DOANH NGHIỆP BẠN ĐÃ SẴN SÀNG ĐỂ TRIỂN KHAI ELEARNING CHƯA?

Giờ đây, các công ty đang bắt đầu chuyển đổi đào tạo trực tiếp lên online. Doanh nghiệp bạn thì sao, đã sẵn sàng triển khai elearning chưa?

Ngoài việc là một phương pháp đào tạo doanh nghiệp rất thành công và được săn đón, eLearning còn được biết đến là một thất bại trong nhiều tổ chức. Tuy nhiên, lỗi không phải với sản phẩm eLearning hoặc với chính eLearning. Thay vào đó, sự vội vàng của tổ chức trong việc thực hiện nó và thu thập những kết quả tức thì dẫn đến sự thất bại của dự án. eLearning có thể thay đổi nhu cầu đào tạo của tổ chức bạn, nhưng cần có sự chuẩn bị thích hợp nếu muốn nhận ra đầy đủ lợi ích của nó. Một phần của sự chuẩn bị này liên quan đến việc đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức bạn đối với những thay đổi mà eLearning sẽ mang lại. Đánh giá này có tầm quan trọng đến mức khuyến nghị một chuyên gia tham gia thực hiện khảo sát để trả lời câu hỏi "Tổ chức đã sẵn sàng cho học trực tuyến chưa?".

Tốt nhất, một đánh giá khảo sát mức độ sẵn sàng của eLearning của một tổ chức nên xem xét các lĩnh vực "sẵn sàng" sau: Tâm lý, xã hội, môi trường, nguồn nhân lực, công nghệ, tài chính và nội dung .

1. Sẵn sàng tâm lý

Điều tối quan trọng là toàn bộ tổ chức của bạn phải say mê và tham gia vào dự án của bạn, không chỉ những người học; đây là cách bạn có thể đảm bảo điều này xảy ra:

- Ban quản lý nên nhiệt tình và được nhìn nhận để thúc đẩy dự án phát triển.

- Người học phải được bao gồm ngay từ đầu trong quá trình lập kế hoạch và không chỉ khi bắt đầu thực hiện.

- Khả năng chống lại sự thay đổi phải được định lượng và đưa ra chiến lược để loại bỏ nó.

- Trình độ tin học của người học phải được đánh giá và giới thiệu trước khi đào tạo.

- Thái độ và sự phù hợp của từng người học đối với học trực tuyến phải được đánh giá.

2. Sự sẵn sàng của nhân viên trong việc cộng tác và “xã hội”

So với đào tạo trên lớp, eLearning là một quá trình học tập mang tính cộng tác và xã hội nhiều hơn. Nó dạy mọi người học và làm việc theo nhóm để hiệu quả hơn. Đánh giá xác định:

- Những người học gặp khó khăn khi làm việc theo nhóm.

- Thái độ của nhóm đối với thành công của cá nhân.

- Sự đa dạng của nhóm.

- Tính phù hợp của hệ thống giám sát và khen thưởng hiện tại.

3. Nhận thức về môi trường 

Sẽ có những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn cần được xem xét. Những điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô, mức độ lan rộng toàn cầu và loại hình ngành:

- Rào cản ngôn ngữ trong lực lượng lao động, có thể nằm ở các quốc gia khác nhau.

- Ràng buộc pháp lý trong hợp đồng nhân viên.

- Những ràng buộc về văn hóa giữa các nhóm, có thể giữa các quốc gia khác nhau.

- Số lượng người học tham gia.

>> Các yếu tố xây dựng hệ thống elearning thành công

>> Gamification có tác động như thế nào trong việc nâng cao hiệu quả đào tạo của doanh nghiệp

>> Microlearning và các khía cạnh của microlearning trong đào tạo doanh nghiệp

4. Sự sẵn sàng về nguồn nhân lực 

Về lâu dài, một hệ thống eLearning sẽ giảm đáng kể nguồn nhân lực cần thiết, nhưng trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện, nguồn lực cần thiết sẽ tăng lên rất nhiều. Trong giai đoạn lập kế hoạch, sẽ cần các nguồn bổ sung để:

- Đánh giá mọi người học tham gia.

- Hướng dẫn đào tạo khảo sát .

- Cung cấp cho các bên liên quan để liên lạc với nhà cung cấp.

- Giám sát và phê duyệt mô-đun dùng thử.

Giai đoạn thực hiện đòi hỏi nguồn lực lớn để đảm bảo hệ thống vận hành nhanh chóng, cụ thể như sau:

- Giám sát từng mô-đun khi nhà cung cấp hoàn thành chúng.

- Các bên liên quan giám sát đào tạo triển khai.

- Đào tạo của chính người học .

- Lên lịch và ghi nhật ký tiến trình của các buổi đào tạo.

- Ghi nhật ký đào tạo cá nhân và cung cấp phản hồi.

- Cập nhật và gỡ lỗi các mô-đun khi quá trình đào tạo diễn ra.

