Giao việc cho nhân sự cấp dưới như thế nào cho hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, khả năng giao việc cho nhân sự cấp dưới một cách hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những chiến lược và cách thức làm sao để giao việc cho nhân sự cấp dưới một cách hiệu quả nhất.

Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc cho nhân sự là một khía cạnh quan trọng của quản lý nhân sự và quản lý dự án. Nó bao gồm việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả.

Để thành công trong việc giao việc cho nhân sự, người quản lý cần xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả mà họ muốn đạt được ở từng nhiệm vụ. Sau đó, họ cần chọn người thích hợp cho công việc, dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng của từng cá nhân.

Lập kế hoạch là một phần quan trọng, đặt ra thời hạn cụ thể và thiết lập lịch trình làm việc. Theo dõi tiến độ là quan trọng để đảm bảo rằng công việc diễn ra đúng theo kế hoạch. Trong quá trình này, việc giao tiếp hiệu quả với nhân sự là điều không thể thiếu, để giải quyết các vấn đề xuất hiện và đảm bảo mọi người đang làm việc theo hướng đúng.

Cuối cùng, việc đánh giá kết quả và học hỏi từ mỗi dự án hoặc nhiệm vụ là quan trọng để cải thiện quá trình giao việc trong tương lai và phát triển nhân sự. Kỹ năng giao việc cho nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu suất và thành công của tổ chức.

Giao việc như thế nào cho hiệu quả với nhân sự cấp dưới         

1. Xác định đúng mục tiêu

Xác định mục tiêu và kết quả là bước quan trọng trong quá trình quản lý công việc và dự án, và nó đặc biệt quan trọng khi giao việc cho nhân sự. Bước này yêu cầu bạn thiết lập mục tiêu rõ ràng và xác định những kết quả cụ thể mà bạn muốn nhân sự đạt được từ mỗi nhiệm vụ hoặc dự án được giao.

- Xác định mục tiêu: Mục tiêu là mục đích lớn, chung và quan trọng của công việc hoặc dự án. Điều này đòi hỏi bạn phải trả lời câu hỏi: "Tại sao chúng ta đang làm công việc này?" Mục tiêu thường liên quan đến mục tiêu tổng quan của tổ chức hoặc dự án cụ thể. Ví dụ, một mục tiêu có thể là "Phát triển sản phẩm mới để mở rộng thị trường."

- Xác định kết quả cụ thể: Kết quả cụ thể là những thành tựu hoặc sản phẩm cụ thể mà bạn mong muốn nhân sự hoàn thành để đạt được mục tiêu. Đây là phần cụ thể, hình ảnh và đo lường của mục tiêu. Ví dụ, kết quả cụ thể có thể bao gồm "Hoàn thành việc phát triển phần mềm sau 6 tháng" hoặc "Tạo ra 1000 sản phẩm mới trong quý này."

Bằng cách xác định mục tiêu và kết quả cụ thể, bạn cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhân sự. Điều này giúp họ hiểu rõ mục đích của công việc và biết được mình sẽ được đánh giá dựa trên những gì. Điều này tạo động lực, tập trung và giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và theo đúng hướng mục tiêu tổng quan của tổ chức hoặc dự án.

2. Phân loại và ưu tiên công việc

Phân loại và ưu tiên công việc là một phần quan trọng trong quá trình quản lý và giao việc cho nhân sự. Điều này đòi hỏi bạn phải phân tách công việc lớn và phức tạp thành các phần nhỏ hơn hoặc giai đoạn dễ quản lý hơn.

- Phân loại công việc: Trước hết, bạn cần xem xét toàn bộ nhiệm vụ hoặc dự án và phân tách chúng thành các thành phần nhỏ hơn, các bước nhỏ hơn, hoặc các giai đoạn có thể thực hiện độc lập. Việc này giúp giảm bớt sự phức tạp và làm cho công việc trở nên dễ quản lý hơn.

- Ưu tiên nhiệm vụ: Sau khi bạn đã phân loại công việc, bạn cần xác định mức độ ưu tiên của từng phần hoặc giai đoạn. Điều này liên quan đến việc đánh giá mức độ quan trọng và thời hạn của từng nhiệm vụ. Các công việc quan trọng hơn hoặc có thời hạn gấp cần phải được ưu tiên hơn.

- Lập kế hoạch theo ưu tiên: Dựa trên việc ưu tiên, bạn có thể lên kế hoạch để thực hiện công việc theo thứ tự tối ưu. Điều này đảm bảo rằng các công việc quan trọng và có thời hạn sẽ được hoàn thành đúng thời gian, trong khi vẫn giữ được sự linh hoạt cho các công việc ít quan trọng hơn.

