẫn nhau. Nó cũng thúc đẩy văn hóa công ty lành mạnh nói chung.

Cải thiện hiệu suất tổ chức

Quản lý hiệu suất của nhân viên cuối cùng sẽ dẫn đến những cải thiện đáng kể về hiệu suất của tổ chức, bao gồm tăng trưởng doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Giúp nhân viên của bạn học hỏi, phát triển và thực hiện tốt hơn vai trò của họ có tác động tích cực đến toàn bộ doanh nghiệp.

>> Chuỗi giá trị là gì? Tiếp cận mô hình chuỗi giá trị thế nào cho hiệu quả

>> 8 biểu hiện của người có tư duy phản biện tốt trong công việc

Các giai đoạn của quản lý hiệu suất là gì

Một chu kỳ quản lý hiệu suất điển hình có bốn giai đoạn chính. Chúng ta hãy cùng khám phá chúng chi tiết hơn. 

1. Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch dành riêng cho việc thiết lập kỳ vọng về hiệu suất với nhân viên. Mô tả công việc phải nêu rõ các mục tiêu này để thu hút đúng ứng viên. Sau khi tuyển dụng ứng viên, bạn cần xác nhận lại các kỳ vọng này và đặt mục tiêu SMART và số liệu đánh giá hiệu suất của nhân viên cùng nhau.

Các kế hoạch quản lý hiệu suất cũng phải linh hoạt để có thể điều chỉnh khi mục tiêu của tổ chức thay đổi trong quá trình thực hiện. 

Nhân viên nên tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch vì điều này làm tăng sự hài lòng và động lực để cải thiện.

2. Giám sát

Giai đoạn thứ hai là giám sát. Trong giai đoạn này, HR và quản lý phải thường xuyên theo dõi hiệu suất của nhân viên liên quan đến các mục tiêu đã đặt ra và cung cấp phản hồi cho nhân viên về tiến độ của họ. Thực hiện điều này thường xuyên thay vì hàng năm cho phép các vấn đề được nêu bật và sửa chữa sớm hơn dự kiến.

3. Phát triển

Trong giai đoạn phát triển, dữ liệu thu thập được trong giai đoạn giám sát sẽ được phân tích và sử dụng để nâng cao hiệu suất của nhân viên.

Hiệu suất kém có thể được khắc phục bằng cách đề xuất các khóa bồi dưỡng, đào tạo thêm, huấn luyện hiệu suất và các phương pháp L&D khác. Quản lý và HR có thể tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho hiệu suất vượt trội bằng cách giao thêm một dự án để giúp cải thiện kiến ​​thức và hiệu suất, cho phép nhân viên xuất sắc hơn nữa.

4. Đánh giá và khen thưởng

Giai đoạn cuối cùng là đánh giá và khen thưởng. Hiệu suất của nhân viên cần được đánh giá thường xuyên trong suốt cả năm và trong quá trình đánh giá hoặc thẩm định hiệu suất. Điều này giúp định lượng hiệu suất của nhân viên, xác định giá trị gia tăng của mỗi nhân viên đối với tổ chức và thực hiện bất kỳ thay đổi nào khi cần thiết. Cả nhân viên và quản lý đều nên đưa ra đánh giá của mình để nhận phản hồi 360 độ. 

Hiệu suất kém liên tục có thể dẫn đến việc chuyển chức năng hoặc sa thải. Tổ chức của bạn cũng nên ghi nhận và khen thưởng hiệu suất vượt trội. Bạn có thể làm điều này thông qua lời khen ngợi và công nhận, tăng lương hoặc thăng chức.

Phương pháp quản lý hiệu suất

Việc lựa chọn phương pháp quản lý hiệu suất phù hợp sẽ giúp bạn khuyến khích cải tiến liên tục, thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng chuyên môn của nhân viên và cuối cùng là tối đa hóa sự đóng góp của họ vào hiệu suất tổ chức của bạn. Sau đây là một số phương pháp quản lý hiệu suất khác nhau được giải thích.

Thiết lập mục tiêu

Đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Có giới hạn thời gian) là một phương pháp quản lý hiệu suất phổ biến vì nó mang lại cho nhân viên sự rõ ràng, mục đích và động lực. Nó cũng giúp họ hiểu cách công việc và hiệu suất của họ giúp công ty đạt được mục tiêu. Với các mục tiêu rõ ràng và cụ thể, nhân viên biết cách ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày và có động lực hơn để đạt được chúng. 

Có nhiều mục tiêu SMART khác nhau mà người quản lý có thể đặt ra cùng với nhân viên tùy thuộc vào nhu cầu của họ và mục tiêu của doanh nghiệp:

Mục tiêu hiệu suất: Mục tiêu thường phù hợp với các yêu cầu công việc cụ thể

Mục tiêu phát triển: Mục tiêu giúp nhân viên phát triển các kỹ năng và năng lực giúp họ chuẩn bị thăng tiến lên các vai trò khác trong công ty

Mục tiêu mở rộng: Mục tiêu thử thách nhân viên bằng cách đưa họ ra khỏi vùng an toàn và phát huy khả năng hiện tại của họ.

Quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất liên tục là một cách tiếp cận toàn diện đối với quản lý hiệu suất, trong đó người quản lý và nhân viên thảo luận về hiệu suất làm việc và mục tiêu của nhân viên liên tục trong suốt cả năm. Người quản lý cung cấp phản hồi hiệu suất mang tính xây dựng, theo thời gian thực cho các thành viên trong nhóm của họ, kết hợp với việc đặt mục tiêu và kiểm tra. 