Đối với sự thành công của hệ thống của bạn, điều cần thiết là các tài nguyên này phải có sẵn. Nếu tổ chức của bạn thiếu nguồn lực, bạn sẽ phải thuê hoặc nhà cung cấp sẽ phải cung cấp chúng, nhưng dù đã làm xong, điều quan trọng là không được chùn bước trong giai đoạn thực hiện do thiếu nguồn lực. Điều này sẽ thúc đẩy người học và đưa hệ thống eLearning của bạn khởi đầu không tốt.

5. Sẵn sàng về công nghệ 

eLearning là một hệ thống dựa trên công nghệ. Nó không chỉ ảnh hưởng đến người học mà còn ảnh hưởng đến tất cả mọi người trong tổ chức, từ cấp trên xuống cấp dưới. Mức độ quen thuộc với công nghệ và các thuật ngữ kỹ thuật có thể quyết định tốc độ thực hiện và thậm chí cả hình dạng của chính hệ thống. Đánh giá phải được thực hiện bằng các kỹ năng sau:

- Làm quen với máy tính.

- Khả năng kết nối để truy cập trực tuyến.

- Khả năng đầu vào.

- Kiến thức về thuật ngữ máy tính.

Ở tất cả các công ty sẽ có mức độ thoải mái khác nhau với các thiết bị. Điều cần thiết là mọi người phải được đưa đến một mức độ mà họ sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng hệ thống mới, thông qua đào tạo khi cần thiết.

Có thể xảy ra trường hợp một bộ phận lớn lực lượng lao động không biết tin học, trong trường hợp đó, có thể cần phải thay đổi chính hệ thống eLearning để đối phó với điều này.

Dù tình huống xảy ra là gì, điều cần thiết là các hành động khắc phục hậu quả phải được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch - bất kỳ giai đoạn nào sau đó sẽ dẫn đến những hậu quả tệ hơn.

6. Sẵn sàng tài chính 

Hệ thống eLearning là một dự án dài hạn và điều cần thiết là phải có sẵn nguồn lực tài chính để thực hiện toàn bộ quá trình này. Toàn bộ chi phí của mọi khía cạnh phải được chuẩn bị trước, được trình bày trong một kế hoạch kinh doanh và được phê duyệt đầy đủ. Các tiêu đề chi phí chính là:

- Chi phí của nhà cung cấp.

- Cơ sở hạ tầng CNTT mới.

- Nguồn nhân sự bổ sung.

- Chi phí đào tạo - đánh giá thấp nguy cơ của bạn!

- Chi phí gián đoạn trong quá trình thực hiện.

- Quỹ dự phòng - mọi thứ sẽ sai.

Một nhà cung cấp tốt sẽ giúp bạn tăng ngân sách này, nhưng nói chuyện với một người đã trải qua quá trình này cũng rất cần thiết. Luôn luôn, chi phí đào tạo được đánh giá thấp hơn hoặc được bù lại để có một kế hoạch kinh doanh được chấp nhận. Chỉ cần nhớ rằng một hệ thống eLearning tuyệt vời sẽ không thể sử dụng được nếu nhân viên không biết cách sử dụng nó hết khả năng của nó!

7. Sẵn sàng nội dung

Các tổ chức luôn sử dụng tài liệu ILT (đào tạo do người hướng dẫn) hiện tại của họ, dưới hình thức này hay hình thức khác, cho dự án eLearning của họ - thường đánh giá sai về mức độ sẵn sàng của nội dung này. Có các công cụ sẵn sàng cho nội dung sẽ cho bạn biết mức độ ổn định và hoàn thiện của tài liệu đào tạo hiện tại của bạn. Đánh giá nội dung phải tính đến những điều sau:

- Nội dung hiện có.

- Cá nhân hóa phải được thực hiện đối với nội dung.

- Mục tiêu của khóa học.

- Nội dung đa phương tiện có sẵn.

- Đánh giá sẽ được sử dụng.

- Chủ đề thay đổi thường xuyên như thế nào.

- Nếu nội dung hiện có có thể được chuyển sang định dạng eLearning.

- Nếu nội dung vấn đề sẽ thay đổi trong quá trình thay đổi thiết kế và phát triển (tính ổn định).

Có vẻ như rất nhiều thứ chỉ để 'đánh giá' mức độ sẵn sàng của tổ chức bạn cho eLearning - và thành thật mà nói, nó là rất nhiều. Nhưng mọi thứ trong quá trình đánh giá mức độ sẵn sàng này đều phải được thực hiện - và khoản đầu tư càng lớn và liên doanh eLearning của bạn càng phức tạp, thì nhu cầu thực hiện đánh giá này càng lớn. Vậy, tổ chức của bạn đã sẵn sàng để triển khai elearning chưa? Nếu bạn thấy rằng chưa sẵn sàng ngay bây giờ, điều đó không có nghĩa là bạn không thể triển khai eLearning; nó chỉ có nghĩa là bạn cần chuẩn bị cho nhân viên và ban quản lý của mình đối phó với sự thay đổi và đưa họ vào cuộc trước khi bắt đầu triển khai.