HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU KHOA HỌC

Công việc của một nhân viên hành chính – văn phòng, thư ký hay bất cứ phòng ban nào cũng sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều những giấy tờ, văn bản, tài liệu chuyên môn khác nhau,… Việc làm thế nào để phân loại, sắp xếp sao cho những hồ sơ, tài liệu này được ngăn nắp, khoa học là một kỹ năng nghề nghiệp vô cùng quan trọng giúp cho bạn quản lý tài liệu công việc hiệu quả, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm và đảm bảo quá trình triển khai công việc được diễn ra suôn sẻ.

Trong bài viết dưới đây, Acabiz sẽ hướng dẫn cho bạn cách để xây dựng một quy trình quản lý và sắp xếp hồ sợ, tài liệu sao cho khoa học, một kỹ năng nghề nghiệp mà bất cứ ai cũng nên biết và áp dụng linh hoạt vào công việc.

Lựa chọn và sử dụng tủ hồ sơ phù hợp

Bước đầu tiên mà bạn cần quan tâm đó chính là lựa chọn và sử dụng tủ hồ sơ sao cho phù hợp để lưu trữ được số lượng lớn tài liệu, văn bản được tích trữ trong nhiều năm. Một số những yêu cầu bắt buộc cần phải có khi lựa chọn tủ đựng hồ sơ là:

- Sử dụng các loại tủ đứng có nhiều ngăn và các kích thước khác nhau phù hợp với từng loại hồ sơ. Bạn cũng có thể lựa chọn những loại tủ đựng có nhiều hộc tủ phía dưới kết hợp cùng ngăn kéo phái trên để phân biệt các khu vực đừng tài liệu.

- Các loại tủ treo tường: nếu như văn phòng của bạn có không gian hạn chế thì việc lựa chọn các loại tủ đựng hồ sơ treo tường là vô cùng phù hợp. Tuy nhiên, những loại tủ này cần được đảm bảo chắc chắn và chất liệu tốt để có thể đựng được lượng hồ sơ có khối lượng khá nặng.

- Sử dụng giấy note hoặc dán tên phân loại hồ sơ vào từng ngăn kéo tủ để phân biệt và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn.

Cách phân loại hồ sơ, tài liệu

Nếu biết cách phân loại hồ sơ, tài liệu một cách có hệ thống và khoa học sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hay trong quy trình kiểm tra tài liệu, sắp xếp thông tin. Đây là một kỹ năng nghề nghiệp quan trọng nên bạn cần phải áp dụng cách cách phân loại như sau:

- Phân loại hồ sơ theo chủ đề: tùy vào các nội dung tài liệu, báo cáo khác nhau mà bạn có thể sắp xếp theo chủ đề như: hợp đồng, báo cáo, tiếp thị, quảng cáo, kế toán, thu chi, …

- Phân loại hồ sơ theo cụm: từ một chủ đề cụ thể bạn có thể tách nhỏ ra thành nhiều cụm mục tiêu khác nhau, sắp xếp theo yếu tố thời giang như: tài liệu tháng 1, tài liệu tháng 2, tài liệu tháng, …

- Phân loại hồ sơ theo nhóm: trong từng cụm hồ sơ, tài liệu bạn lại có thể tách nhỏ hơn thành các nhóm hồ sơ liên quan đến nhau về tính chất, nội dung.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo trình tự

Bước tiếp theo bạn cần làm sau khi bạn phân loại hồ sơ, tài liệu rõ ràng đó chính là sắp xếp sao cho những bộ hồ sơ, tài liệu đó theo một trình tự nhất định. Bạn có thể tham khảo cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo những trình tự sau:

- Theo trình tự thời gian: Hồ sơ nào có trước thì xếp trước và cứ thế lần lượt tổng hợp hồ sơ theo thứ tự thời gian. Bạn cũng cần phải ghi chú cẩn thận, chi tiết ngày tháng làm hoặc nhận hồ sơ lưu tữ để khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng.

- Theo trình tự mẫu tự: đây là cách sắp xếp hồ sơ theo bảng chữ cái ABC. Ví dụ với chữ T, bạn có thể lọc và tìm thấy những tài liệu có tên: thống kê – thư từ - tiếp thị - thiệp mời,… Đây là một cách sắp xếp khoa học và phổ biến giống như cách bạn đang tra cứu từ điển vậy.

- Theo trình tự tính chất: là cách sắp xếp theo mức độ quan trọng của loại tài liệu, hồ sơ hay tình trạng hoàn thành của hồ sơ đó. Ví dụ như: hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ đã giải quyết xong, …

>> Làm thế nào để nhân viên thể hiện tinh thần trách nhiệm trong công việc?

>> Ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa

Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu chính xác

Xây dựng danh mục hồ sơ là tạo ra một hệ thống hồ sơ tổng hợp cho tổ chức, nội dung danh mục sẽ liệt kê đầy đủ các loại hồ sơ mà công ty đang sở hữu để giúp cho người phụ trách có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm nhanh chóng.

- Cần đặt tên danh mục dễ nhận diện, chính xác. Bạn có thể tổng hợp danh mục trên máy tính, tạo cây thư mục và các folder bên trong theo cấp độ: danh mục – chủ đề - loại hồ sơ, …

- Bạn cần phải cập nhật thường xuyên danh mục hồ sơ, nhờ vào máy tính bạn cũng có thể nắm chi tiết được thời gian tải lên tài liệu, file nội dung, đầu là dữ liệu mới được bổ sung trong thời gian cụ thể.

Lưu trữ và bảo mật hồ sơ, tài liệu quan trọng

Lưu trữ và bảo mật tài liệu là hai yếu tố quan trọng bất cứ doanh nghiệp mà cũng cần phải quan tâm. Tạo ra các bản liệt kê một cách đầy đủ hệ thống hồ sơ của công ty không chỉ giúp bạn dễ tìm kiếm mà còn là nơi an toàn để bạn cất giữ các thông tin quan trọng của tổ chức. Một số những cách bạn có thể làm để lưu trữ và bảo mật tài liệu hiệu quả như:

- Dùng bút đánh dấu số thứ tự ở góc phải của hồ sơ lưu trữ

- Tập lưu trữ hồ sơ cần đánh số bên ngoài để dễ tìm kiếm

- Có thể sử dụng máy scanner để chuyển dữ liệu thành bản mềm dưới dạng jpg và lưu trữ trên máy tính

- Sử dụng excel để lập bảng lưu trữ hồ sơ, dùng các tính năng liên kết link, hình ảnh để hệ thống hóa dữ liệu một cách thuận tiện nhất.

- Áp dụng lưu trữ hồ sơ trong đĩa CD-ROM