Kỹ năng lập kế hoạch cho công việc hiệu quả

Không phải ai cũng có kỹ năng để lập được một bản kế hoạch chuẩn xác nhằm hiệu quả cho công việc giao. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc tối đa.

Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch hay còn gọi là hoạch định, là quy trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó một cách hiệu quả. Khi bạn có kỹ năng lập kế hoạch thì bạn sẽ trang bị cho mình một tư duy hệ thống để thực hiện lần lượt các công việc được giao và tập trung vào các mục tiêu quan trọng của công việc.

Lập kế hoạch giúp công việc năng suất và tiết kiệm được thời gian

Không những thế, khi bạn lập kế hoạch một cảnh chi tiết, cụ thể và rõ ràng thì bạn sẽ nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức, sẵn sàng lên các giải pháp để ứng phó với những thay đổi của môi trường.

>> Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

     Học hỏi cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp Vinamilk

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Xác định chính xác mục tiêu của công việc

Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định chính xác mục tiêu của công việc như: Tại sao bạn phải làm công việc này, công việc này để làm gì, kết quả hướng tới là gì… Sau khi xác định và trả lời được những câu hỏi cơ bản đó, bạn cần hướng mục tiêu quan trọng vào công việc.

Xác định nội dung công việc

Bước tiếp theo bạn cần làm là xem nội dung công việc đó cụ thể là gì. Qua đó, vạch rõ từng chi tiết, các hướng đi cho công việc được giao. Lập các nội dung cần làm để có những bước đi rõ ràng.

Xác định địa điểm, thời gian, thành phần

Một kỹ năng lập kế hoạch làm việc hiệu quả đó là xác định cụ thể công việc đó được thực hiện ở đâu, ai là người kiểm tra. Công việc được hiện khi nào, thời gian deadline là gì, khi nào kết thúc. Để xác định được thời hạn phải làm việc thì bạn cần xác định chính xác mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch giúp cho bạn tư duy công việc nhanh hơn

Ví dụ, bạn được giao công việc thiết kế bao bì mới cho sản phẩm sắp được tung ra thị trường trong tháng mới thì bạn phải nhận thấy rằng:

- Công việc này là công việc khẩn cấp.

- Hạn deadline là tối thiểu phải rơi vào tuần thứ 3 của tháng để nộp lên cấp trên phê duyệt.

Sau đó, bạn cần xác định chính xác rằng ai là người hợp tác cùng bạn, kiểm tra, hỗ trợ và lên ý tưởng cho công việc.

Xác định chính xác nguồn lực

Lên một kế hoạch công việc hiệu quả thì bạn cần biết cách xác định chính xác các nguồn lực. Vì chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho các kế hoạch được khả thi. Nếu bạn biết về kỹ năng lập kế hoạch cho nguồn lực thì hiệu quả đạt được sẽ cao hơn rất nhiều.

Nguồn lực bạn cần xác định ở đây bao gồm các yếu tố: nguồn nhân lực, tiền bạc, nguyên vật liệu, công nghệ, phương pháp làm việc.

- Nguồn nhân lực sẽ bao gồm các nội dung như: ai là người thực hiện công việc được giao, có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách để hoàn thành công việc đó hay không.

- Nguyên vật liệu cần xác định chính xác các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, nguồn gốc, phương thức thanh toán.

- Ngân sách chi tiêu cho công việc được giao là bao nhiêu, dự trù ngân sách thanh toán cho các bên.

- Công nghệ và phương thức làm việc cần hiện đại.

Bật mí bí quyết vàng trong kỹ năng lập kế hoạch cho công việc

Khi bạn đạt được mục tiêu với thời gian ngắn nhất và đạt được hiệu quả cao thì có nghĩa là bạn đã tối ưu được thời gian, công sức và chi phí. Bạn cần cố gắng lập kế hoạch các công việc theo ngày, tuần, tháng.

Dù công việc được giao chất núi lên nhau sẽ khiến bạn mệt mỏi và áp lực từ đó bỏ sót rất nhiều công việc. Hãy cố gắng note lại các công việc được giao theo ngày, tuần, tháng sẽ giúp làm việc hiệu quả và chủ động hơn. 

Ngoài ra, bạn cần cố gắng đưa ra mục tiêu tương ứng với việc sẽ làm. Đó là thời gian bạn hoàn thành công việc và trong thời gian đó kết quả đạt được là gì. Bạn cần chú ý không nên đặt mục tiêu quá cao trong thời gian quá ngắn và vượt quá ức năng lực của mình.

Bên cạnh đó, kỹ năng lập kế hoạch cũng yêu cầu đến tính chính xác và thường xuyên kiểm tra công việc để không phát sinh những sai lầm đáng có khi thực hiện. Ví dụ, bạn cần đánh giá KPIs mình đạt được trong công việc qua là bao nhiêu, kết quả hoạch động có tốt không.

Bạn cần lập kế hoạch chi tiết hàng ngày, hàng tuần, hàng giờ

Một lưu ý cuối cùng khi lập kế hoạch là cố gắng tận dụng được thời gian chết để nâng cao vốn thời gian làm việc hiệu quả. Thậm chí, bạn có thể dành quỹ thời gian chết cho việc nghỉ ngơi, giải trí, tập thể dục để nâng cao sức khỏe làm việc.

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp cho mỗi cá nhân hay nhà quản lý đạt được mục tiêu công việc trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng, với những chia sẻ từ bài viết trên, bạn sẽ có thêm cho mình phần nào kỹ năng hoạch định công việc thật tốt.