- Chia sẻ ưu tiên với nhân sự: Quan trọng là bạn cần truyền đạt mức độ ưu tiên cho nhân sự của bạn. Họ cần biết được công việc nào quan trọng nhất và cần hoàn thành trước. Điều này giúp tạo sự rõ ràng và tập trung cho toàn đội làm việc.

Bằng cách phân loại và ưu tiên công việc một cách cẩn thận, bạn tạo ra một kế hoạch thực hiện có tổ chức và hiệu quả hơn. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian và đúng mức độ quan trọng, giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của nhóm làm việc.

3. Theo dõi và kiểm tra

Theo dõi và kiểm tra là một bước quan trọng trong quá trình quản lý và giao việc cho nhân sự. Nó đảm bảo rằng công việc diễn ra theo kế hoạch và sẽ có sự điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả. Dưới đây là mô tả chi tiết hơn về ý này:

- Theo dõi tiến độ công việc: Theo dõi tiến độ là việc bạn theo sát những gì đang diễn ra trong quá trình thực hiện công việc hoặc dự án. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin liên quan đến tiến độ, như việc hoàn thành các phần công việc, thời gian đã dùng, và tình trạng chung của dự án.

- Xác minh thực hiện theo kế hoạch: Sau khi bạn đã theo dõi tiến độ, bạn cần so sánh với kế hoạch ban đầu. Điều này giúp xác minh rằng công việc đang diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra ban đầu hay không. Nếu có bất kỳ chênh lệch nào, bạn cần xác định nguyên nhân và xem xét các biện pháp cần thiết để điều chỉnh.

- Kiểm tra sự điều chỉnh: Khi cần, bạn phải thực hiện sự điều chỉnh để đảm bảo rằng công việc tiếp tục diễn ra suôn sẻ và đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi lịch trình, phân chia lại nhiệm vụ, hoặc tăng cường nguồn lực nếu cần.

- Phản hồi và tạo cơ hội học hỏi: Theo dõi và kiểm tra cũng bao gồm việc cung cấp phản hồi cho nhân sự về hiệu suất của họ và cơ hội học hỏi từ những thay đổi và điều chỉnh đã thực hiện. Điều này giúp tạo sự cải thiện liên tục và phát triển kỹ năng của nhóm làm việc.

Bằng cách thực hiện theo dõi và kiểm tra một cách đầy đủ và có tổ chức, bạn đảm bảo rằng công việc diễn ra trong tình hình kiểm soát và có khả năng thích nghi với các thay đổi và khó khăn trong quá trình thực hiện. Điều này làm tăng cơ hội thành công và đảm bảo rằng công việc hoàn thành đúng thời gian và chất lượng.

Đọc thêm:

>> Những kỹ năng mềm cần thiết cho nhân viên mới 

>> Tại sao phải đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên

4. Đánh giá và tạo động lực

Sau khi công việc hoàn thành, quá trình đánh giá và tạo động lực là cực kỳ quan trọng. Đánh giá độ hiệu quả của công việc đã làm giúp chúng ta rút ra bài học và cải thiện cách làm việc của nhân sự. Đồng thời, chúng ta cũng cần cung cấp phản hồi xây dựng cho nhân sự, giúp họ hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tạo động lực là một phần quan trọng trong quá trình này. Chúng ta có thể tạo động lực bằng cách công nhận và khen ngợi công việc tốt, cung cấp những cơ hội thăng tiến cho nhân sự trong trường hợp họ hoàn thành tốt, hoặc thậm chí cung cấp phần thưởng cho những người hoàn thành xuất sắc. Điều này giúp duy trì tinh thần làm việc cao của họ và động viên họ trong quá trình làm việc. Ngoài ra, cũng nên khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm và bài học từ công việc đã hoàn thành để giúp các nhân sự khác học hỏi và cải thiện, tạo ra sự phát triển liên tục trong tổ chức doanh nghiệp.

Kết luận:

Ở vị trí của một nhà quản lý, giao việc cho nhân sự cấp dưới không những đóng một vai trò cần thiết mà còn đặc biệt quan trọng. Kỹ năng giao việc giúp nhà quản lý phân chia khối lượng công việc đến đúng đối tượng và mục tiêu cần hoàn thành. Để sử dụng kỹ năng giao việc một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng những gợi ý trên để làm tốt công việc quản lý trong doanh nghiệp của mình.