Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

Bạn đã biết cách lập kế hoạch để thành công trong mọi việc?

Bạn có rất nhiều dự định. Vậy làm thế nào để thực hiện được những dự định đó? Câu trả lời nằm ở việc bạn chuẩn bị bắt đầu từ những kế hoạch. Dù bạn là ai, làm bất cứ ngành nghề gì thì việc lập kế hoạch chắc chắn là kỹ năng quan trọng để bạn thực hiện được bất kỳ điều gì. Vậy đâu là kỹ năng lập kế hoạch làm việc để thành công trong mọi việc? Hãy cùng Acabiz tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp hợp lý theo lịch trình, thời hạn, nguồn lực, mục tiêu, kết quả dự kiến và cách thức thực hiện tốt nhất,… để đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó đã được đề ra trước đó.

Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

Khi bạn có một bản kế hoạch chi tiết, việc đạt được mục tiêu sẽ rõ ràng hơn. Bạn cũng có sự chuẩn bị để kết hợp các nguồn lực một cách nhịp nhàng hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.

Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc

Để có được bản kế hoạch chi tiết, bài bản và dễ dàng thực hiện, bạn có thể tham khảo và áp dụng phương pháp 5W1H2C5M với trường hợp thực tế của bản thân mình.

a.   Xác định mục tiêu, yêu cầu (1W – Why)

Khi bắt đầu một công việc, điều đầu tiên, bạn cần đặt ra một số câu hỏi và tìm ra câu trả lời:

-          Tại sao cần làm công việc này?

-          Nó có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp, với bộ phận?

-          Điều gì sẽ xảy ra nếu không thực hiện chúng?

Khi đã có câu trả lời chính xác, bạn sẽ xác định được chính xác yêu cầu, mục tiêu và hướng thực hiện đúng đắn nhất.

b.  Xác định nội dung công việc ( 1W – What)

-          Nội dung công việc đó là gì?

-          Cần làm gì để thực hiện được công việc đó?

-          Đâu là nội dung cần hoàn thành? Đâu là nội dung có thể thay thế?

c.   Xác định địa điểm, thời gian, người thực hiện ( 3W – Where/When?Who)

Kỹ năng lập kế hoạch

Cần xác định các thông tin liên quan đến các địa điểm, trả lời cho câu hỏi Where?:

-          Thực hiện các công việc đó ở đâu?

-          Kiểm tra tại bộ phận nào?

-          Đánh giá, thử nghiệm ở những công đoạn nào?

-          Khi nào thì cần có sự điều chỉnh cần thiết?...

Đâu là thời điểm thích hợp nhất để tiến hành các công việc đó?

-          Bạn cần xác định mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của các công việc

-          Các công việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên, còn lại có thể sắp xếp theo thứ tự giảm bớt sự quan trọng, khẩn cấp hoặc có thể ủy quyền cho người khác.

Bạn cũng cần trả lời các câu hỏi cho Who?

-          Ai là người trực tiếp thực hiện công việc?

-          Ai là người kiểm tra, đánh giá?

-          Ai hỗ trợ?...

d.  Xác định cách thức thực hiện ( How)

Các thức thực hiện là một trong những vấn đề quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc.

-          Mỗi công việc cần được thực hiện như thế nào?

-          Tiêu chuẩn là gì?

e.   Xác định phương pháp kiểm soát ( 1C – Control)

-          Công việc đó có đặc tính gì?

-          Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

-          Cần phải kiểm soát những điểm trọng yếu nào?

f.   Xác định phương pháp kiểm tra ( 1C – Check)

-          Các công việc cần phải kiểm tra một cách sát sao, thường xuyên?

-          Tần suất kiểm tra là bao nhiêu?

-          Ai là người sẽ tiến hành kiểm tra?

-          Các điểm kiểm tra trọng yếu?

Đào tạo kỹ năng lập kế hoạch 

g.  Xác định các nguồn lực ( 5M)

Các nguồn lực mạnh mẽ, ổn định sẽ hỗ trợ bạn thực hiện kế hoạch của mình tốt nhất có thể. Các nguồn lực có thể kể đến:

-          Man: Nguồn nhân lực

-          Money: Nguồn tài chính

-          Material: Nguyên vật liệu

-          Machine: Máy móc, công việc

-          Method: Phương pháp làm việc

Tất cả các yếu tố trên sẽ giúp bạn xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Để có thể lên được bản kế hoạch sát với thực tế, định hướng chính xác các hoạt động của bạn và doanh nghiệp, bạn cần nắm rõ được tình hình thực tế của doanh nghiệp trên mọi khía cạnh. Bản kế hoạch phải dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp thì mới có tính thực tế cao, hỗ trợ thực hiện được mục tiêu chính xác.

Lập kế hoạch là yếu tố tiên quyết cho bất kỳ công việc nào. Vì thế, hãy luyện tập kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc ngay từ bây giờ. Mong rằng với quy trình lập kế hoạch trong bài viết, bạn có thể lập cho mình những bản kế hoạch tối ưu, hiệu quả. 

>> Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên

>> Những kỹ năng cần bổ sung cho nhân viên trong doanh nghiệp Việt

>> Phương pháp phát triển kỹ năng làm việc nhóm