Với phản hồi diễn ra thường xuyên hơn, nhân viên và quản lý có thể xây dựng nền tảng tin tưởng và xác thực vững chắc hơn, thúc đẩy mối quan hệ làm việc lành mạnh hơn. Phản hồi ngay tại thời điểm đó cũng giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng trước khi chúng leo thang, cải thiện giao tiếp giữa nhân viên, quản lý và cố vấn, đồng thời thúc đẩy văn hóa tăng trưởng và phát triển, nơi mọi người có thể phát huy hết tiềm năng của mình.

>> Các bước xác định mục tiêu và lên kế hoạch hành động

>> Vai trò của người huấn luyện

>> Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn bất kỳ ai cũng nên rèn luyện

Quản lý theo mục tiêu (MBO)

Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một phương pháp quản lý hiệu suất tuyệt vời giúp phân tích hiệu suất chung của nhân viên trong vai trò của họ. Nó cho phép người quản lý đánh giá các yêu cầu công việc của một vai trò và xem chúng phù hợp với các mục tiêu của tổ chức như thế nào, sau đó đặt ra các mục tiêu thực tế để nhân viên đạt được.

Bước tiếp theo là thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất của nhân viên để xem họ đạt được các mục tiêu này tốt như thế nào và cung cấp cho nhân viên phản hồi. Điều này cho phép họ hiểu được những gì họ đang làm tốt và những gì họ có thể cải thiện. Sau đó, họ có thể tìm kiếm sự trợ giúp và hỗ trợ trong bất kỳ lĩnh vực nào trong công việc mà họ đang gặp khó khăn. 

Phương pháp này cũng có thể giúp HR xác định các khoảng cách kỹ năng mới nổi cũng như các lĩnh vực cần đào tạo thêm. Nó cũng có thể cung cấp một chỉ báo tốt về khối lượng công việc và liệu nhân viên có thể quản lý khối lượng công việc hiện tại của họ hay không hoặc liệu một số nhiệm vụ nhất định có cần được giao phó hay không.

Phản hồi 360 độ

Phản hồi 360 độ (còn được gọi là đánh giá 360) là phương pháp quản lý hiệu suất trong đó nhân viên nhận được phản hồi từ quản lý, đồng nghiệp và tự đánh giá. Điều này không chỉ cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan về hiệu suất của họ, thay vì chỉ có một góc nhìn từ quản lý, mà hành động tạo phản hồi này cho đồng nghiệp còn khuyến khích họ liên tục xem xét hiệu suất và nhu cầu phát triển của chính mình. 

Trong khi các thành viên trong nhóm đảm nhiệm phần lớn nhiệm vụ này, các nhà quản lý tham gia giám sát tất cả các báo cáo để ghi chú và giải quyết các mối quan tâm chính và các bình luận khen ngợi. Phản hồi cũng có thể được sử dụng để thông báo cho các kế hoạch đào tạo và phát triển của nhân viên. Điều này chứng minh cho tất cả nhân viên rằng phản hồi của họ đang được coi trọng, điều này có khả năng thúc đẩy sự tham gia vào quá trình này.

Hiệu suất thẩm định

Một trong những hệ thống quản lý hiệu suất truyền thống hơn là đánh giá hiệu suất . Điều này thường diễn ra hàng năm, hai năm một lần hoặc hàng quý và bao gồm một cuộc họp một-một giữa nhân viên và người quản lý của họ. Người quản lý thường sẽ chuẩn bị phản hồi chu đáo liên quan đến tất cả các lĩnh vực về hiệu suất của nhân viên, xác định điểm mạnh, điểm yếu và các lĩnh vực chính cần cải thiện.

Đánh giá hiệu suất là một công cụ hữu ích giúp nhân viên có được bức tranh rõ ràng về con đường sự nghiệp của họ trong công ty và các bước họ cần thực hiện để được thăng chức. Điều này cũng có thể giúp tăng sự gắn kết, thúc đẩy tinh thần và hiệu suất, và theo thời gian, cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Huấn luyện

Huấn luyện là một quá trình quản lý hiệu suất nhằm mục đích cố vấn và phát triển các kỹ năng, kiến ​​thức và hiệu suất của nhân viên chủ yếu thông qua các cuộc trò chuyện một-một. Thường tập trung vào các kỹ năng hoặc mục tiêu cụ thể, các buổi huấn luyện không mang tính chỉ đạo. Điều đó có nghĩa là nhân viên không được đưa ra các giải pháp cụ thể mà được khuyến khích tự tìm ra giải pháp, điều này thúc đẩy tính tự chủ và chủ động.

Huấn luyện là một hoạt động đòi hỏi kỹ năng, có nghĩa là người quản lý phải có đủ đào tạo để có thể huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả. 

Điều quan trọng cần lưu ý là hầu hết các tổ chức sẽ sử dụng kết hợp một số phương pháp quản lý hiệu suất này để quản lý hiệu suất của nhân viên.

Quản lý hiệu suất là một khía cạnh quan trọng đối với thành công của bất kỳ tổ chức nào. Bằng cách tập trung vào việc thiết lập mục tiêu và kỳ vọng và tạo ra quy trình quản lý hiệu suất liên tục, bạn đang trao quyền cho nhân viên của mình phát triển và cải thiện mỗi ngày và cuối cùng là thiết lập tổ chức của bạn để thành công.